Работа с Trello на примере интернет-журнала

Я расскажу о том, почему мы выбрали в качестве системы управления задачами сервис Trello и как мы построили работу в нём. Мы — это редакция интернет-журнала Дигибу. Мы — это три человека: главный редактор и два просто редактора 😉

Прежде чем начать рассказывать, я хочу объяснить:

1. В основе нашего журнала лежат рубрики. Каждая рубрика представляет собой цикл статей по одной теме и для всех статей одной рубрики предусмотрен один формат. В общем-то, одна рубрика – это такой мини-проект, который мог бы существовать сам по себе и был бы самодостаточным.
2. В Trello есть три типа сущностей:
   — Доска.
   — Список одной доски.
   — Карточка одного списка.

Эти два момента идеально наложились друг на друга:
Доска → Рубрика
Список → Статьи рубрики
Карточка → Одна статья

Исходя их этих двух моментов, мы построили работу в Trello следующим образом.

Простые рубрики

У нас нет рубрик, статьи для которых мы бы писали сами от начала до конца. Все статьи имеют «участника» или «участников», которые предоставляют нам свои ответы. Поэтому процесс получается таким:

Редактор подбирает участников постов. Заносит их в список «Для утверждения». Один участник — одна карточка внутри этого списка.

Это пример на основе рубрики «Гудсайт». Карточка, с которой мы в этом примере работаем, выделена синей плашкой.

Главный редактор изучает предложенных участников и переносит их в списки «Утверждённые» или «Неутверждённые».

Редактор работает только со списком «Утверждённые». Надо разослать письма с запросами на ответы всем участникам, которых одобрил главный редактор, а по окончанию работ перенести карточки в список «Опубликованные».

Статусы участников обязательно отмечаются тут же в карточке: отправлено письмо, получен ответ, попросили напомнить такого-то числа и т. п. Отмечаем вручную. Trello не даёт нам возможности как-то такую работу автоматизировать.

Сложные рубрики

Ещё у нас есть несколько рубрик с делением на темы. Это, например, рубрика «Управление студией». В этой рубрике мы выделили 8 тем (написание техзаданий, представление дизайна сайта клиенту и др.), по которым собираем мнения студий.

Работа с этой рубрикой идёт по-другому. Есть список «Для утверждения». И есть списки для каждой темы. Мы создаём карточки участников и распределяем их по спискам тем.

Это позволяет нам видеть, сколько участников есть в каждой теме, и делать выводы, в какую тему стоит ещё пригласить студии, а по каким темам мы получили уже достаточно ответов.

В карточке каждого участника мы также вручную обновляем текущий статус (отправлено письмо, получен ответ, попросили напомнить такого-то и т. п.). Если ответ опубликован, ему присваивается зелёная метка.

Новые рубрики

Помимо ведения рубрик у нас есть такая задача как запуск новых рубрик.

Для этой задачи выделена одна общая доска, в которой каждой новой рубрике отводится отдельный список. А карточки внутри списков это отдельные задачи по созданию новых рубрик.

Чтобы дела двигались, мы пользуемся таким способом: делим одну большую задачу на множество мелких простых задач. Решать мелкие задачи гораздо легче и интереснее, чем одну большую. Их можно решить друг за другом и неожиданно увидеть, что и большая задача тоже уже решена.

Решённые задачи мы также отмечаем зелёной меткой.

Выполненные задачи мы с доски не убираем, чтобы видеть, что дела действительно двигаются. Это нас стимулирует работать над новой рубрикой дальше.

Задачи, которые ставит главный редактор

Работа над рубриками это текучка, в которой каждый из нас знает, что, как и когда нужно делать. Но иногда, хоть и достаточно редко, бывают задачи, которые рубрик не касаются. Например, мы стали чьим-нибудь инфоспонсором и нужно подготовить место под баннер или написать текст о нас. Такие задачи попадают в отдельную доску, на которой есть три списка «Сделать», «В работе», «Готово».

Другие возможности Trello

В Trello есть возможность следить за любыми списками. Например, главный редактор может следить за списком «Сделать» на доске «Задачи для редактора» и видеть, когда поставленная задача будет перенесена в список «Сделано». А редактор может следить за списком «Для утверждения» на доске «Гудсайт» и видеть, что ему нужно поработать с новыми утверждёнными сайтами.

В Trello есть возможность назначать карточке исполнителя. И исполнитель может посмотреть все карточки, на которых он отмечен. Для этого ему надо нажать на кнопку Cards на первом экране сервиса. Мы используем эту возможность как способ следить за теми участниками статей, которые попросили перенести публикацию или напомнить им о ней ещё раз через какой-то период времени. Выглядит это вот так:

Минусы Trello

Нет возможности задать карточке статус. Поэтому, как я писала выше, мы обновляем статусы вручную.

У нас в работе очень много ссылок. А ссылки в Trello не выделяются как ссылки. Они остаются текстом. Поэтому всё, что требует работы со ссылками, мы переносим в Скайп или Гуглдок.

Нам бы не помешала четвёртая сущность — пункт карточки. Чтобы можно было создать список студий и специалистов, которые участвуют в наших статьях. А затем добавлять их в разные карточки, чтобы в любой момент времени увидеть общую картину по каждому из участников.

Спасибо за внимание и заходите к нам 🙂