Аспекты ограничений на величину учетных остатков с точки зрения систем автоматизации

Проблема отрицательных остатков в товарном учете часто возникает в сегментах розничной торговли, управления рестораном и производстве. В других сегментах бизнеса (скажем, оптовой торговле) эта проблема так же дает о себе знать, но, вероятно, в меньшей степени.

Суть проблемы состоит в том, что фактически продаваемая или расходуемая для производства товарная позиция может не присутствовать в достаточном количестве на учетном остатке. Далее это явление я буду именовать «учетный дефицит товара» или просто «дефицит». Полагаю, читатель хорошо знаком с причинами возникновения учетного дефицита, потому не стану вдаваться в их описание. Целью статьи является рассмотрение способов решения этой проблемы в программных системах автоматизации.

I

И так, первым вариантом ответа системы на учетный дефицит является простое разрешение иметь отрицательный остаток товара.

Это — достаточно распространенная практика, имеющая очевидные плюсы:

• Персонал предприятия, отвечающий за регистрацию операций списания товаров (продажи, списание сырья и т.д.) не должен заботиться о правильности ведения учета другими сотрудниками — он просто выполняет свою работу быстро и без остановок.
• Себестоимость разработки системы при таком подходе заметно ниже, чем с случае иных вариантов.

Недостатки этого варианта менее очевидны, но существенны:

• При анализе деятельности предприятия невозможно идентифицировать момент возникновения дефицита по той или иной товарной позиции. То есть, если вы видите остаток -100шт, то не сможете определить возник этот дефицит вчера, месяц назад или накапливался в течении года.
• Продолжением предыдущего пункта является и невозможность с течением времени определить природу возникновения дефицита. Никто уже не сможет вспомнить возникал ли дефицит по причине пересортицы, из-за того ли, что отгрузили сок апельсиновый вместо яблочного, либо забыли ввести приходную накладную, или же продавцы в торговом зале отдавали покупателям дешевый сыр, наклеивая на него этикетку дорогого.
• В случае, если проблемы с дефицитом не будут решаться оперативно, то весь товарный учет теряет смысл, поскольку накапливаемые проблемы сильно искажают результаты анализа. И чем дольше затягивается решение, тем больший беспорядок возникает. В конце концов руководство, обычно, проводит тотальную инвентаризацию и начинает учет с чистого листа (который быстро превращается в то же самое, что было до инвентаризации).
• Трудность, следующая за первым преимуществом: коль скоро персонал, регистрирующий расходные товарные операции не ограничен наличием учетных остатков, то он (без жесткого давления менеджмента, которое дорого стоит) не будет реагировать на события возникновения дефицита. Соответственно, усугубление проблемы получит лавинообразный характер, и мы возвращаемся к предыдущему пункту.

II

Второй подход к проблеме учетного дефицита состоит в тотальном блокировании операций, приводящим к отрицательным остаткам.

Все минусы допущения отрицательных остатков отпадают, но во весь рост встает проблема постоянных препятствий для ввода документов регистрации расхода товарной номенклатуры. Эта трудность очень быстро разочаровывает пользователей и руководство предприятия в автоматизации учета, поскольку отсутствие или недопустимая задержка регистрации транзакций воспринимается гораздо хуже, чем беспорядок, возникающий из-за отрицательных остатков.

III

Третий подход — самый сложный. Он заключается в блокировании операций, приводящих к дефициту, скомбинированном с механизмами борьбы с дефицитом и компенсации дефицита.

Перечислю меры борьбы с учетным дефицитом и технику его компенсации.

• Простой вывод информации о том, что учетного остатка таких-то товаров не хватает для выполнения операции.

  Наиболее незамысловатый метод, просто информирующий сотрудников о проблеме и оставляющий на их усмотрение варианты ее ручного устранения для выполнении требуемой операции. Это, конечно, не является, в полном смысле, мерой борьбы с учетным дефицитом, но инструментом контроля — безусловно. Куда лучше, чем простое сообщение «Операция не завершена».

• Хранение структурированной истории учетного дефицита, связанной с той или иной функцией списания с остатков.

  Шаг в сторону совершенствования. Идея в том, что некоторая операция, при которой возможно возникновение дефицита, сохраняет информацию о дефицитных товарах и то, сколько их не хватает для анализа и выправления.

  Такая техника отлично работает при списании кассовых сессий в розничной торговле. Поскольку кассовая сессия сохраняется в базе данных, то ассоциирование с ней набора товаров, которые не удалось списать с учетного остатка из-за дефицита, представляется легко реализуемым. Оператор может сразу увидеть проблемы, решить их а потом повторить операцию, дабы система досписала те продажи, остатки по которым восстановились в результате принятых решений.

  Хорошим подспорьем в устранении трудностей при этом является возможность подстановки: оператор выясняет, что проведенный через кассу товар числится на остатке под другим номенклатурным наименование и подставляет это наименование вместо дефицитного. Система вместо оригинального товара списывает подставленный. Само собой разумеется, что менеджмент должен иметь возможность анализа таких подстановок.

• Форсированное формирование остатков недостающих товаров, путем автоматического создания документа прихода.

  Идея метода достаточно проста — система, обнаружив учетный дефицит, создает документ прихода, в котором присутствуют все дефицитные товары в необходимом для проведения операции количестве. После этого остается в ручную или автоматически повторить основную операцию.

  Это — грубый метод устранения проблем дефицита, аналогичный по примитивизму подходу с допущением отрицательных остатков, но чуть лучше, ибо дает возможность отследить и проанализировать документы, формирующие искусственные остатки.

  В конечном итоге, все равно придется выбирать способ избавиться от оприходованных остатков или как-то нивелировать их существование (по крайней мере в суммовом выражении, иначе после очередной инвентаризации сотрудники устроят бунт).

• Функции компенсации дефицита за счет остатков на других складах либо посредством комплектации (изготовления недостающих товаров) при условии, что система «знает» как их скомплектовать.

  Наиболее тонкий и сложный метод разрешения проблемы учетного дефицита. Следует оговориться, что он применим только к, так называемым, процессам обратного учета. То есть, когда вспомогательные операции (передача между учетными зонами хранения, изготовление продукции под непосредственный заказ и т.д.) нормированы и не вводятся в ручную. Схемы обратного списания часто применяются в ресторанном бизнесе и в розничной торговле при учете собственного производства (салаты, выпечка и т.д.).
  В противоположность обратному процессу, при прямом процессе учета все вспомогательные операции учитываются just-in-time и никакого «нормального» дефицита быть не может (по крайней мере, не должно).

  И так, компенсация дефицита состоит в том, что система, идентифицируя дефицит по номенклатурным наименованиям, которые можно «забрать» с другого склада, либо изготовить, автоматически выполняет соответствующие операции по заданным в конфигурации правилам. Здесь есть несколько технических сложностей, типовых, впрочем, для большинства разработчиков систем автоматизации:

  • Списание производства может быть каскадным: какие-то ингредиенты производимой конечной продукции сами являются объектами производства. Тут на помощь приходит использование MRP-таблиц.
  • Возможно комбинированное списание в виде формирования документов производства на одном складе и передачи его на склад окончательного списания (цех -> торговый зал). Достаточно тяжелая проблема, требующая определения сложной конфигурации и известного мастерства в программировании.
  • Компоненты изготавливаемой продукции сами могут оказаться в учетном дефиците, в этом случае мы возвращаемся к началу обсуждения, но с дополнительными сложностями.

  К слову, техника обратного списания при строгом ограничении неотрицательности остатков, избавляет от необходимости в искусственном разделении номенклатуры на товар/комплект, поскольку, если товар отсутствует на складе и система имеет правило его производства, то создаст его из имеющихся комплектующих. При наличии же остатка, будет списывать то, что есть.

Добавим нюансов

Правильное ограничение на неотрицательность остатков должно включать не только текущее значение, но и распространяться на любую дату. То есть, при создании или изменении документа задним числом, система обязана проверить и пересчитать остатки, чтобы ни в один момент времени остатки товаров, включенных в этот документ, не становился отрицательным.

Игнорирование этого правила либо лишает смысла ограничение, либо заставляет блокировать создание и изменение документов задним числом (что и проблему полностью не решает и вызывает массу нареканий пользователей).

Дополнительное ограничение на величину остатка возникает при партионном учете. Состоит оно в запрете превышения остатка по лоту величины, которая была изначально оприходована. Смысл такого ограничения менее очевиден, чем для отрицательных остатков. В качестве примере можно привести отчет о (не)оплаченных остатках товаров поставщика. Если указанное правило будет нарушено, то отчет будет искаженным.

Чаще всего необходимость контроля верхнего предела остатка по лоту возникает при проведение возвратных операций.

В качестве послесловия

Описанные аспекты ограничений на величины товарных остатков сформулированы, исходя из опыта разработки и эксплуатации системы управления предприятием Papyrus компании Петроглиф, в которой реализован жесткий контроль партионных остатков в купе с рассмотренными механизмами.