Магия креативного мини-брифа

Настолько простые вещи не должны влиять столь значимо на качество командной работы. Удивительно, но они влияют. Этот странный «ритуал» мы впервые заметили на встречах с одним из клиентов. Он повторялся на каждом обсуждении элементов дизайна.

Один из участников команды (каждый раз разный) читал один и тот же документ вслух, повторяя слово в слово. В этом документе длиной в три четверти печатной страницы содержался креативный бриф для того проекта, над которым в данный момент велась работа. Чтение его вслух открывало каждую встречу, будь то брейнсторминг или обзор дизайна в целом.

Обычно эта «клятва верности» занимала около двух минут. Не так уж и много, но этого было достаточно для полного изменения хода встречи.

Удостовериться в том, что все работают над одним проектом

Как и многие другие, эта команда вела сразу несколько параллельных проектов. Для каждого у них был свой креативный бриф. Читая определенный бриф на определенной встрече, они ясно регламентировали тему обсуждения.

Довольно интересно и то, что происходило после прочтения – руководитель проекта обращался к собравшимся с одним и тем же вопросом: «Над этим мы и будем сегодня работать. Все согласны?». Почти всегда все одобрительно кивали, но иногда кто-то просил уточнить, что подразумевалось под той или иной фразой брифа, и этим важным мелочам всегда уделялось пару минут.

Пару раз обсуждалась актуальность брифа в целом, ибо направление развития проекта менялось, и команда решала воспользоваться возможностью обсудить степень влияния этих перемен. Иногда такие ситуации приводили к необходимости переписать бриф (в одном из случаев изменения были настолько значимыми, что ребята отложили обзор дизайна до того, как дизайнеры включат новое направление в свою работу).

Различать «куда мы идем» от «как мы туда доберемся»

Обсуждение креативного брифа в начале встреч приводит к довольно интересному результату, о котором нам стоило уже давно задуматься: оно позволяет нам отделить обсуждение того, «куда» мы двигаемся, от обсуждения того, «что» мы делаем для достижения своей цели.

В обсуждении целей проекта есть смысл. Часто такого рода беседы ведутся только на этапе запуска, потом мы погружаемся в детали реализации и никогда уже не возвращаемся обратно к целям.
Проекты не стоят на месте – приходят новые люди, организация меняет свои предложения рынку, технологии и рынок в свою очередь тоже предлагают новые возможности, и мы сталкиваемся с проблемами, которые вынуждают нас пересмотреть то, что мы делаем.

Отведенное время в начале каждой встречи, позволяющее всем обсудить эти изменения и согласиться с текущим ходом развития проекта, является бесценным. Оно позволяет избежать затягивания процессов синхронизации работ и ускорить понимание влияния каких-либо решений на дизайн в целом. Чтение мини-брифа вслух отбрасывает все эти бесконечные дебаты в сторону, позволяет сфокусировать усилия команды на текущих проблемах и понять, приведут ли конкретные решения к достижению поставленной цели.

Что включать в креативный мини-бриф?

Секрет успеха мини-брифа – его краткость. Мы все насмотрелись креативных брифов, которые довольно сложно назвать таковыми, листая эти 200-страничные талмуды. Их прочтение довольно сложно уложить в какие-либо разумные временные рамки встреч, да и в каждой мельчайшей детали обзора и анализа нет особого смысла. Такие талмуды в лучшем случае читают один раз и с чистым сердцем забывают об их существовании.

Эта команда отшлифовала свой бриф до четырех ключевых компонентов: целей проекта; ключевых персонажей (для которых разрабатывается проект); ключевых сценариев использования разрабатываемого дизайна; и ключевых принципов работы продукта. Каждый из этих компонентов описывается лишь парой предложений, которые легко готовить к встречам и легко читать вслух в начале каждой из них.

1. Цель проекта

Эта часть брифа содержит 2-3 простых предложения, характеризующих текущую стадию работы над проектом с точки зрения желаемого результата. Например, одна из команд работала над приложением для «агентов» колл-центра бронирования авиабилетов, у которых была задача – помочь пассажирам, которые были недовольны в силу неожиданного переноса рейса.

Цель: Разработать боковую панель, которая бы появлялась автоматически при звонке пассажира и позволяла агенту получить информацию о необходимости смены рейса вместе с возможными вариантами для рекомендации пассажиру.

Основная мысль заключается в простоте цели и исключении учета множества возможных ограничений и требований. Команда уже обладает всей этой информацией, и она должна находиться явно не в этом документе. В бриф стоит включать лишь информацию, которая достаточна для понимания того, что хотелось бы получить в результате конкретного этапа работ, а не информацию о всем, что нужно сделать параллельно с ним.

2. Ключевые персонажи

Команда берет одного или два персонажа, для которых разрабатывались конкретные функциональные возможности, из ряда персонажей, созданного ими ранее. В бриф включают наиболее значимых для данного этапа работ персонажей, что позволяет избежать обсуждения не относящихся к данному этапу ролей и сценариев.

Ключевой персонаж: Вольтер – проработавший уже 17 лет «ветеран» центра бронирования, который главным образом контактирует с клиентами из других стран и клиентами типа «премиум». Являясь ходячей энциклопедией центра бронирования, он часто помогает коллегам справляться с трудностями.

Как в случае с любым другим хорошим описанием персонажа команда включает только ту информацию, которая может каким-либо образом повлиять на принимаемые в данный момент решения. Персонажи отражают настоящих людей, с которыми были проведены соответствующие исследования, позволяющие говорить о целях и задачах этих работников; и часто всплывают в процессе обсуждении дизайна за счет свежести прочитанного вслух определения.

3. Ключевые сценарии

В этом разделе команда описывает до трех коротких сценариев, решением которых и призван стать разрабатываемый дизайн. Как и в случае с персонажами, выбирать стоит лишь часть сценариев из всех полученных в ходе исследований, о которых знает вся команда, и сокращение списка до трех сценариев позволяет сфокусировать внимание на обсуждении определенного ряда проблем.

Ключевой сценарий: Вольтера вызвали для помощи с переводом пассажиров на другие рейсы в связи с закрытым из-за снежной бури восточным коридором. Поступает звонок от пассажира задерживающегося рейса Филадельфия-Денвер, который опаздывает на пересадочный рейс в Сиэтл. Этому пассажиру необходимо подобрать другой маршрут, который поможет ему добраться в Сиэтл в тот же день.

Сценарий предоставляет достаточный для продуманного дизайна уровень детализации. И включая пару подобных сценариев в бриф, команда может взглянуть на проблему с различных точек зрения, что поможет получить лучшее понимание необходимого подхода к дизайну.

4. Ключевые принципы

Как и многие другие команды, эта команда разработала ряд собственных принципов. В брифе они приводили лишь один или два, которые они бы хотели акцентировать на этой итерации дизайна, чередуя их для охвата всех имеющихся наиболее важных принципов.

Ключевой принцип: удовлетворенность пассажира эффективностью системы – дизайн должен предоставлять пассажиру наилучший пользовательский опыт, даже если он подразумевает расходы ресурсов или неэффективное использование полетной системы.

Принципы, как и персонажи со сценариями, были получены в результате исследований, которые провела команда, получив понимание того, когда клиенты были разочарованы системой, и как предоставить им наилучший опыт. У команды было около дюжины принципов, которые она чередовала от итерации к итерации.

Простой и эффективный ритуал

Мы привнесли этот ритуал в общение со многими из наших клиентов и были поражены его эффективностью. В силу своей простоты он легко приживается у всех клиентов. Краткий и лаконичный бриф, подчеркивающий текущие цели и проблемы, может в значительной степени сфокусировать обсуждение и сделать его более продуктивным. В конечном счете мы получаем регулярную и конструктивную обратную связь без багажа синхронизации общих целей и задач команды.