Гайд для фрилансеров: самые частые вопросы по работе ИП

В ноябре мы задумали собрать большой пост о том, как жить, если ты индивидуальный предприниматель (ИП). Мы попросили пользователей Хабра набросать нам вопросы из серии «хотели знать, но боялись спросить». Получился отличный список.

Ответить на вопросы мы предложили нашим друзям из Тинькофф Бизнеса — они сами регистрируют ИП и знают все юридические тонкости. Главный бонус: в течение недели в комментариях будет дежурить mat-ulyana, которая ответит на любые вопросы.

Содержание

Матчасть
Когда нужно открывать ИП и от чего это зависит?
Как государство узнает, что я работаю без ИП?
Сколько налогов я буду платить?
Налог на профессиональный доход выглядит выгоднее, чем ИП. Это правда?
Какие банки работают с ИП?
Может ли ИП на патенте работать не по месту регистрации патента?
Для какой категории заказчиков фрилансер как ИП будет преимуществом перед обычным «физиком»?
Говорят, что открыть ИП просто, а закрыть — нет?
Как правильно оформлять деньги за выполненные работы? Если оплатили наличными? Переводом на карту?
Я что-то слышал про онлайн-кассы. К ИП еще ее нужно покупать?
С ИП можно выполнять работы по договорам подряда как физлицо или устроиться на работу по трудовому договору? Нужно закрывать ИП?
Сколько ИП может бездействовать и не проводить операции? Можно ли оставить ИП «на потом»?

Матчасть

В статье будут встречаться разные термины. Чтобы не путаться, сначала пройдемся по теории.
При регистрации ИП нужно выбрать систему налогообложения и коды ОКВЭД.

Коды ОКВЭД. Это коды видов экономической деятельности. Грубо говоря, ИП как бы берет себе ярлык «я разработчик» или «я копирайтер».

Вот для чего нужны коды ОКВЭД:

• Некоторые системы налогообложения и налоговые льготы действуют только для конкретных сфер деятельности.
• Государству так проще подсчитывать, сколько компаний и в каких сферах работает. Потом эта информация появляется в статистических отчетах.
• Налоговая отслеживает экономическую обоснованность сделок между компаниями. Если ИП заявил себя как ИТ-компания, а на самом деле торгует памперсами — это странно.
• Все коды ОКВЭД есть в справочнике. Там сначала большая группа — две цифры, потом подгруппа, а в ней — конкретные виды деятельности:

При регистрации нужно указать четырехзначных код.

В законе не прописаны ограничения, сколько кодов можно выбрать. ИП может заниматься разработкой, текстами и видеосъемкой. Главное, чтобы эти коды были из близких сфер. Подозрительно, если ИП одновременно занимается разработкой, оптовой продажей и металлом — могут быть вопросы от налоговой и банка.

Наш совет такой: выбирайте все коды внутри вашей группы. Например, вы занимаетесь разработкой ПО, но не можете определиться с кодами. Выбирайте все четырехзначные коды в группе 62 (разработка программ).

Система налогообложения. Для ИТ-сферы подходят три:

1. УСН «Доходы».
2. Патент — только для определенных сфер деятельности.
3. Налог на профессиональный доход (НПД) — те самые самозанятые.

В зависимости от системы налогообложения ИП платит разные налоги. По умолчанию при регистрации ИП вам назначают общую систему налогообложения. Она самая сложная: много налогов, отчетность, НДС. С этим лучше не связываться. Поэтому лучше прямо при регистрации ИП подать заявление для перехода на УСН или патент. Проследите за этим, если будете регистрировать сами или через специальные сервисы.

С теорией пока все.

Когда нужно открывать ИП и от чего это зависит?

По закону человек должен открыть ИП или ООО, если занимается предпринимательской деятельностью:

1. Делает что-то сам. Например, занимается разработкой сайтов, ищет клиентов, договаривается об условиях, получает деньги. Он может нанимать сотрудников, но тоже для своей работы.
2. Осуществляет деятельность на свой страх и риск. Разработчик сайтов сам оценивает работу, берется за сложный сайт. Если не сможет его сделать, ему придется вернуть деньги заказчику. И только разработчик за это отвечает.
3. Систематически получает доход. Это не разовая, а постоянная работа. Разработчик не один раз по дружбе помог сверстать сайт, а делает это постоянно и получает за это деньги.

Все признаки должны совпадать, об этом говорит Гражданский кодекс.

Если все три признака совпадают, но человек работает без ИП, налоговая может это отследить и потребовать заплатить все налоги за время работы. Например, НДС с каждой сделки.

Правда, здесь тоже много тонкостей. Человек может получать доходы от пассивного использования авторских прав без регистрации ИП. Программист разрабатывает мобильное приложение, выкладывает его в Гугл-плей и получает деньги. Это не предпринимательство, можно жить без ИП.

Если разработчик активно рекламирует приложение, нанимает фрилансеров, привлекает инвестиции — нужно ИП.

Как государство узнает, что я работаю без ИП?

Вот как налоговая может это сделать:

• по движению денег по карте;
• жалобе от клиента;
• дорогим покупкам;
• через контрольную закупку.

По движению денег по личной карте. Налоговая знает обо всех открытых счетах и в рамках налоговой проверки может запросить у банка выписку.

Банки проверяют абсолютно все операции, по всем личным картам, но мы об этом не знаем. Проверки проходят в фоне. Если банк замечает подозрительную операцию, он имеет право остановить ее и попросить объяснения.

Например, каждый месяц на счет приходят 100 000 рублей. Банк может остановить эту операцию и попросить разъяснить, кто присылает деньги. Счет в это время будет заблокирован.

По жалобе клиента. Фрилансер выполнит работу для клиента, тот останется недоволен и напишет не только отзыв в интернете, но еще в Роспотребнадзор. Даже звонить не придется, только написать на сайте. Причем так могут сделать враги или завистники, которым не нравится, что у вас крутые заказчики.

По дорогим покупкам. Например, человек официально безработный, ИП нет, но вдруг покупает автомобиль за два миллиона рублей. ГИБДД передаст информацию в ИФНС, чтобы начислить транспортный налог.

По закону налоговая не обязана проверять все покупки, но инспектор может заинтересоваться, откуда у безработного такая сумма. А может и не заинтересоваться — как повезет.

Через контрольную закупку. Налоговая — это такие же люди, они сидят в инстаграме и читают фейсбук. Там они могут заметить человека, который берет деньги за свои услуги, но не платит налоги.

В прошлом году была новость, что кондитер продавал торты через интернет, ИП не было, люди платили на карту или наличными. Налоговая купила торт, а потом попросила кондитера пояснить, сколько он заработал. За такое придется выплатить налоги за все время.

Получается, фрилансер может обсуждать работу над проектом в фейсбуке, а это отследит налоговая, придет под видом клиента и будут проблемы.

Мы часто слышим возражения: «Ну как-то живем пока, кому мы нужны, налоговой такие суммы неинтересны». Но это не так.

Налоговая все больше использует современные технологии. Обработка документов, сверки, проверка цепочек контрагентов — все это делают автоматизированные системы. Это значит, что у инспекторов освобождается время, которое они раньше тратили на ручную проверку. И они направляют свои силы в интернет.

Сколько налогов я буду платить?

Все зависит от системы налогообложения. Здесь модель расчета, чтобы вы могли подставить свои цифры.

Работает на УСН «Доходы». Представим, перед нами копирайтер, в месяц зарабатывает 100 000 ₽. Платит налог по ставке 6%. Его траты:

• обязательные страховые взносы — 36 238 рублей за 2019 год;
• дополнительные страховые взносы — 1%, если заработал за год больше 300 000 рублей;
• налог — 6% с дохода.

По закону можно уменьшить налог на страховые взносы. Вот как выходит за год:

Доход за год — 100 000 ₽ × 12 = 1 200 000 ₽
Налог за год — 1 200 000 ₽ × 6% = 72 000 ₽
Обязательные взносы — 36 238 ₽
Дополнительные взносы с дохода свыше 300 000 рублей — (1 200 000 − 300 000) × 1% = 9000 ₽
Уменьшаем налог на сумму взносов, должны заплатить: 72 000 − 36 238 − 9000 = 26 762 ₽
Расходы за год: 26 762 + 36 238 + 9000 = 72 000 ₽
В среднем за месяц — 6000 ₽

Мы посчитали в упрощенном виде. Например, не учитывали расходы на банковское обслуживание.

В некоторых регионах налоговые ставки могут отличаться, потому что действуют льготы или налоговые каникулы. Например, иногда в первые два года ИП вообще не платит налог или работает по сниженной ставке. Об этом лучше узнавать при регистрации ИП и на сайте налоговой.

Заходите на сайт налоговой, выбираете свой регион и смотрите, какие ставки и льготы предусмотрены:

Работает на патенте. На патенте ИП платят фиксированную сумму налога за год. Она не зависит от реального дохода. Ее рассчитывают по потенциальному доходу, который предприниматель может получить в этой сфере бизнеса в этом регионе.

Патентный режим налогообложения действует для определенных сфер деятельности. Он подойдет, если разрабатываете программы и ремонтируете компьютеры, но обязательно проверьте, действует ли патент для данного вида деятельности в своем регионе на сайте налоговой:

Стоимость патента зависит от региона. Например, программист в Московской области за год будет платить 12 528 ₽. А в Туле — 3810 ₽.

В случае с патентом нельзя уменьшить налог на сумму взносов. Дополнительные взносы нужно считать, если потенциальный доход превышает 300 000 ₽. Это 1% со всех доходов свыше 300 000 рублей. Потенциальный доход — доход, который посчитала налоговая для вашей сферы.

Потенциальный доход считают обратным счетом. Давайте попробуем:

Стоимость патента = потенциальный доход × 6%.
Программист в Московской области купил патент за 12 529 ₽.
Потенциальный доход — 12 529 / 6% = 208 816 ₽.
Это меньше 300 000 ₽, дополнительные взносы платить не надо.

Считаем для программиста в Московской области:

Плата за патент — 12 528 ₽.
Фиксированные взносы — 36 238 ₽.
Всего за год: 12 528 + 36 238 = 48 766 ₽.
Дополнительные взносы не нужны. Мы посчитали в предыдущем примере, что потенциальный доход меньше 300 000 ₽.
В среднем за месяц — 4064 ₽.

Налог на профессиональный доход. Здесь платите 6%, если работаете с компаниями и ИП, и 4% — с населением.

Человек повесил объявление о ремонте компьютеров, люди к нему обращаются, он приходит и ремонтирует. За месяц зарабатывает 100 000 ₽, это 1 200 000 ₽ в год.

Налог — 1 200 000 ₽ × 4% = 48 000 ₽.

Взносы в пенсионный фонд — по желанию, можно платить, а можно — нет.

Принцип выбора системы налогообложения такой:

Сферы деятельности, которые могут работать на патенте, отличаются в разных регионах. Проверяйте на сайте налоговой.

Налог на профессиональный доход — пока экспериментальный. В 2019 действует в четырех регионах: в Москве и Подмосковье, Калужской области и Татарстане. А с 2020 года — еще в 19 регионах.

Налог на профессиональный доход выглядит выгоднее, чем ИП. Это правда?

Это зависит от того, с кем вы работаете и какой доход получаете. Давайте еще раз про условия:

• 6% с дохода, если работаете с компаниями и ИП, и 4% — с населением.
• Ограничения по доходу — 2,4 млн рублей в год.
• Режим экспериментальный и работает только для Москвы, Московской и Калужской областей, Татарстана. С 2020 года — в еще 19 регионах;
• В пенсионный фонд с этого налога ничего не идет. Но можно отчислять по своему желанию.

Так выгодно работать, если вы оказываете мелкие услуги физлицам: чините компьютеры, делаете переводы, корректуру.

Если вы работаете с компаниями, это не всегда удобно. Серьезные компании захотят договор с ИП или юрлицом.

Какие банки работают с ИП?

Все банки, которые работают с юрлицами, работают и с ИП. Но лучше выбирать банки, которые специализируются на малом бизнесе. Вот на что обратите внимание:

Бесплатные месяцы обслуживания. Некоторые банки месяц-два или три дают что-то вроде тестового режима — пользуетесь счетом и ничего не платите.

Обслуживание счета в месяц. В некоторых банках не нужно платить за счет, если нет операций.

Условия валютного контроля. Если работаете с иностранными заказчиками. Валютный контроль сложная штука: шаг влево, шаг вправо — получаешь штраф. Иногда этот штраф может быть на всю сумму платежа. Но в некоторых банках упрощенный валютный контроль.

Нужно ли ходить в банк. Выбирайте онлайн-банки, чтобы решать все вопросы в чате и по телефону.

Дополнительные сервисы. Например, в некоторых банках бесплатная онлайн-бухгалтерия. Система смотрит на обороты по счету, считает и отправляет налоги, заполняет отчетность по вашей системе налогообложения. А вы только подтверждаете и подписываете платежки.

Дополнительные услуги. В некоторых банках развитая экосистема. Это удобно, если собираетесь подключать дополнительные услуги. Например, сейчас только программируете, но планируете открывать собственный курс. Тогда нужен эквайринг, чтобы принимать деньги от клиентов через интернет по картам.

Прежде чем открывать счет, поговорите с менеджером, задайте вопросы, посмотрите, насколько открыто они отвечают.

Может ли ИП на патенте работать не по месту регистрации патента?

Да, может. Такой вопрос как-то задавали Минфину: может ли программист на патенте, который работает дистанционно, заключать договоры с иностранными заказчиками. Ответ был таким:

Индивидуальный предприниматель на патенте вправе оказывать услуги по разработке программного обеспечения для иностранных заказчиков, используя интернет. Но для этого необходимо, чтобы договор на оказание названных услуг был заключен в том субъекте Российской Федерации, в котором получен патент

Это значит, что можно купить патент в своем регионе, а работать удаленно с клиентами откуда угодно. Правда, письма Минфина не считаются законом. Завтра Минфин может выпустить еще одно письмо, с другой информацией. Но пока так.

Для какой категории заказчиков фрилансер как ИП будет преимуществом перед обычным «физиком»?

Тут дело в том, насколько с вами будет удобно работать компаниям. Если компания нанимает физлицо, ей нужно платить за него взносы и перечислять НДФЛ. Когда работает с ИП или самозанятым на НПД, просто перечисляет деньги за работу и всё.

Говорят, что открыть ИП просто, а закрыть — нет?

Это не так. Если вы работаете один, у вас нет сотрудников и вы не пользуетесь кассой, закрыть ИП просто. Порядок действий такой:

1. Разобраться с долгами.
2. Закрыть счет.
3. Заплатить госпошлину.
4. Заполнить заявление.
5. Сдать документы в налоговую.
6. Получить выписку из ЕГРИП.
7. Оплатить взносы.
8. Сдать декларацию и заплатить налоги.

Кажется, что очень много работы. На самом деле это не так, можно управиться за две недели и даже быстрее. Кратко пройдемся по всем пунктам.

Разобраться с долгами. До закрытия ИП нужно:

1. Расплатиться с партнерами по долгам. Если вы взяли деньги за работу, но не сделали ее, долг останется даже после закрытия ИП. Бывший партнер может пойти в суд, и дальше будет неприятная ситуация.
2. Собрать долги, если вам кто-то должен. Обычно это не нужно разработчикам и фрилансерам, они сами выполняют работу, не нанимают подрядчиков и не работают с поставщиками.

После закрытия ИП ваш расчетный счет заблокируется, и прием денег от партнеров станет незаконным.

Закрыть счет. Если на счете есть деньги, банк их вернет.

Заплатить госпошлину. Для этого нужно зайти на сайт налоговой, выбрать пункт «Регистрация ИП» → тип платежа «Прекращение деятельности». Это удовольствие стоит 160 рублей:

Заполнить заявление. Скачайте заявление с сайта налоговой и заполните. Его нужно будет распечатать дома, а подписать уже в налоговой во время подачи документов.

Сдать документы в налоговую. Вам понадобятся:

• Копия паспорта.
• Квитанция об оплате госпошлины.
• Заявление.

Всё это можно отнести самому, отправить почтой, через сайт налоговой, МФЦ или онлайн-бухгалтерию.

Получить выписку из ЕГРИП. Через пять дней после подачи документов на электронную почту придет выписка. Она подтверждает, что ИП закрыто.

Оплатить взносы. Вы должны заплатить взносы за время работы ИП. На это есть 15 дней со дня получения выписки из ЕГРИП.

Сдать декларацию и заплатить налоги. Только для УСН, не позднее 30 апреля следующего года.

Как правильно оформлять деньги за выполненные работы? Если оплатили наличными? Переводом на карту?

Если работаете как ИП, все деньги проходят через расчетный счет. Схема такая:

• заключаете договор с заказчиком;
• он перечисляет деньги;
• выполняете работы;
• заказчик принимает работы;
• подписываете акты.

Все деньги на счете ИП — ваши личные. Их можно тратить на покупку нового ноутбука, библиотеки шрифтов или кроссовки. Мы рекомендуем как можно меньше снимать наличные, а пользоваться бизнес-картой. По сути это обычная карта, только напрямую привязана к счету.

Банки обращают внимание, если ИП получает деньги на счет и тут же снимает полную сумму. Расходы по бизнес-карте помогают снять эти вопросы: банк видит, что по счету проходят реальные операции.

Когда работаете как ИП, принимать деньги на личную карту — незаконно. Все через расчетный счет.

Я что-то слышал про онлайн-кассы. К ИП еще ее нужно покупать?

Онлайн-касса нужна только для расчетов с физлицами. Схема такая:

• Принимаете деньги как ИП на расчетный счет от компаний и других ИП — касса не нужна.
• Работаете как самозанятый на НПД — касса не нужна. Специальный чек вы формируете в мобильном приложении и отправляете заказчику.
• Работаете с физлицами — касса нужна, но есть исключения.

ИП на некоторых системах налогообложения пока могут работать без онлайн-касс:

• ИП на патенте.
• ИП без сотрудников на УСН, если делаете все сами — до 1 июля 2021 года. То есть чините компьютеры или разрабатываете программы сами, не привлекаете работников по трудовому договору.

Это правила из действующих законов на конец декабря 2019 года. И они могут меняться.

С ИП можно выполнять работы по договорам подряда как физлицо или устроиться на работу по трудовому договору? Нужно закрывать ИП?

Вы можете открыть ИП и в то же время работать в штате в другой компании. Никаких ограничений нет, и никто не может этого запретить. Закрывать ИП не нужно.

Единственный риск — ваш работодатель может быть против того, что вы работаете где-то еще. Но это вопрос личных отношений, рекомендуем договориться.

Если работаете по трудовому договору, взносы за ИП все равно придется платить.

Сколько ИП может бездействовать и не проводить операции? Можно ли оставить ИП «на потом»?

В целом — сколько угодно. Вы можете открыть ИП и не использовать его.

Правда, в зависимости от системы налогообложения есть тонкости:

• ИП на УСН должны платить обязательные страховые взносы и сдавать нулевую декларацию, даже если не работают весь год.
• ИП на патенте должны оплатить полную стоимость патента. Если не платить — предпринимателя автоматически переведут на общую систему налогообложения.
• Самозанятый может стоять на паузе сколько угодно времени, ничего платить не надо.

Заплатить взносы и заполнить декларацию по УСН несложно. Можно сделать самому, через сервисы онлайн-бухгалтерии или попросить бухгалтера. Да и в налоговую можно не ходить, а отправить через те же сервисы онлайн-бухгалтерии или сайт госуслуг, если есть электронная подпись.

ИП на УСН невыгодно держать без работы годами, потому что вы все равно будете платить взносы больше 40 000 рублей в год. Легче закрыть. Но если открыли и планируете работать через несколько месяцев или полгода, оставляйте.