Приветствуем читателей Хабра! В нескольких своих прошлых статьях мы писали о системе электронного документооборота EOS for SharePoint, — система «ДЕЛО», речь о которой пойдет в этой статье, отличается от него самостоятельностью (в плане платформы) и отсутствием таких дополнительных модулей, как управление совещаниями и файловое хранилище.
Несмотря на широкую популярность решения в госструктурах, изначально СЭД «ДЕЛО» создана для коммерческих предприятий и давно и прочно завоевала эту нишу. Сегодня мы хотим поговорить о ее применении в частном бизнесе различного масштаба и о задачах, которые она решает.
Функции и назначение системы
Система электронного документооборота «ДЕЛО» — готовое решение для обеспечения автоматизированного документооборота в организации. Система применяется и в организациях малого бизнеса, и в крупных холдинговых коммерческих структурах. Количество пользователей системы превышает 6000 компаний и 500000 рабочих мест в России и СНГ.
Система «ДЕЛО» обладает следующими функциональными возможностями:
- создание, изменение, согласование и утверждение проектов документов;
- регистрация, контроль и учет документов, включая документы с ЭЦП;
- учет, контроль исполнения документов, наложение резолюций;
- возможность сделать скан и опознать бумажные документы;
- предоставление пользователям системы собственного личного кабинета с доступом к файлам в рамках своей компетенции;
- рассылка файлов по личным кабинетам сотрудников;
- быстрый поиск документов;
- списание документов, передача на архивное хранение.
Преимущества СЭД «ДЕЛО» для коммерческих организаций
Система обеспечивает электронный документооборот и связанные с ним бизнес-процессы. Это комплексный продукт для бизнеса, который подойдёт для предприятий от одного рабочего места до десятков тысяч. При использовании СЭД «ДЕЛО» преимущества имеют все уровни коммерческой организации, начиная от руководителя, заканчивая рядовыми сотрудниками, которые работают с документацией.
Для руководителя это:
- удобная навигация по документам: их легко найти на любом этапе, составить отчёт и аналитику;
- возможность удаленного и мобильного доступа, в том числе оффлайн;
- прозрачный контроль за документооборотом и исполнением поручений по нему;
- единая площадка для подготовки и согласования договоров с минимальной цепочкой действий.
Преимущества для помощников руководителей, секретарей:
- вся информация и документы в одном месте, удобная работа с ними;
- простые процедуры приёма, отправки и регистрации документов, включая использование шифрования сообщений и электронной подписи;
- автоматическая отправка поручений и документов сотрудникам, уведомления о поступлении новых входящих документов, напоминания сотрудникам по поручениям;
- контроль за исполнением поручений, в т. ч. уведомления всех членов совместной работы о состоянии документа на настоящий момент;
- автоматическое оповещение о несоблюдении сроков рассмотрения или реализации документа.
Преимущества для сотрудников компании, работающих с документацией:
- полнофункциональное рабочее место;
- удобная навигация по документам: есть расширенный поиск с произвольным сочетанием реквизитов, поиск по запросам любой сложности;
- возможность распределения документов по папкам в рабочих кабинетах, информационные рубрики и связки документов в одной тематике обеспечивают удобное хранение и использование;
- контроль за движением документов, оповещения об их состоянии, автоотчёты позволяют получать данные по различным параметрам для анализа и отчётности.
IT-специалисты компании также без труда смогут настраивать программу под задачи организации, интегрировать её через API-интерфейс с прочими системами и приложениями для бизнеса. Автоматическое занесение в протокол наиболее важных действий пользователя в процессе работы с документацией позволит специалисту быстро решить возможные непредвиденные проблемы.
Видео-канал по системе документооборота “ДЕЛО”:
Опыт внедрения системы «ДЕЛО»
СЭД «ДЕЛО» успешно применяется сейчас в следующих отраслях: в нефтегазовой, в строительстве, промышленности, торговле, транспорте, в компаниях топливно-энергетического комплекса, в финансовых и страховых компаниях.
Вот несколько примеров организаций, которые уже внедрили «ДЕЛО» у себя.
В банке «Петрокоммерц», с разветвленной структурой из множества филиалов и подразделений, которые связаны с головным офисом, автоматизированы больше 4000 рабочих мест и введен в эксплуатацию собственный сервер для хранения документов. После внедрения системы заметно повысилась скорость и качество обработки документов, в том числе обращений клиентов компании, осуществлена непрерывная связь внутри компании, сделано безопасное хранение, быстрый доступ, а также использование архивных документов.
ОАО «Мордовцемент» использует систему «ДЕЛО» во всех отделах и подразделениях фирмы. Использование системы позволило выполнить такие задачи, как увеличение «прозрачности» перемещения документов как внутри организации, так и вне её, создание внутрикорпоративного информационного пространства. В результате внедрения «ДЕЛО» на четверть увеличилось время, которое персонал может использовать для выполнения работы, непосредственно связанной с производственной деятельностью компании.
Начиная с 2000 года в ОАО «Татнефть» функционирует система «ДЕЛО», осуществляя автоматизированный документооборот в компании. Сейчас в системе зарегистрировано более 2 млн. документов. Это дало возможность контролировать обмен документации подразделений и непосредственных исполнителей, что способствовало повышению управляемости организации, скорости и качества принимаемых решений. В компании осуществлена централизованная регистрация всей документации и улучшен контроль исполнения решений.
Также СЭД «ДЕЛО» используют следующие крупные компании:
• Мострансгаз,
• Газпромэнерго,
• ТрансКредитБанк,
• СДМ-Банк,
• Коммерсантъ,
• Сибавиастрой,
• Велесстрой,
• Нижнекамскнефтехим,
• Корпорация АВТОКАПИТАЛ,
• Группа компаний «Основа Холдинг»,
• Международный аэропорт «Казань»,
• Авиакомпания «Якутия».
ссылка на оригинал статьи http://habrahabr.ru/post/255795/
Добавить комментарий