Самые крутые инструменты — универсальны, с их помощью можно решать очень разнообразные задачи. Примеры таких инструментов — документы и таблицы Google, ментальные карты Mindmeister, доски Realtimeboard. Вы можете их приспособить для чего угодно, особенно таблицы. Придумать и сделать такой инструмент сложнее всего. Я расскажу про еще один очень универсальный инструмент, который мы активно используем Tom’s Planner.

Начну с предыстории. Мы искали инструмент для построения диаграмм Ганта наших проектов. Такая задача появилась потому, что мы отчаялись найти систему управления проектами в которой встроен хороший и удобный Гант. Мы использовали Редмайн, а в нем, как и в большинстве плагинов к нему, диаграммы Ганта реализованы так, что их простое и ежедневное использование довольно сложно «привить» команде.

К тому же мы постепенно пришли к тому, что распределение задач в системе управления проектами и планирование, по сути разные задачи. Попытки совместить их сильно усложняют работу. Мы решили завести отдельный инструмент для планирования и прогнозирования.

Просмотрев ряд систем для построения диаграмм Ганта, мы поняли, что они сложны. Нам нужен бы простой инструмент визуального планирования, причем гибкий, очень гибкий. В поле зрения попал Tom’s Planner.

После простой регистрации вы получаете бесплатный и достаточный для работы аккаунт. Вы можете быстро и просто создавать этапы, перетаскивать их, перетаскивать начало и конец этапа. Каждый этап можно назвать и описать, можно назначить цвет. Человек, который впервые в жизни узнал о том, что Гант существует — моментально начинает создавать диаграммы без всякого обучения.

Возможность назначать разные цвета этапам — уникальная фишка сервиса. Это делает диаграммы удивительно читабельными, если конечно все придерживаются общей легенды:

Но и это еще не все! Вы можете в любую часть диаграммы ставить символы, обозначающие какие-нибудь события в проекте. Это очень удобно.

Все элементы можно именовать, каждый элемент можно комментировать. Такие гибкие возможности включения информации в диаграмму превращают ее в удобное хранилище самых важных данных о проекте.

Инструмент очень гибок. Каждый сотрудник, несмотря на предварительно созданную легенду, все же начал использовать дополнительные возможности, которые важны именно ему. Посмотрим, как это выглядит.

Проект-менеджер Лена любит размечать на диаграмме все события в проекте.

Света обходится минимумом инструментов.

У Павла либо ОЧЕНЬ много платежей в этом месяце, либо он запутался со значками.

Когда же заканчиваются бесплатные возможности сервиса? Когда вам нужно экспортировать диаграмму наружу, расшарить коллегам или опубликовать. Да, да, все эти функции тоже доступны и прекрасно работают. Для корпоративного использования достаточно одного платного аккаунта, к которому подключены бесплатные. Удобнее, если у каждого участника есть расширенный аккаунт, благо тарифы лояльны.

Наши менеджеры проектов корректируют диаграммы раз в неделю, отмечая платежи, задержки сроков и точки выхода из проекта. Раз в неделю мы собираем отдельные диаграммы в общее Review. По нему анализируем загрузку и определяем как действовать дальше. Получается примерно так:

Выглядит сложно, но зная, что коричневый цвет — это этапы дизайна, вы легко определите, сколько проектов находятся на этом этапе и когда произойдет разгрузка. Все наглядно и просто.

А вот пример диаграмм, которые делают наши сейлзы для коммерческих предложений, чтобы разъяснить клиенту этапность работ, показать даты встреч и аргументировать необходимость запараллеливания некоторых этапов. Диаграммы можно экспортировать в PDF или Excell и включать в коммерческие предложения.

Простота и универсальность инструмента порождает некоторые минусы. В Tom’s Planner нет возможности связывать этапы, соответственно сдвиг этапов не вызывает смещения следующих за ним. В системе нет такой сущности как задачи, хотя при желании их можно имитировать имеющимися средствами. Только Гант, ничего кроме него…

В общем, рекомендуем: http://www.tomsplanner.com