Проблемы в корпоративном использовании SAAS

Итак, поддавшись новомодным веяниям, малые и большие компании начинают, кто не смело, кто резво и решительно подписываться на разнообразные сервисы.

Первоначальная эйфория и «Ухты!» — эффект проходят.

А в будни мы получаем проблемы, о которых ранее не особо и задумывались…

Из нашего опыта, типичный комплект некой абстрактной компании состоит из приложений следующих групп:

• почтовой службы
• CRM
• бухгалтерии
• документооборота
• связь (голосовые и видеоконференции)
• антивирус по-подписке
• корпоративная база знаний (хранилище инструкций, методичек)

Пользуется такими сервисами обычно от 12 и более человек штатных работников.

1. Голова — Дом Советов

Каждому работнику теперь необходимо придумывать и запоминать от 3х до 7и (по числу сервисов в компании) новых, многосимвольных и уникальных пароля. А потом регулярно их менять.

Очевиднее всего, никто так делать не будет. Сотрудники, скорее, запишут все пароли на стикере и приклеят на монитор или придумают один простой пароль для всех сервисов.
В результате, отсутствие безопасности корпоративных данных компании.

Все ли могут помнить разные длинные бессмысленные наборы символов?

2. Стой! Кто идёт?

Так как учетные записи к публичным сервисам находятся вне контроля компании, то получить доступ к корпоративной информации может любой человек, который так или иначе заполучил пароль вашего сотрудника. Если вернуться к проблеме №1 — то вы понимаете, что это делается просто элементарными методами «социальной» инженерии.

Хорошее решение — применение на сервисах принципов двухфакторной аутентификации — когда, кроме пароля, человеку необходимо подтвердить свою персону еще неким личным техническим устройством.
Самые популярные способы:

• одноразовые коды, высылаемые на личный мобильный телефон человека через SMS
• одноразовые коды на личных электронных брелоках
• одноразовые коды на мобильных устройствах
• одноразовые коды на скретч-картах
• использование сертификатов на электронных токенах

Однако, слишком мало сервисов, которые используют двухфакторную аутентификацию!

3. Ты туда не ходи! Ты сюда ходи!

Ещё одна проблема по причине того, что вы не контролируете сервисы — вы не можете своим сотрудникам ограничить доступ к корпоративной информации во времени и пространстве.
С одной стороны:

• прекрасная гибкость в работе сотрудников!
• офис перестаёт быть клеткой!
• можно выполнять свою работу, находясь в интернет-кафе на другом конце планеты!

А если у вашего сотрудника похитили пароль или его ноутбук? И теперь на другом конце планеты находится злоумышленник!
Возможность пользоваться внешними сервисами где-угодно превращается в проблему.

Это точно ваш бухгалтер осуществил платёж?

4. Одна из рук Шивы

И кому-то теперь придётся добавлять новых сотрудников во всё множество корпоративных сервисов.
А потом, при увольнении сотрудников — надо не забыть удалить или приостановить его учётную запись во внешнем сервисе.
Иначе, возможна потеря данных.
Т.е. многочисленные рутинные операции изо дня в день.

Такой неловкий момент, когда вы не успели удалить учётную запись сотрудника в сервисе документооборота и проекты ваших контрактов ушли к конкурентам.

5. Другая рука Шивы

Во многих средних и крупных компаниях уже ведётся управление сотрудниками через каталоги Active Directory или LDAP.
Но редкие публичные сервисы способны синхронизировать своё информационное поле с корпоративными каталогами «на-лету».

Придётся теперь всё дублировать вручную в КАЖДОМ(!) новом сервисе.

А используют ли приобретённые вами сервисы технологию «сквозной» Windows-аутентификации, в которой пользователю достаточно только авторизоваться в Windows-домене?

Нет Windows-аутентификации!

6. Всем сестрам по серьгам

Если компания уже давно выросла, имеет разветвлённую структуру филиалов или крупных дивизионов, то иногда возникает необходимость:

• приобретать сервисы централизованно
• распределять сервисы по разным дивизионам
• передать распределение учётных записей на сервисы под контроль администраторов дивизионов

В такой ситуации перед корпоративной IT-службой возникают дополнительные трудности.

— Делегирование??!
— Не, не слышали.

7. Моя твоя не понимай!

Любая работающая компания со временем обрастает неким пластом собственной информации, как структурированной, так и нет.
Однако, при использовании нескольких сервисов от разных поставщиков мы получаем ситуацию, когда одна и та же информация требует многократного ручного дублирования.
В случае необходимости внести изменения в ранее созданные информационные объекты, также необходимо вручную её поменять во всех приложениях.
Актуальные примеры:

• Адреса и банковские реквизиты ваших партнёров или список товарной номенклатуры. Их необходимо дублировать, как в бухгалтерской системе, так и в CRM.
• Контракты, согласованные и зафиксированные в СЭД так же скорее всего необходимо продублировать в CRM.

В итоге мы имеем ситуацию, когда одна информационная система не может понять данные из другой системы без дополнительных ухищрений или ручного труда

Все эти проблемы мы увидели и прочувствовали на своём опыте за 3 года работы в проекте Softcloud.ru.
И в результате обсуждений и родились требования к новому SAAS-инструменту, который предоставит возможность:

• использовать идеологию единой точки входа (SSO)
• иметь, но не запоминать множество длинных и сложных паролей
• использовать многофакторную аутентификацию в виде:
  • одноразовых персональных кодов, передаваемые в виде SMS
  • одноразовых персональных кодов, передаваемые через е-mail
  • применения электронных USB-токенов
• работать, как со стационарных компьютеров, так и с персональных мобильных устройств
• контролировать место и время использования корпоративными сервисами
• работать в единой точке администрирования учётными записями
• использовать Windows-аутентификацию во внешние сервисы
• управлять подписками на внешние сервисы из одной точки
• обеспечить возможность делегирования управления сервисами
• обеспечить отчётность об использовании всех сервисов вашими сотрудниками
• объединить существующие приложения в единый каталог, чтобы пользователи могли в одном месте почитать их описания и сравнить декларируемые возможности
• в перспективе обеспечить синхронизацию заданной информации между различными сервисами
• примененять инструмент как в публичном, так и закрытом режиме (Public/Private Cloud)