В моём личном опыте работы над проектами и развитием методологии проектного управления в организациях были различные эпизоды, которые могут стать отличными примерами как начинающим руководителям проектов с точки зрения поучительности, так и темами для обсуждения со зрелыми коллегами, умудрёнными в деле управления проектами. В связи с этим я начинаю серию публикаций о некоторых своих проектах, в которых выступал в разных ролях, но всё больше в качестве руководителя проекта. Сегодня я представлю почтеннейшим читателям первую часть героического эпоса о том, как в одной маленькой, но очень перспективной компании я занимался (среди всего прочего) построением и внедрением MIS — Management Information System. Этот эпос будет состоять из трёх занимательных частей для праздного чтения, после которых последуют комментарии с выводами о том, с какими проблемами я столкнулся, какие методы их решения существуют, каких ошибок следует избегать руководителям проектов.

Я знаю, что этот эпос обязательно прочитают сотрудники той компании, где всё это происходило. Я постарался написать нижеследующий текст как можно более анонимизирующе, и, более того, в тексте есть немного художественной приукрашенности, последовательность некоторых событий изменена, однако для знающих людей все аллюзии будут прозрачны. Надеюсь, что прочтение этого текста поможет моим бывшим коллегам понять мою точку зрения на происходившие в компании процессы и события.

---

Действующие лица

• АК1 — первый акционер компании, очень мудрый и крайне вдумчивый, но вечно занятый человек.
• АК2 — второй акционер компании, финансист и очень романтично настроенный человек.
• CEO — призванный из-за рубежа варяг, будущий управляющий директор, которому пока предстоит развивать бизнес.
• ГД — генеральный директор компании.
• РПО — руководитель Проектного офиса, протагонист, автор.
• РП — многочисленные руководители проектов (в количестве двух или даже трёх человек в разное время).
• ИНЖ — ещё более многочисленные рядовые сотрудники (в количестве от пяти до десяти человек в разное время).

Песнь первая. Знакомство и первое уныние

РПО встречается с АК1 и ГД на территории одного крупного международного банка и рассказывает им про свой опыт и послужной список:

Я сегодня расскажу вам,
Про свои дела мудрёны,
Про свои дела могучи,
Как я создавал системы
Для железной для дороги,
Для спасателей умелых,
Для хранителей дороги
И для медиков чудесных,
Что спешат на помощь людям,
Вдруг в аварию попавшим.
Расскажу, как на заводах,
Что из руд металл сплавляют,
Разрабатывал системы
Комплексного управленья
Общим циклом производства.
Расскажу вам без сомненья,
Что на фабриках машинных
Я внедрял системы сбыта
И системы для снабженья.
Расскажу про то, как в банках
Строил я большие планы
И внедрял храненье данных,
Ну и кое-что помельче.
Расскажу про весь свой опыт,
Всё раскрою без утайки.

АК1 и ГД от восторга не находят слов. Через некоторое время они приходят в себя и делают протагонисту предложение:

Ты нам рассказал отлично,
Ты нам рассказал премного
Про свой опыт и уменья.
Приходи же к нам в объятья,
Ждём тебя мы откровенно.
Будешь ты у нас заглавным
Управителем проектов.
И дадим тебе в покорность
Все вопросы управленья
И проектов, и процессов.

РПО, будучи сам в небольшом восторге от своего рассказа, не может критичным взглядом охватить всё вокруг себя и принимает предложение. Тем более, что условия кажутся очень заманчивыми. РПО приходит на свою новую работу и встречается с руководителями проектов и рядовыми сотрудниками. Всё оказывается не совсем так, как описывалось на первой встрече, но и не совсем уж плохо. Первыми задачами РПО определяет для себя настройку процессов контроля за проектной деятельностью и внедрение общей методологии проектного управления в компании.

РП и ИНЖ смотрят на деятельность своего нового коллеги с интересом, но без энтузиазма, ведь он вторгается и пытается переделать веками устоявшиеся традиции, которые худо-бедно работают. Поэтому открытого саботажа нет, но никто не стремится помочь РПО. АК1 самоустраняется в силу своей занятости, ГД самоустраняется в силу своего отрешённого отношения у жизни и всему вокруг себя. РПО впадает в первое уныние и начинает посматривать на рынок труда, хотя с момента устройства на работу ещё не прошло даже и трёх месяцев.

Песнь вторая. Призвание варяга и проблески надежды

АК2 собирает в своём офисе всё звено управления компании и представляет нового СЕО, который имел очень большой опыт работы в том банке, на который работает компания:

Я сегодня вам предствалю
Нового коллегу в помощь,
Что поможет нам внедриться
И захапать все проекты
Этого большого банка.
Будет нам тогда удача,
Будем мы тогда единым
И любимым из всех прочих
Исполнителей у банка.
Мы тогда разбогатеем,
Мы тогда всех станем краше,
И придут к нам за работой
Все другие, банки, биржи,
Институты финансистов,
Разные капиталисты.
Принесут мешки с деньгами,
Принесут похвальны письма.
И весь мир тогда к нам ляжет
Прямо перед нашим взором.
По нему пойдём мы гордо,
Будем мы хозяевами
Жизни и Вселенной целой.

СЕО загадочно улыбается. АК1 и ГД смотрят с удивлением. РПО думает: «Благими словами вымощена дорога в Ад». Каждый РП думает о чём-то своём. ИНЖ пребывают в благом неведении.

Буквально со следующего дня новый СЕО развивает бурную деятельность. Нанимает новых сотрудников (всё больше своих знакомых), но и запускает новый гигантский проект. На этот проект начинает валом набираться новый персонал, а в состав системы управления организацией срочно требуется инструмент для контроля целевых показателей проекта, расчёта P&L и стратегического планирования.

К этому времени РПО уже склонил РП и ИНЖ к пониманию того, что всё проектное управление в компании должно вестись по единому стандарту, что должна быть единая методология и т. д. Первым шагом внедрения выбранной методологии стало создание унифицированных таблиц, в которых все сотрудники организации (не исключая никого, даже высшее звено управления) списывают свои трудозатраты. Эти таблицы позволяют разнести трудозатраты и, соответственно, расходы, по проектам и по непроектной деятельности. Это является прелюдией к тому, чтобы осуществить ведение и контроль целевых показателей по проектам.

В один день СЕО приглашает РПО к себе на разговор:

Я не знаю, чем ты занят
И какие ты задачи
Тут решаешь ежедневно,
Но давай-ка ты поможешь
Мне одно устроить дельце.
Слушай, я тут много слышал
Про тебя и про твой опыт,
Слышал, что ты — бог Экселя,
Полубог таблиц прекрасных.
Сорок ты таблиц уж сделал,
Сорок первую готовишь,
А сорок вторую держишь
Ты в уме светлоголовом.
Сделай ты и мне таблицу,
Чтобы в ней я видеть смог бы
Все проекты и все цифры,
Что приходят и уходят
На проектах и в итоге.
Чтобы был я в курсе дел всех,
Ежедневно, еженощно.
Сделай — это ж твоё дело,
Главная твоя задача.

Надо отметить, что в маленьких компаниях, которые ещё не вышли на точку самоокупаемости, использование MS Excel в качестве средства «малой автоматизации» является вполне оправданным шагом. В совокупности с организационными мерами, таблицы, формулы и макросы Excel помогут сделать прототип автоматизированной системы управления, которую потом можно переносить на более серьёзную платформу. Это обусловлено ещё и тем, что вхождение в Excel не требует вообще никаких затрат, в то время как использование какой-нибудь бесплатной платформы требует большой подготовительной работы, на которую часто нет времени.

Так было и здесь. На решение всяких мелких общеметодологических задач и их автоматизацию у РПО было выделено примерно от 25 до 33 процентов рабочего времени. Поэтому MS Excel стал органичным средством прототипирования. Так что изначально было решено делать систему ведения проектов и построения по нима отчётов о P&L именно на базе Excel.

Вместе с тем РПО начал смотреть немного дальше и задумал уже строить систему автоматизации управления организацией на каком-либо серьёзном решении. Постепенно собирал материал, готовил методические инструкции для автоматизации процессов, рассматривал различные варианты платформ. Кроме того, пригласил на работу к себе в команду старого товарища, для которого планировал отведение роли смотрящего за комплексной автоматизированной системой управления. Перспективы начинают казаться более или менее радужными, от былого первого уныния не осталось и следа.

Песнь третья. Запуск процесса и первая потеря

Поскольку СЕО не мог конкретно поставить задачу, да и РПО считал, что в его компетенции самостоятельно решать, как именно и что именно будет собираться в отчёте P&L, то РПО сделал всё именно так, как подсказывал ему его опыт. Он пытался применить принцип «первого лица» и узнать у СЕО, что конкретно ему нужно, но тот только отмахивался со словами, что-де он, РПО, и сам всё прекрасно знает. Худо-бедно примерно через неделю с момента встречи РПО и СЕО, у первого получились кое-какие результаты, которые можно было показать добрым людям.

Вот, смотрите, добры люди,
Я сегодня вам представлю
Свою нову разработку,
Что позволит нам, не глядя,
Управлять портфелем этих
Замечательных проектов.
Вот, смотрите, тут есть график,
Есть таблица с разбиеньем
На декады, на недели
И на месяцы и годы.
Всё, что надо, нам покажет,
Эта славная таблица —
Сколько денег получили,
Сколько денег мы отдали,
По каким статьям и датам.
Это в целом нам поможет
Руку уж держать на пульсе
И не допустить провалов
В нашей доблестной работе.

СЕО и РП находят новый инструмент слегка громоздким, но вполне полезным и позволяющим достичь целей управления — именно держать руку на пульсе каждого проекта в отдельности и портфеля проектов в целом. Кроме того, на вводной встрече договорились, что теперь для того чтобы держать всю информацию для расчёта P&L в актуальном виде, каждый РП должен обеспечить заполнение сотрудниками своих проектных команд таблиц с отчётами по трудозатратам, а сами РП будут предоставлять в Проектный офис еженедельные статусные отчёты.

Со скрипом, со скрежетом, процесс начинает крутиться. Шестерёнки завертелись, руководство получило необходимый и на то время достаточный механизм контроля за операционной деятельностью организации. Вроде бы даже все и довольны, а потому РПО погружается в работу над более серьёзной системой автоматизации. Но не тут-то было. СЕО не дремал и решил внести свой небольшой вклад в этот процесс:

Мне тут что-то показалось,
Я о чём-то тут подумал,
Мне привиделось однажды,
Что вот этот твой товарищ
Что-то мерзкое задумал.
Да и вовсе не по нраву
Мне его лицо сегодня.
Да и что-то мне заказчик
Говорил о нём не лестно,
Говорил о нём сурово,
Что-де вовсе недовольны
Все вокруг его работой.
Так что быть ему изгоем,
Пусть идёт себе отсюда,
Пусть уходит себе с миром.
Ну а если не захочет,
Мы ему билетик волчий
Враз тут выпишем серьёзно,
И не быть ему уж боле
Первоклассным инженером.
Ну а ты, не понимаю,
Как ты мог найти такого
Дурня, увальня, изгоя?
И вообще не понимаю,
Чем вы тут мне занимались
Уж два месяца как вышло?
Я не знаю, что за дело
Ты нашёл ему под силу,
Но я вижу, что бездельем
Вы всё больше занимались.
Развели здесь «Киндергартен».

Так РПО лишился хоть какой-то, но поддержки в этой организации. На этой жизнерадостной ноте организаций вошла в новый 2012 год.

Продолжение следует…