Прочтите это, прежде чем отправить очередное деловое письмо

До того, как вы отправите следующий рабочий email, прочтите этот список. Здесь перечислено пять вредных привычек, которые присущи многим в общении. Прочитав, удаляйте, удаляйте и удаляйте все ошибки, которые найдете в своих письмах!

После этого ваши сообщения станут внушительнее, а коллеги оценят вашу новую манеру письма — более внятную и лаконичную.

Итак, ниже небольшой чеклист для вас.

Переведено в Alconost Translations.

Проверить перед отправкой:

1. Слова «уклонения» – такие, как «просто», «вообще-то» и «вроде» (например: «я просто думаю…», «вообще-то, я против…», «я вроде бы непротив…» и так далее). Удаляйте их!

2. Ненужные извинения — многие привыкли извиняться, даже если ни в чем не виноваты: просто за то, что вообще существуют на этой планете. («Извините, что беспокою, но…», «Простите за глупый вопрос…»)

3. Вопросы в духе: «это имеет смысл?», «ясно ли я излагаю свою мысль?», «понимаете, о чем я?». Вместо этих вопросов напишите, например: «жду ваших мыслей по этому поводу», или «свяжитесь со мной, если вам что-то непонятно». Я знаю: вы просто хотите убедиться в том, что вас понимают. Однако, вы можете узнать, есть ли у собеседника вопросы, не показывая ему свою неуверенность.

4. Принижающие вас фразы: «я говорю наобум, но…», «я не специалист, однако…», «конечно, вы разбираетесь в этом лучше меня, тем не менее…». Просто удалите эти оговорки и скажите, что вам нужно.

5. Ваше мнение, спрятанное за вопросом. Например, вместо: «я думаю, нам не стоит идти в эту сторону», вы можете написать: «все ли уверены, что это правильное направление?» Конечно, иногда вопросы более уместны, чем утверждения. Например, если вам нужно быть дипломатичнее или вы не хотите выглядеть агрессивно. Однако, чаще мы это делаем потому, что боимся отстаивать свою позицию, или потому, что не хотим быть тем, кто «раскачивает лодку». Вопросы, скрывающие утверждение, стоит использовать только в стратегических целях, а не для того, чтобы спрятать свою идею.

Вот и весь чеклист!

Комментарий переводчика:
Само собой разумеется, что письмо должно быть написано и без ошибок. Если вы не уверены в грамотности текста, особенно на иностранном языке — письмо необходимо вычитать. Сделать это можно у знакомого редактора или переводчика, либо в нашем сервисе живых онлайн переводов Alconost Nitro. Чтобы протестировать сервис, напишите пару строк о себе на nitro@alconost.com, и мы пришлем купон на пополнение счета в системе.