Kyocera – приложения и инструменты. Часть 3 – для экономных и нагруженных

Как и обещал, сегодня я закончу краткий экскурс о трех частях в мир софта от Kyocera. Пришла очередь решений для управления выводом данных.

Компания Kyocera предлагает солидный пул приложений для организации работы с документооборотом. Основа простая: неважно, в каком виде представлен документ – в печатном или электронном, важно сделать так, чтобы он в нужное время оказался в нужном месте.

На сайте есть официальное определение для этого направления:

«Решения для управления выводом данных служат для мониторинга и управления
распространением и доставкой бумажных и электронных экземпляров документов,
обеспечивая надежный и единообразный вывод данных. Однако в сетевой среде
документы теперь не только печатаются, но и доставляются в электронном виде (по
электронной почте, факсу и через Интернет). Именно здесь решения для управления
выводом данных способны многое изменить. Кроме того, решения для учета
документов и заданий могут отслеживать операции печати и копирования для
финансового контроля и в организационных целях. Пользователи могут анализировать
и изучать расходы, а также контролировать распределение ресурсов».

Желание упорядочить документооборот — однозначно благое, оно положительно сказывается и на производительности сотрудников, и на процветании природных ресурсов; от всего этого растет степень удовлетворенности клиентов, так что Kyocera не могла оставаться в стороне и подошла к разработке максимально серьезно.

KYOcount — об этой программе уже рассказано во второй части истории (про админский софт), но надо указать, что она содержит элементы управления выводом, а потому имеет право быть упомянутой в двух разделах.

KYOeasyprint — это уже совершенно конкретный представитель семейства приложений для управления распространением:

• печатает документы на разных принтерах и в разных департаментах/отделах;
• печатает на бумаге из разных лотков (можно использовать бумагу получше для презентаций и похуже – для накладных, например);
• выбирает разные варианты отделочной обработки;
• печатает водяные знаки;
• при необходимости вообще не печатает, а сразу отправляет по факсу или в файлохранилища;
• генерит формы, накладываемые элементы и т.п. — умение собирать собирать страницы из блоков незаменимо в компаниях с большим товарооборотом.

Специальные навыки для работы с программой пользователям не потребуются, но разработка заданий с учетом существующего на предприятии процесса должна выполняться администратором.

Главное – настроить потоки, и тогда для пользователей вся обработка документации будет проходить в один клик:

KYOroute — модифицирует задание на печать в зависимости от типа документа и условий, например:

• направляет B&W(черно-белые) задания только на B&W устройства;
• направляет большие задания на производительные устройства;
• перенаправляет задания, если принтер, например, не отвечает.

Для использования KYOroute требуется определиться с политикой печати:

• Кто и к каким системам имеет доступ?
• Какие задания могут быть напечатаны в цвете?
• Какие задания могут печататься на настольных принтерах?
• Какие документы должны печататься в дуплексе?
• Что делать, если устройство недоступно или занято?

В награду вы получите:

• снижение накладных расходов (расходники и ресурс техники);
• легко масштабируемую политику печати документов;
• спасенную экологию;
• выросшую скорость документооборота;

Утилита проста в настройке, все правила создаются на высоком уровне пользователем без подготовки, например:

«If the system is busy, route to a similar system.» – кто-то из офисных работников не будет терять время, стоя в ожидании у перегруженного принтера.

«If print job is e-mail, route to black & white system.» — даже если в письмах есть картинки в цвете, то они редко имеют значение, сэкономить немного тонера полезнее.

«If print job has more than 30 pages, do not use desktop printer.» — админу есть чем заняться помимо замены пустых картриджей на слабых устройствах.

KYOnet Policy Manager — контролируем доступ к устройству:

• локальная или ActiveDirectory аутентификация;
• безопасная печать по SSL;
• безопасное хранение с шифрованием и запуск вашего задания в печать по вашей ID-карте;
• управление устройством на уровне разрешения-запрета определенных функций

Приложение отвечает за безопасность ваших данных, а о безопасности можно говорить долго. Я не хочу перегружать статью, поэтому в двух словах:

Вы сможете определить, кто имеет право пользоваться устройством и какими именно функциями; задать метод, по которому пользователи будут себя идентифицировать, определить поведение устройства в случае попыток несанкционированного доступа, а также настроить безопасную систему хранения заданий в зашифрованном виде.

KYOcontrol или KYOcontrol Enterprise (разница в названиях определяет масштаб компании) – управление выводом данных в условиях повышенных требований к конфиденциальности. В основе лежит принятое допущение о том, что сеть предприятия защищена от несанкционированного доступа, и потому документ находится в безопасности до тех пор, пока он не распечатан. Собственно, цель – исключение утечки информации с напечатанных документов.

Приложение позволяет реализовать схему работы «Follow me printing»: при указании документа на печать задание сохраняется на сервере в режиме ожидания и будет распечатано только на том устройстве, около которого идентифицируется пользователь (например, по ID-card).

Вот простая схема:

Фактически можно сделать невозможной печать без физического присутствия пользователя поблизости от принтера. (Конечно, потери или хищения карт нельзя исключить, но варианты аутентификации можно менять.)
Пожалуй, про вывод данных можно закончить.

Я очень хотел рассказать о приложениях максимально сжато и быстро, но даже в режиме «галопом по европам» это растянулось на три статьи. Поэтому в следующем материале я все же постараюсь подойти к вопросу максимально радикально и просто сделаю таблицу по приложениям Kyocera – со ссылками и кратким описанием.