Удобная система управления базами данных

Хочу поделиться опытом эволюции использования систем баз данных в языковой онлайн школе GLASHA.

Школа образовалась в 2012 году и в начале работы в ней обучалось все 12 студентов, так что никаких проблем с управлением расписанием и оплатами не было. Однако по мере роста, развития и появления новых студентов остро встал вопрос о выборе системы базы данных.

Задача состояла в том, чтобы сделать:
1. Справочник по всем клиентам (студентам), сохраняя их ФИО, часовой пояс, контактные данные и примечания;
2. Аналогичный список преподавателей такой же информацией о них;
3. Сформировать расписание преподавателей в этой же системе;
4. Сделать автоматическую генерацию журнала занятий;

5. Отслеживать историю занятий;

6. Учет финансов как для списания с бюджетов учеников, так и для оплаты учителям;

7. Схему отслеживание должников среди студентов;
8. Записную книжку для заметок о каких то нюансах уроков с всплывающими напоминалками

Как ни странно, всю эту сложную отчетность удалось сделать с помощью Excel
Более того, электронные таблицы позволили соединять бюджеты учеников в один (если занимаются члены одной семьи), соединять бюджеты учителей (если они представляют школы партнеров), вводить разные коэффициенты для оплат преподавателям, выставлять разные прайсы для учеников, отслеживать бонусы и штрафы операторов скайп школы, смотреть аналитику по оплатам и урокам.

Однако, когда число учеников увеличилось до двухсот человек, а количество преподавателей до 75, то этот функционал, сделанный на грани возможностей Excel, перестал быть удобным.

Во — первых, количество отчетов стало недостаточным для системы управления, во — вторых, оффлайн версия требовала регулярной чистки для сохранения высокой скорости работы. Кроме этого, потребовалась интеграция с ботами для проверки свободных слотов у преподавателей, проверки баланса по запросу студентов, отправки смс об отмене уроков и т.д.

И со временем мы создали веб-приложение GLASHA, по сути, это ERP система, которая позволяет планировать загрузку учителей, вести персональные расписания занятий студентов, а также вести учет финансов.благодаря которому стали доступны разные формы отчетов, отпала необходимость в ежемесячной коррекции базы, появилась возможность сделать личный кабинет клиента и загружать туда домашнее задание, тесты для проверки знаний, привязать расписание к часовому поясу каждого студента и т.д.

Я думаю, что такая система планирования была бы полезна для оптимизации в любом виде бизнеса.