Управляем стоимостью проекта с Earned Value Management

Как измерять и контролировать эффективность исполнения планов проектов — такие вопросы являются постоянной головной болью их руководителей. Подходов к решению этих задач много. В данной статье мы рассмотрим основные элементы техники по управлению освоенным объемом (Earned Value Management, EVM), которая применяется повсеместно в проектах США, а у нас только набирает популярность в проектном управлении с учетом обновления Practice Standard for Earned Value Management, PMI. (В 2012 году я уже писал в одном известном в узких кругах журнале о ней.) Вы сможете узнать, как использовать EVM, а в комментариях давайте обсудим, у кого и как на опыте это получалось. В ЛАНИТ мы используем подходы Earned Value Management не везде, но стараемся применять лучшие техники. Также готовы поделиться своими наработками с вами.

Источник

Ключевые точки проекта

Каждый руководитель хочет ясного понимания состояния своего проекта и ответа на вопросы, отстает ли проект от плана выполнения или опережает его, насколько эффективно используются ресурсы, превышен ли бюджет или имеет место экономия, какова стоимость оставшихся работ? Чтобы проект был успешным, нужно внимательно управлять каждым его компонентом и процессом. Руководителю проекта нужна постоянная обратная связь, чтобы вовремя увидеть возможные проблемы и решить их, чтобы все сделать в срок и уложиться в бюджет.

Техника управления освоенным объемом Earned Value Management  помогает справиться с этими задачами. Она интегрирует в себе анализ всего объема работ по проекту с планом выполнения работ и стоимостью его выполнения. Благодаря ей, можно наблюдать за основными метриками состояния проекта и оценивать реальное положение дел, внося необходимые управленческие коррективы.

Источник

Выстраиваем работу по EVM

Вы — руководитель и решили, что вы будете использовать Earned Value Management. Поговорим о практических шагах, которые вам необходимо предпринять. Сначала планирование проекта, затем измерение и анализ сроков выполнения работ и их стоимости по мере реализации проектных задач.

Планируем

Определяем полный объем работ: что должно быть разработано и поставлено заказчику. Объем указывается в содержании работ (Statement of work, SOW), у нас этот термин имеет привычные названия — тех.задание, технические/функциональные требования. На его основе составляется план выполнения проекта и рассчитывается стоимость. Начало простое, все как в классике.

Источник

Каждая работа разбивается на составляющие задачи, что позволяет лучше контролировать исполнение плана — производится декомпозиция работ. Ведь не даром «слона едят по частям».

Иерархическая структура работ (ИСР, Work breakdown structure, WBS) позволяет уточнить проект до управляемых частей — элементов, которые охватывают весь объем работ. К листьям дерева WBS работы все более детализируются.

Иерархическая структура работ создания программного продукта

Теперь определяем исполнителей работ и их зоны ответственности — готовим организационную структуру проектной команды (ОС, Organizational breakdown structure, OBS).

Организационная структура проектной команды

После этого усиливаем контроль над проектом, обозначая контрольные точки. Для них определяем объем работ, необходимый к выполнению, бюджет и план самих работ. В дальнейшем при выполнении контролирующих мероприятий в первую очередь будем смотреть на эти точки для проведения анализа освоенного объема и фактически понесенных затрат.

Ответственность по этим точкам, роли участников указываем в матрице разграничения ответственности (Responsibility assignment matrix, RAM) — проводим пересечение WBS (скоупа работ, отвечая на вопрос «Что должно быть сделано?») и OBS (участников проекта, отвечая на вопрос «Кто ответственен за выполнение задачи?»), тем самым определяем ответственных по контрольным точкам. Один ответственный может отвечать за несколько контрольных точек, но контрольная точка не может быть контролируемой нескольким ответственными.

На этом рисунке контрольные точки выделены желтым цветом.

Определение контрольных точек

Делаем основной план выполнения проекта (integrated master schedule, IMS). В плане все задачи разбиваем на этапы исполнения задач (до самого нижнего уровня WBS) с указанием их длительности и логических связей. Затем отмечаем бюджет для каждой задачи.
 

Главный план выполнения проекта

Составляем бюджет

Для применения Earned Value Management план выполнения работ должен быть интегрирован с плановыми затратами по проекту. В самом конце планирования IMS (очень рекомендую именно тогда) необходимо разработать бюджет. Бюджет должен быть четко привязан к временным интервалам выполнения задач, чтобы понимать, когда и сколько бюджетных средств будет израсходовано.

Источник

Бюджет проекта — один из основных элементов Earned Value Management. Он учитывается:

• в совокупной запланированной стоимости (Budget at completion, BAC), сюда не входят управленческие резервы;
• в плановых значениях – плановый объем (Planned value, PV, или плановая стоимость запланированных работ, Budgeted cost of work scheduled, BCWS);
• в «освоенных» значениях – освоенный объем (Earned value, EV) — отражение плановой стоимости фактически выполненного объема работ за определенный период времени; иногда его также называют плановой стоимостью выполненных работ (Budgeted cost of work performed, BCWP);
• в фактических значениях – фактическая стоимость выполненных работ (Actual cost, AC, или Actual cost of work performed, ACWP).

Вариант развития проекта. Пример отображения EV, PV и АС

Из примера приведенного мной выше видна ситуация на проекте — аналитический блок работ выполнялся раньше времени, но с момента согласования требований началось отклонение от плана, в том числе и в разработке…

Сумма всех бюджетов контрольных точек и еще нераспределенного бюджета является базовым уровнем измерения производительности (Performance measurement baseline, PMB). Он пригодится нам для сравнения стоимости в ходе реализации плана работ.

Измерять используемые ресурсы можно в любых удобных для этого единицах измерения (например, в часах работы, в денежном эквиваленте используемых ресурсов, составляющих бюджет, и пр.).

Рассмотрим основные постулаты техники EVM:

• в случае, если задача завершена, освоенный объем равен бюджету этой задачи,
• в случае, если задача еще не началась, освоенный объем равен нулю,
• в случае, если задача продолжается, освоенный объем равен её бюджету, умноженному на процент её выполнения.

Измеряем прогресс

Источник

Существует несколько основных подходов определения прогресса выполнения задачи.

Фиксированная формула
Удобен для небольших задач. Пример такого подхода – метод 50/50, когда 50% завершения задач указываются при старте их выполнения, а остальные 50% — после завершения. Могут быть использованы альтернативные формулы 25/75 и 0/100. Моё же любимое соотношение – 10/70/20 (старт работ, значительное исполнение задачи, и завершение её выполнения) – позволяет пройти по трёхступенчатому процессу оценки 0% → 10% → 80% →100%.

Взвешенные контрольные точки
Эффективен для длительных задач, когда есть промежуточные результаты. Задача делится на части. Конец каждой части – контрольная точка. После достижения каждой контрольной точки задаче присваивается соответствующий процент ее выполнения.

Процент исполнения
Это простой, но субъективный подход, при котором ответственный за задачу сам оценивает процент выполнения запланированной работы за период. Не всегда эффективна и правдоподобна такая оценка, но такой подход тоже имеет место.

Если есть какие-то количественные показатели, то процент можно рассчитать на их основе. Например, мигрированно 65 356 элементов из 110 320, т.е. 59%.

Распределенный объем работ
Если задача связана с другой задачей, у которой есть свой EV, значение для зависимой задачи может быть определено на основе главной задачи. Такими могут быть синхронные задачи.

Уровень загрузки (level of effort, LOE)
Если результат задачи нематериален и другие перечисленные подходы не могут быть применены, то используем этот подход. Например, для таких задач, как управление проектом или техническое сопровождение пользователей – ответственные за задачи заняты на фиксированный % времени. Таким образом, достаточно просто вычислить, какой будет прогресс, если ответственные занимались этими задачами.

Анализируем отклонения

 

Earned Value Management позволяет выявлять возможные отклонения от планов с помощью анализа своих основных элементов — освоенного объема, плана выполнения работ и фактических расходов. На их основе можно определить:

• отклонение по стоимости (cost variance, CV), указывается в абсолютных значениях и показывает перерасход или экономию на проекте;
• отклонение по срокам (schedule variance, SV), указывается в абсолютных значениях и показывает запаздывание или опережение графика работ;
• индекс стоимости выполнения (cost performance index, CPI), показывает, насколько эффективно команда проекта использует ресурсы;
• индекс сроков выполнения (schedule performance index, SPI), показывает, насколько эффективно команда проекта использует свое время.

Как же их вычислить? Формулы расчета просты. Вот они:
 
$$; $$; $$; $$

В случае, если два первых показателя отрицательны, обратите на это особое внимание, у вас отклонение на проекте не в лучшую сторону.

В случае, если два последних индекса больше или равны 1, проект находится в отличной форме. И наоборот, если меньше 1, это означает, что существует проблема в сроках или стоимости проекта.

Состояние проекта в зависимости от показателей

Прогнозируем

В EVM есть и другие полезные элементы для анализа проекта, которые позволяют ответить на вопросы, какой объем работы осталось сделать, какое количество денежных средств осталось потратить, совпадают ли прогнозы с учетом  текущего прогресса выполнения работа. Приведу эти элементы ниже.

Прогноз по завершению проекта (Estimate at completion, EAC)
Позволяет определить, когда закончится проект и сколько в итоге средств уйдет на него с учетом текущего тренда.

Отклонения по завершению (Variance at completion, VAC)
Информирует об экономии или перерасходе средств в конце проекта в абсолютных или относительных величинах за период.

Индекс производительности до завершения (To complete performance index, TCPI)
Показывает необходимую эффективность использования командой оставшихся ресурсов, чтобы в конце стоимость соответствовала значениям BAC (или EAC, в случае если он был рассчитан экспертным методом). После определения индекса нужно определить, какие действия предпринять для изменения CPI в сторону нового значения, равного TCPI.

Прогноз до завершения (Estimate to complete, ETC)
Показывает ожидаемые затраты на выполнение оставшихся работ по проекту. Его можно рассчитать и экспертным путем, и с помощью математических расчетов на основе эффективности выполнения работ, определяемой CPI.

По итогу проведения прогнозирования хода исполнения плана проекта рекомендую фиксировать итоги прогнозирования и проведения измерительных процедур в графиках/сводных таблицах, это поможет видеть тренды и жизнь проекта, его историю. Не забываем применить корректирующие управленческие действия, для сохранения успешного выполнения проекта, ведь недаром управление изменениями — это одна из основных компетенций руководителя проекта в мире ИТ.

Для понимания, как элементы EVM связаны друг с другом, ниже нарисую график зависимости элементов.

Расчет всех элементов EVM привожу в интеллект-карте ниже в удобном для печати формате (считайте – шпаргалка).

Элементы EVM и их расчетные формулы

SV и SPI считаются на основе трудозатрат выполненных и запланированных работ. Поэтому возможна ситуация, когда работы будут завершены позже планового срока, но при этом показатели будут показывать идеальное состояние проекта — SV=0 и SPI=1. В этом случае применяется метод измерения производительности задач, когда используется время как основной показатель – вместо PV и EV необходимо использовать плановое время (PT) и фактически затраченное время (AT). Так, при выполнении всего объема работ и наличии задержки выполнения можно будет рассчитать альтернативные значения SV и SPI, акцентировав внимание на ней. Расчет для этих величин есть на схеме выше.

Для анализа контрольных точек рекомендую воспользоваться пороговыми значениями, устанавливая их для определения отклонений, находящихся вне разрешенных значений. Пороговые значения помогут акцентировать внимание на отклонениях и анализировать только значимые отклонения и тренды проекта.

Качественный отчет по анализу отклонений содержит:

• описание проблемы,
• причину отклонений,
• меры для снижения влияния отклонения на проект.

Часть пороговых значений следует устанавливать более жесткими для внутренней отчетности, чем для внешней. Это помогает сконцентрироваться на производительности и выявлении возможных отклонений до того, как они станут проблемой для заказчика.

Источник

Используем на практике

Earned Value Management во всем мире зарекомендовала себя как полезный инструмент для контроля производительности и получения обратной связи о состоянии проекта в ходе управления им. За рубежом EVM активно используется такими компаниями, как IBM, Jacobs, Toshiba, SAP, Boeing. В России же её официально признают не так много компаний, например,  «Лукойл» и «Ренессанс Капитал».

В своей практике в ЛАНИТ мы тоже используем технику Earned Value Management. А вы сталкивались в своей работе с EVM? Были ли вам полезны ее подходы?  Предлагаю высказаться в комментариях.

Послесловие

PMI развивает идеи ESM (earned schedule management) — управление освоенным графиком, применяя подходы EVM. Уже сейчас есть драфты используемых механик для целей ESM, позволяющие таргетированно контролировать критический путь и критическую цепь. Но это уже совсем другая история, которую могу рассказать, или о которой можете прочитать в стандарте Practice Standard for Earned Value Management, 2nd edition (2011), бесплатном приложении к PMBOK для членов PMI.

А пока вы размышляете над прочитанным, решите небольшую задачку, ответы пишите в комментариях.

Правильно ответившие, welcome на собеседование.