Практические советы по повышению прибыли веб-студии *

«Человек заказывает пиццу, когда он голодный». Понимание смысла этой фразы принесло одной из компаний по доставке пиццы целое состояние. Они стали первыми доставлять пиццу за 30 минут и декларировали это своим основным принципом. Оказалось, что скорость доставки — не менее важный ингредиент, чем тесто, начинка или соус в подарок. За более чем короткий срок, компания приобрела сотни тысяч поклонников своего продукта по всему миру.

Но это не все. Любовь и признательность клиентов, это не единственное, что приносит увеличение скорости работы. За этим ингредиентом кроется значительно больше. В погоне за скоростью, мы неожиданно сделали для себя вывод, что наконец таки увидели, а в последствии и увеличили, прибыль. Как? Давайте посмотрим на простую схемку.

Что дает увеличение скорости?

Исходная ситуация. Допустим, стоимость продукта формируется из себестоимости, накладных расходов и желаемой прибыли. Посмотрите на схему. За 5 дней мы делаем 1 продукт, за 10 дней соответственно два. Итого за 10 дней мы производим 2 продукта и имеем 10 тысяч рублей прибыли.

Первое умозаключение. Почему бы не избавиться от накладных расходов? Избавляемся.

Что нам это дает? За 10 дней мы увеличили прибыль на 30%. Можно на этом и успокоиться, ведь мы уже получили неплохое преимущество перед конкурентами. Но можно двигаться дальше.

Второе умозаключение. Почему бы не ускориться? Давайте за 5 дней производить не один продукт, а два. Соответственно за десять не два, а четыре.

Что нам это дает? Прибыль возросла на 180% (!) по сравнению с исходным состоянием. Вместо 10 тысяч прибыли за 10 дней мы получаем 28 тысяч за это же время. Вот это уже неплохо.
В результате вы работаете быстрее, чем конкуренты и генерируете прибыль быстрее, чем конкуренты. В результате ваши клиенты довольнее, чем у конкурентов, а вы развиваетесь со стремительной скоростью. Дальше рассказываю реализацию вышеописанного на практике.

От теории к практике

Избавляемся от накладных расходов (+30% к прибыли)

В компаниях, которые занимаются интеллектуальным трудом, основные накладные расходы – это документооборот и коммуникации. Нужно сделать КП, согласовать, внести правки, потом подготовить договор, согласовать договор, внести правки, подготовить закрывающие документы и пр. Это лишь малая часть того, что никак не увеличивает доход компании. Эти затраты не явные, но очень значительны. В текучке дел на них не обращают внимания, но если по факту разобраться и избавиться от них – можно значительно высвободить время для полезной работы и сократить затраты. Этим мы и занялись в первую очередь.

1. Переналаживаем документооборот

У менеджера на формирование документов должно уходить минимум времени. Для этого мы перенесли весь документооборот в online. По нажатию кнопки — формируется online-документ коммерческого предложения. На основании предложения, так же быстро, формируются договор и счет. Клиенту отправляется только ссылка на online-документ (это ключевой момент). Если нужно внести правки, менеджер вносит их в html документ через редактор, а клиент просто обновляет страницу. Когда клиент оплатил – бухгалтерия, имея доступ в систему, занимается отправкой оригиналов документов, не отвлекая вас от работы по проектам.

2. Организуем управление проектами

Основная сложность при большом количестве одновременных проектов – это правильная фокусировка. Нужно уметь правильно принимать решения относительно того, каким проектом заниматься в настоящий момент, а какой проект можно отложить без срыва сроков. На потоковом производстве – проблема фокусировки носит системный характер. Соответственно должно быть системное решение. Система управления проектами должна сама расставлять приоритеты. В нашем случае приоритеты расставляются системой автоматически на основании дедлайна и этапа, на котором находится проект. Менеджер просто идет по списку сверху вниз.

3. Исключаем лишние коммуникации

Еще один вид накладных расходов – это лишние телефонные разговоры. Казалось бы все говорят по делу, но если разобраться, большая часть вопросов решается простыми email оповещениями (состояние проекта, поступление денег, запрос информации и пр).

В системе наших бизнес-процессов, мы создали ряд уведомлений, которые отправляются клиентам, менеджерам, бухгалтеру. Например, при каждой смене статуса проекта («получена предоплата», «сбор информации», «в работе», «готово») соответствующее письмо мгновенно отправляется клиенту с описанием ожидаемых от него действий. При назначении менеджера в проект, клиенту идет уведомление с контактными данными и списком необходимых шагов для продолжения работы.

На реализацию простой системы уйдем немного времени и денег, а экономия и комфорт работы окажет существенное влияние на рост вашего дохода. Для себя мы разработали Canape CRM, которая, надеюсь, скоро станет доступна для всех желающих.

Дальше, для тех кому все еще интересно, расписываю про увеличение прибыли ).

Увеличиваем скорость – увеличиваем прибыль (+ 180% к прибыли)

Вопрос повышения эффективности работы студии — тема безграничная. Совершенствовать можно все и постоянно. Приведу лишь основные моменты, которые значительно позволили нам продвинуться в скорости работы без потери качества.

1. Описываем процессы и вводим нормативы

Для того, что бы начать совершенствовать какой-либо процесс – просто необходимо его описать. Мы начали с описания процесса разработки сайта. Сейчас у нас описано практически все. От обучения сотрудников до написания статей на тематические ресурсы.

Когда бизнес-процессы описаны – начинается самое важное. Нужно ввести нормативы времени за которые процессы должны быть выполнены. Не нужно подстраховывать себя. Если вы считаете, что выкладка сайта на хостинг и проверка его работы должна занимать 1 час, закладывайте 1 час (не нужно закладывать 1,5 часа на всякий случай). Будьте оптимистами, ставьте время исходя из идеальной ситуации. Оказывается, идеальные ситуации бывают, и очень часто (главное к ним стремиться).

Когда нормативы расставлены – подсчитайте суммарное время и сравните с тем, что вы имеете на текущий момент. Разница может быть в несколько раз. Значит, в несколько раз вы можете поднять скорость и, соответственно, прибыль.

2. Начинаем считать часы

Что бы уложиться в нормативы, нужно знать фактическое время разработчиков. Для подсчета времени в проектах существует масса багтрекиров, позволяющих вести работу по проектам и учитывать трудозатраты. Мы в своей работе используем redmine. Когда вы знаете фактическое время, вы можете сравнить его с эталонным и принять меры для ускорения работы без потери качества.

Если в итоге фактическое время будет больше и эталонные результаты будут казаться не достижимыми, значит вы правильно определились с нормативами. Пришло время для следующего шага.

3. Автоматизируем рутинную работу

Формирование ТЗ, выкладка сайтов на хостинг, подготовка SEO – во всех этих процессах есть большое количество операций, которые могут выполнять роботы (скрипты). Возьмем, к примеру, выкладку сайта на хостинг. По нажатию на одну кнопку сайт с тест-площадки может собраться в архив и залиться на хостинг с последующем переписыванием robots.txt и прочими техническими настройками. Вот один час времени сэкономлен. Не забывайте, это ваша чистая прибыль!

Если вы выполнили вышеописанные шаги, значит вы почти построили качественный конвейер) В данной статье я намеренно не останавливался на технических деталях. В статьях «12 000 рублей за сайт. Есть ли бизнес за МКАДом?» и «Оптимизируем работу студии» я довольно подробно описал про производство «Web-canape» и проблемы, которые возникают на потоковом производстве. Это почти руководство к действию.

Рост количества клиентов и рекомендаций от них, рост прибыли – говорит о том, что вышеописанный подход работает. Конечно, нужно еще немного быть фанатиком своего дела и относиться к нему с трепетом, как делаем это мы. Тогда все получится.

* Думаю, что 95% описанного в статье, применимо и в других отраслях малого бизнеса. Буду рад услышать ваше мнение. А пока готовлю более подробный материал про наши инструменты автоматизации. Присоединяйтесь к нашему блогу!

Василий Чуранов и команда web-canape