Автоматизация бухгалтерского учета в интернет-магазине

Сегодня жизнь огромного количества людей связана с интернетом: для кого-то это средство общения, кому-то он нужен для учебы или работы, а для многих это неплохой способ заработать деньги. И здесь, прежде всего, встает главный вопрос: легализация бизнеса и, как следствие, выбор режима налогообложения.

Чаще всего, торговую деятельность через интернет начинают с регистрации статуса индивидуального предпринимателя (ИП), поскольку процесс получения данного статуса значительно проще, чем оформления юридического лица.

Для ведения торговой деятельности через интернет, в соответствии с Российским законодательством, применяется либо общий режим, либо упрощенная система налогообложения (УСН). Чаще всего, ИП останавливают свой выбор на УСН, имеющей для малого бизнеса неоспоримые преимущества перед ОСНО. По Федеральному закону №402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» с 01 января 2013 года, на ИП также не возлагается однозначной обязанности по ведению бухгалтерского учета (со всеми вытекающими последствиями), оставляя выбор на совести предпринимателя.

Это значит, что минимально, при осуществлении своей деятельности предприниматель, действующий самостоятельно (без наемных работников), обязан вести учет доходов и расходов (КУДиР), оплачивать фиксированные налоги и сборы (в социальные фонды, единый налог). Таким образом, среднестатистический малый бизнес на интернет-площадке имеет статус ИП и использует УСН.

Как автоматизировать бухгалтерский учет интернет-магазина?

Отсутствие требований в ведении бухгалтерского учета не освобождают ИП от оформления первичных документов, а также от учета движений товаров и денежных средств, сопровождающих интернет-торговлю. Здесь и возникает вопрос в автоматизации деятельности. Что выбрать: готовую программу, коих на рынке не мало, или воспользоваться электронными таблицами?

Как только произносим «электронные таблицы» — первое, что приходит на ум, конечно, Microsoft Excel. MS Excel – прекрасная программа, мощный инструмент в умелых руках, но насколько она удобна для организации учета?

Вот минимально необходимый ИП набор отчетов:

• движения по расчетному счету в разрезе покупателей и поставщиков
• движения по кассе в разрезе покупателей
• учет движений номенклатуры, по каждой позиции, в разрезе поставщиков/покупателей
• ведение книги доходов и расходов
• формирование суммы налогов по УСН

И, при этом, должны быть формы первичных документов, для оперативной подготовки и передаче покупателю, а также, некоторый набор отчетных форм, например, акт сверки расчетов с контрагентами.

Для того, чтобы сформировать все необходимое в Excel, предприниматель должен обладать хорошей подготовкой и иметь достаточно времени для реализации процессов автоматизации.

Другой вариант ведения учета – приобретение готового продукта или использование арендованных (облачных) сервисов.

Если рассмотреть на примере программ от фирмы 1С (это не реклама, объективно – 1С фактически монополизировала российский рынок учетных систем) – ИП получает полный набор функциональности, сверх покрывающей его потребности в ведении учета. Если не брать в расчет стоимость владения программными продуктами, то с одной стороны есть Excel, требующий творческого подхода от предпринимателя, с другой – коробочный продукт, готовый к работе с момента его установки.

По нашему мнению – ведение учета в Excel может быть оправдано, если количество хозяйственный операций не будет превышать 50 в месяц, а товарных позиций не более 100. В противном случае наш выбор – готовая учетная система.

Как обмениваться данными с интернет-магазином?

Каждый предприниматель, торгующий через интернет-магазин, сталкивается с необходимостью обмениваться данными между учетной системой и интернет-магазином. Вариантов «скрестить» учетную систему с интернет-магазином может быть множество: можно разработать самостоятельно, заказать разработку внешним специалистам, но лучше выбирать CMS-систему, имеющую готовые, штатные механизмы обмена.

Так, движок интернет-магазина PHPShop имеет штатные опции для импорта/экспорта номенклатурных позиций, характеристик и изображений товаров, обновления состояния склада. Например, если у вас учет ведется в Excel, либо нужно обновить данные из файлов поставщиков, – в PHPShop есть специальная утилита, которая обновит цены и описания товаров в интернет-магазине, загрузит изображения.

Выполнить импорт можно практически из любого файла данных, благодаря гибким настройкам, а обмен через ftp с использованием расписания обменов — полностью автоматизирует процесс обновления данных в интернет-магазине.

Скрипт магазина версии PHPShop Enterprise Pro 1C поддерживает обмен сведениями о товарах и оформленных заказах с типовыми решениями фирмы 1С. Этот модуль обладает широкими возможностями по интеграции данных интернет-магазина и базы данных 1С.

Если обмен настроен автоматически, то можно вообще забыть про существование этого механизма. Собственно, настройка выполняется в несколько шагов:

• Указание параметров доступа к сайту и направление выгрузки: через ftp-сервер или локальный ресурс для последующей ручной загрузки на сайт
• Настройка выгрузки товаров: валют, вид цен, описаний, свойств и характеристик, параметры изображений и варианты их трансформации
• Задание периодичности обмена

Обмен с сайтом является простым и удобным инструментом для любого пользователя, не обладающего знаниями в области ИТ-технологий. Первоначальная настройка – самый ответственный этап, от которого зависит корректность обмена. Поэтому, настроить параметры обмена можно с помощью встроенного Помощника, который проведет по шагам через процедуру настроек, снабдив вас подсказками.

В PHPShop не требуются знания в области программирования или помощь от внешнего специалиста. Главное – ваше представление о том, какие данные нужно выгружать, и в соответствии с этим представлением выполнить настройку механизма обмена. Все дальнейшие операции по обмену будут происходить так, как их настроили.