Бизнес-процессы, помноженные на эффективность: обзор BPM с функцией учета KPI

В предыдущем посте говорилось о трех ключевых функциях, на выполнение которых направлены инструменты учета KPI:

1. Мониторинг эффективности сотрудников и мотивация персонала
2. Контроллинг процессов
3. Управление целями компании

Сегодня приведу примеры того, как это реализуется на практике разработчиками BPM-систем.

Я проанализировал популярных российских и западных систем управления бизнес-процессами и показателями эффективности с точки зрения соответствия следующим параметрам:

1. графическая среда для моделирования бизнес-процессов и показателей (далее по тексту кратко – «моделирование»);
2. панели аналитики, отображающие динамику показателей (дэш-борды);
3. возможность связать метрики KPI с показателями процессов;
4. логическая связь между стратегическими целями (BSC) и показателями эффективности (KPI).

Системы для обзора были подобраны мной произвольно, предпочтение было отдано наиболее интересным, как мне кажется, с точки зрения исполнения.

QPR Suite 2012

QPR Suite – это набор решений для моделирования, структурирования, анализа бизнес-процессов предприятия. Разработчик – компания QPR Software plc. (Финляндия).

Моделирование

В графической среде системы QPR Designer проектируются процессы компании. Для этого в системе представлен широкий набор простейших графических элементов (стенсилов):

Бизнес-процессы компании отображаются в системе в виде строгой иерархической структуры с учетом тех пулов, которые задействованы в их реализации.

В свою очередь, каждый процесс отображается в виде сложной многоуровневой структуры, что позволяет проследить зоны ответственности на всех этапах:

Панели контроля и аналитики

В дэш-борде «система показателей» модуля QPR Metrics отображаются результаты, достигнутые компании по ключевым направлениям деятельности:

Для подробного изучения текущих показателей по конкретному виду деятельности можно «проваливаться» в карточку любого объекта:

Показатели эффективности (KPI) сотрудников и руководителей отображаются в их личных карточках:

Анализ процессов

Индикаторами эффективности бизнес-процессов здесь являются соответствующие метрики и показатели. Они наглядно отражают ход процессов:

Связь стратегических целей и KPI

Общая картина по всем видам деятельности видна в стратегической карте компании:

Общее впечатление от системы

В системе QPR Suite есть детализированный редактор для моделирования бизнес-процессов, а также средства управления деятельностью компании (мероприятия, рабочие процессы).
Кроме того, QPR Suite обладает большим набором визуальных эффектов, благодаря которым удобно анализировать показатели компании по ключевым направлениям ее деятельности.
Однако интерфейс QPR Suite показался мне более подходящим для ведения аналитики, чем для динамичного управления процессами.

Fox Manager

Моделирование

В системе бизнес-моделирования и анализа процессов Fox Manager каждому направлению деятельности компании соответствуют определенные бизнес-процессы, логика, исполнители и последовательность которых задаются в графической среде редактора:

Схема каждого процесса закрепляется за его карточкой:

Панели контроля и аналитики

При переходе в данный раздел можно проанализировать результативность работы сотрудника на основе процентных показателей:

На основе показателей сотрудников и их результативности осуществляется рассчитывается размер премии:

Можно проследить изменение показателей эффективности сотрудника в динамике. Это делается с помощью графика:

Анализ процессов с помощью показателей

Аналитика качества и оперативности тех операций, которые регламентируются данным процессом, предоставляется в соответствующих отчетах.

Показатели процесса (в данном случае, временные) наглядно отображаются в отчетах. Так выглядит в отчете инфографика, отражающая временные затраты на процессы компании (в процентах):

Связь стратегии и KPI

С помощью модуля «Контроль» можно проанализировать, какие результаты в выполнении тех или иных работ были достигнуты на текущий момент.

Общее впечатление от системы

Система Fox Manager – это инструмент моделирования бизнес-процессов и их анализа с помощью соответствующих показателей, не более того.

Питерсофт: управление процессами

Отечественная BPM-система, разработанная на платформе «1С: Предприятие 8» компанией ПитерСофт.

Структура системы включает в себя следующие функциональные области:

1. управление бизнес-процессами
2. электронный архив
3. система показателей KPI

Моделирование

Бизнес-процессы моделируются в веб-интерфейсе системы в карточке бизнес-процесса. Для этого пользователю предлагается набор простых блок-схем:

Получившаяся графическая схема бизнес-процесса со всеми исполнителями и сопутствующими процедурами отображается в карточке процесса:

Каждой точке (этапу) бизнес-процесса присваивается определенный набор атрибутов (реквизитов), включающих в себя название, указание исполнителей, тип документа:

Следующий шаг в построении логики бизнес-процесса – это настройка его реквизитов:

Сбор показателей может осуществляться вручную и с помощью бизнес-процессов.
При запуске процесса ответственному пользователю приходит соответствующая задача:

Изменения в существующие процессы могут вноситься «на ходу». Достаточно просто удалить или добавить новые блоки в графическую модель процесса.

Типовые процессы могут настраиваться для регулярного исполнения автоматически:

Панели контроля и аналитики

Руководителю предоставляется сводная отчетность по всем показателям деятельности компании:

Анализ процессов с помощью показателей

Сводка по всем типам бизнес-процессов компании с указанием количества запущенных экземпляров и их статусов, планируемых и фактических временных показателей представлена в отчете по выполнению процессов:

Также отчетность по статусам процессов может быть отображена в графическом варианте. Статус операций (задач) по процессу маркируется с помощью цвета:

Связь стратегических целей и KPI

Влияние KPI сотрудников и подразделений на общие результаты компании видно на примере такого элемента, как расчетные показатели.

Расчетные показатели – это суммарные значения, складывающиеся из ряда ключевых показателей по специальной формуле. Например, для вычисления значения «Финансы» складываются показатели «Объем продаж» и «Маржинальная прибыль»:

Слагаемые этой формулы могут быть гибко настроены под каждый расчетный показатель.
Связь между расчетным показателем и KPI графически показана в Панели руководителя.

Модель представления может настраиваться под конкретного пользователя.

Общее впечатление от системы

В решении «Управление процессами» на базе 1С: Предприятие 8 представлен обширный набор средств для построения бизнес-процессов компании. Здесь есть и графический редактор, и инструменты контроля/совершенствования бизнес-процессов, и пользовательские панели визуального отображения показателей.

KPI здесь – не просто опциональный «довесок», а элемент контроллинга процессной модели компании.

Все это реализовано с присущей продуктам линейки 1С скрупулезностью. Например, построение каждого этапа процессной цепочки требует внесения большого объема сопутствующих данных.

ELMA BPM Suite

ELMA – это система класса BPM и одновременно платформа для разработки модулей и решений, нацеленных на различные аспекты бизнеса. Модуль KPI на базе ELMA служит для визуального отображения показателей эффективности сотрудников, которые рассматриваются в привязке к стратегическим целям компании.

Полноценное решение для бизнеса, которое сочетает в себе функционал BPM, метрики процессов, средства управления стратегией и инструменты мотивации персонала, предлагается в пакете ELMA BPM Suite.
Рассмотрим какой функционал поставляется разработчиком в рамках данного пакета.

Моделирование

Дизайнер ELMA – это конфигуратор, в котором графически отображается организационная структура компании. Для этого в распоряжении пользователя находится весь набор простых геометрических фигур и элементов.

В Дизайнере также формируются стратегические цели компании и показатели KPI, закрепленные за определенными сотрудниками и подразделениями. Логически связываясь между собой, показатели образуют дерево показателей.

Панели контроля и аналитики

В системе ELMA есть удобные дэш-борды с графиками и таблицами, на которых показывается динамика изменений как по всем, так и по выбранным показателям:

Сумма показателей сотрудника отражает его общую результативность. Это реализовано в таком элементе системы, как «Матрица эффективности», помимо ключевых показателей включающей в себя средство для мониторинга выполнения SMART-задач (приоритетных задач, поставленных на указанный период), уровень исполнительской дисциплины и оценку руководителя.

Вес этих параметров, набор ключевых показателей, периодичность их учета и другие элементы матрицы эффективности настраиваются отдельно для каждого пользователя/групп пользователей администратором системы:

SMART-задачи – инструмент, заслуживающий отдельного внимания.
Как я уже сказал выше, он служит для постановки приоритетных и стратегически значимых задач сотрудникам. Уже на стадии формулирования задачи возможна ее привязка к конкретной стратегической цели компании. Тем самым подчеркивается значимость результата, достигнутого сотрудником, для успеха всей компании:

Таким образом, ELMA логически связывает стратегию компании и SMART-задачи, являющиеся одной из компонент матрицы эффективности сотрудника.
Все компоненты матрицы эффективности в своей совокупности влияют на размер премии сотрудника, являясь одним из эффективных средств мотивации персонала.

Теперь о том, как цели и показатели отображаются в веб-интерфейсе.

Контроль процессов с помощью KPI

Для каждого процесса можно назначить набор показателей и метрик, которые будут служить контроллерами его исполнения:

Для процессов можно настроить цветовые индикаторы, к каждому из которых привязывается определенный показатель.

Процессы, которые исполняются в штатном режиме, отмечаются в Мониторе процессов зеленым цветом, «отстающие» или «проблемные» – соответственно желтым и красным:

Связь стратегических целей и KPI

В Карте целей графически показаны направления деятельности и стратегические цели компании на текущий период. Уровень «вложенности» карты целей зависит от того, насколько разветвлена организационная структура компании. У каждого подразделения эти цели свои, и они отражают специфику его деятельности:

Общее впечатление о системе

ELMA в варианте поставки BPM Suite – это полноценная система моделирования, управления и контроля бизнес-процессов.
Большое внимание разработчики продукта уделяют учету показателей KPI, что отражено в таких компонентах системы, как показатели эффективности, гибко настраиваемые в соответствии с оргструктурой, процессами компании и привязанные к стратегическим целям, матрица эффективности, SMART-задачи. Динамика показателей отражается с помощью графики и пользовательских дэш-бордов. Все эти инструменты позволяют контролировать качество исполнения бизнес-процессов.

Business Studio

Система бизнес-моделирования процессов предприятия, интересная по своему функционалу и исполнению. Разработчик – отечественный ИТ-вендор ГК «Современные технологии управления». Круг задач, которые позволяет решать Business Studio, включает в себя моделирование и контроллинг бизнес-процессов, проектирование стратегических целей BSC с привязкой к показателей KPI сотрудников и подразделений, имитационное моделирование и анализ баланса компании, поддержка СМК.

Моделирование

Система поддерживает популярные нотации для создания моделей бизнес-процессов: IDEF0, BPMN, EPC, Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart. С помощью блок схем и других графических элементов моделируется структура бизнес-процесса:

Анализ процессов с помощью показателей KPI

В системе есть такой механизм отслеживания динамики, как контроллинг процессов:

Панели контроля и аналитики

В системе есть удобные дэш-борды для ознакомления с показателями компании:

а также инструменты анализа связанных с ними ключевых показателей эффективности, как собственные, так и подразделений компаний:

Динамика изменений этих показателей хорошо видна на соответствующих диаграммах:

Связь стратегических показателей и KPI

В стратегической карте наглядно представлены направления деятельности, цели и показатели компании

Однако чтобы изучить динамику по тем или иным показателям, необходимо углубляться в них. На мой взгляд, это затрудняет формирование целостной картины того, что происходит в компании

Общее впечатление от системы

Система Business Studio обладает развитым функционалом для моделирования и анализа бизнес-процессов с помощью индикаторов, диаграмм и отчетов. Однако средств управления и улучшения процессов в ней не предусмотрено.

ARIS Express 2.4

Программа для моделирования бизнес-процессов и управления предприятием от немецкой компании Software AG. Доступна для бесплатного скачивания на сайте разработчика. Не требует от пользователя навыков программирования и специальных знаний в области ИТ, что особенно актуально для небольших компаний, студентов, изучающих основы управления предприятием.

Несмотря на то, что система бесплатна, она включает в себя полноценный набор инструментов для описания процессов. Основные возможности бесплатной системы таковы:

Моделирование

Удобная среда для моделирования бизнес-процессов с помощью блок-схем (учитывает такие сущности, как события, действия и должности):

Графическая среда для выстраивания процессной логики и иерархии (process landscape):

Маршруты согласований, обработки запросов и документов выстраиваются в соответствии с организационной структурой и процессной моделью компании:

Разработчики ARIS Express 2.4 не обошли вниманием такой аспект, как показатели эффективности персонала.

Панели контроля и аналитики

В бесплатной поставке не предусмотрены. А вот в версии продукта ARIS Business Strategy есть дэшборды для отслеживания KPI и BCS.

Связь стратегических целей с KPI

В компоненте Whiteboard (аналог обычной настенной доски для писания маркером) задаются показатели KPI компании в соответствии с компетенцией сотрудника или подразделения, и стратегическим целям. Показатели эффективности сотрудников формулировать с помощью таких элементов, как KPI Instance (в переводе – «варианты показателей KPI»).

Впечатление о системе

ARIS Xpress – бесплатная система моделирования с простым и понятным интерфейсом. Именно поэтому она применяется в обучении студентов азам описания бизнес-процессов и небольших компаниях. Однако назвать ее полноценной BPM-системой нельзя, так как инструментов управления, совершенствования и контроля бизнес-процессов в ней нет.

Вывод

Итак, средства учета KPI – это важная структурная компонента BPM-систем, объединяющая в себе средства формирования стратегии компании и индикаторы для отслеживания того, насколько эффективно данная стратегия реализуется.

Каждое из интегрированных решений BPM+KPI имеет свою функциональную специфику. Часть из них является универсальными бизнес-решениями, способными подстроиться под специфику практически любой компании, часть же ориентирована на узкие целевые группы. Ряд систем предлагает пользователю полноценный функционал BPM и KPI, ряд других является, по сути, лишь конфигураторами процессов.

Одна из задач инструментов KPI в BPM-системе – контроль исполнения процессов. Не во всех представленных в обзоре системах это реализовано, имеются также различия в способах реализации.

По-разному реализована связь между стратегическими целями и показателями эффективности.
Краткие итоги по рассмотренным системам приведены в таблице:

Система	Тип системы	Отображение стратегических целей	Панель показателей сотрудника	Возможность корректировки процессов на ходу	Поддержка мобильных устройств
	Система моделирования бизнес-процессов	Стратегическая карта	План-фактный анализ по зонам ответственности	нет	нет
	Система бизнес-моделирования	Вкладка «Контроль», цели и показатели	Модуль «Контроль»	нет	нет
	Система управления бизнес-процессами, показателями и взаимодействием в компании	Детализированная карта целей компании, ее подразделений и направлений деятельности	Матрица эффективности	есть	да, есть решение ELMA для IPad
	Система моделирования и анализа бизнес-процессов	Стратегическая карта	Карточка сотрудника	есть	нет
	Система моделирования бизнес-процессов	Причинно-следственная диаграмма	Диаграммы	нет	да, IPad
	Система автоматизации и управления бизнес-процессами	Иерархия целей	Панель руководителя	есть	да, IPad