Как я искал хелпдеск среди 15 решений и… не нашёл

Этой статьи не должно было быть: вроде как и Хабр не жалобная книга, и у меня частная история далеко не хабровской компании. Но именно на Хабре я получил не очень корректное отношение одной компании и познакомился аж с двумя другими в самый подходящий момент — в момент, когда я искал хелпдеск. Я протестировал и перебрал 15 разных хелпдеск-систем и не смог выбрать из них ни одну! Уже прочувствовали всю драму? Рано! В общем, я перекипел, выпустил пар, заставил потестировать своих коллег, немного выдохнул и решил не бомбить на эмоциях, а написать текст — о том, как требования могут соотноситься с ПО и о том, что разработчики иногда несколько оторваны от реальности. Хотя без эмоций не получится, потому что я был по обе стороны софта: и заказчиком, и разработчиком, а значит, понимаю обоих. Но никого не хочу оправдывать. Простите, если будет лонгрид. Может и лонг, но зато экшен!

Duran (вроде бы)

Итак, что случилось

Некоторое время назад я устроился в компанию на должность технического директора. Компания занимается продажей и обслуживанием медицинского оборудования (не самого сложного, но распространённого), работает напрямую с множеством частных клиник, косметических кабинетов, студий, стоматологов и проч. Никаких особенных секретов в этом бизнесе нет, и в принципе ребята обходились услугами приходящего сисадмина, но некоторая смена бизнес-процессов заставила обрести продвинутого специалиста для контроля и поддержки работы CRM-системы, собственного сервера, IT-парка сотрудников, 1С (я плакал и отбивался) и проч. инфраструктурных штук. Особенно остро стояли три проблемы, которые имеют очень важное значение для этой статьи.

1. CRM в компании очень легаси — я даже название писать не буду, его здесь никто не вспомнит. Даже вендор не выходит на контакт по этой версии и переводит стрелки на партнёра. Однако у меня в руках есть некоторые инструменты доработки и система довольно надёжно и удобно устроена и отлично хранит клиентскую базу. Очень важно понимать, что клиентская база такой компании — ценнейший актив (да простят меня коллеги!), потому что уход даже 5 клиентов к конкурентам больно ударит по выручке.
2. На меня свалили работу технической и клиентской поддержки: и найм, и обучение, и сопровождение — а вы что думали, малый бизнес нанимает тех. дира, чтобы он кресло задницей прессовал? Фиг там.
3. После 2 месяцев пункта два я сдох спился взвыл и понял, что мне нужен хелп… Хелпдеск! Сервис деск! Тикет-система! Пусть оно называется как хочет, но избавит моих операторов от легаси CRM (которая норм для продажников, но крайне геморройна для поддержек обоих видов — сервисной и клиентской). 

Итак, я оставил мысли о покупке новой CRM и миграции на неё всей базы на подкорке, а сам решил быстренько установить/купить хелпдеск, обучить моих девочек и мальчиков за пару дней и предаться копанию в админских системах. Это был май. Сегодня, в декабре, я расписываюсь в своей наивности.

Короткий список из 11 лучших систем с рекомендацией, для кого они — внизу.

Можно всех посмотреть?

Бесплатно, то есть… недаром

Как любой сотрудник российской компании малого бизнеса, я начал с бесплатных программ — чтобы не выбивать бюджет, не проводить совещания, а быстренько начать работать и распространить свой опыт на коллег. Ну-с.

Freehelpdesk — для меня сразу мимо, потому что он десктопный. Но я же исследователь, поэтому качнул и поковырял. Простой, крепкий хелпдеск с открытым кодом — привычный интерфейс начала 2000-х. Я откровенно не понимаю, в каких случаях оправдана хелпдеск-система не в облаке, особенно такого уровня (допускаю, что есть какие-то запросы в плане безопасности, но таким компаниям не годится такой софт). 

Форма заведения тикета в Freehelpdesk

osTicket  — open source, весьма скромная функциональность и звание «самой популярной в мире программы для поддержки клиентов» (what?!). Но есть облако, которое вычёркивает хелпдеск из этого раздела: облако платное и стоит от 9$ на человека в месяц. В опенсорсной версии много ограничений, без танцев с бубном работать не получится.

Окно с тикетами и быстрым просмотром тикета в osTicket 

Большинство рекламируемых «бесплатных» систем — это free тарифы платных вендоров со всеми вытекающими: ограничения по срокам использования, количеству операторов, количеству тикетов и оборудования и т.д. Ну мы же с вами знаем, что это всё маркетинг, поэтому бесплатные версии всерьёз обсуждать не будем.

Что ж, в иной раз я убедился в истине, которую постиг ещё будучи разработчиком: бесплатный софт — это либо ловушка (плати за поддержку, установку и т.д.), либо пшик (а что ты за бесплатно-то хотел?). В общем, мне немного жаль те компании, которые исходят исключительно из соображений бесплатности. Ребят, вас никто не заставляет покупать решения от огромных системных интеграторов за миллионы, но ведь полно нормального, доступного софта. Я вам больше скажу — почти все перечисленные в статье решения по сути к таким и относятся, только нужно смотреть по потребностям.

Вендорские платные решения

«А вот тут разгуляться!», — подумал я и, конечно, зря. Я и моя команда в составе двух человек тестировали эти системы, анализировали профили работы, общались с вендорами в течение 2 месяцев. Я бы мог многое рассказать о нюансах общения — например, как девушка бросила трубку, узнав, что «прямщас-не-купим», как менеджер врал про цены, как профессионально культурно и слаженно работают менеджеры Terrasoft (ой, я это вслух сказал), какая классная цепочка  писем у Okdesk (правда, от неё устаёшь уже пока выбираешь, регайтесь на левые почты), насколько конкретен и лаконичен разговор с инженерами ZEDLine Support (никаких продажников на меня не напало), как душевен консультант ITSM 365 (от Наумена ждёшь скриптов) и как много вендоры привирают про свои продукты 😉 И да, я помню всех, кто не перезвонил.

ITSM 365. Так получилось, что с этой системой я довольно давно знаком как пользователь и системный администратор, поэтому сюрпризов было мало. Мне всегда нравилось, что есть клиентский портал, а это одно из моих основных требований, есть конкурентные лицензии — для посменного саппорта отличный способ сэкономить. Это хорошая ITSM-система, которая помогает управлять ИТ-активами и немного хуже — всем остальным. Судя по анонсам, скорой выйдет версия Customer — рассчитываю её увидеть ещё до того, как мы что-либо внедрим. Но это Naumen, а Naumen — это дорого. Впрочем, о ценах я напишу ниже.

Почему вычеркнул? Нет нужных функций, заточено под ITSM, напрягло постоянное напоминание менеджера о платформенности. Платформа это, может, и круто, но мне бы начать работать, а не пилить в свободное время рабочий хелпдеск. Дорого.

Service Creatio — бывший bpm’online, а до этого Terrasoft, и у меня нет повода не доверять этой компании. Хорошая система, которая представляет собой хелпдеск, «натянутый» на лучшие паттерны CRM-системы. В карточке инцидента используется исчерпывающая информация, можно настраивать нормативное время реакции, считать затраты времени, есть возможность настройки очередей с правилами и шаблонами и т.д. Если бы можно было давать места в моём обзоре, я бы дал Creatio первое место. 

Так почему вычеркнул, если понравилось? Мы хоть и занимаемся мед. оборудованием, зубы по 27 тыщ за кариес не лечим, поэтому являемся малым бизнесом. И нам дорого. 1630 р. на пользователя в месяц — чем дороже остальных?! Но Terrasoft ещё со времён декстопного CRM славится дерзкими игрищами с ценовой политикой, ставит * и… начинается. Короче, стоимость минимального стартового пакета для новых клиентов составляет 2500 USD, курс привязан к валюте, поддержка очень платная, внедрение очень платное, контракт нужно заключать сразу на год и никаких тебе скидок + если большой объём работ, придётся платить за расширение дискового пространства и т.д. То есть в первый месяц вынь да положь минимум 200-250 тыс. руб. Для кого-то это вся выручка. Не знаю, если вы очень большая компания — присмотритесь, если маленькая, идём дальше, там интересно.

Okdesk — ребята, которые пытаются влезть в шкуру сервиса номер один, знали, что делали, ибо выходцы из Naumen. 

Хороший, полноценный хелпдеск для сервисных компаний — с геотаргетингом, личным кабинетом клиента, отчётностью, удобным интерфейсом работы с заявками, хороший набор атрибутов, симпатичные информативные дашборды. Отдельно порадовала настраиваемость и готовность компании к диалогу и вообще тесному общению (надеюсь, не только до момента покупки). Милейшее наполнение демо-базы с героями сказок. Из минусов — тормоза как на демке, так и во время презентации менеджера. Я прикинул, сколько записей у меня будет по запчастям оборудования (они обслуживаются отдельно), по расходникам, по инцидентам и запросам на донастройку и решил, что не хочу, чтобы система во время работы подвисала. Пусть она будет проще, но работает оптимизированно.

Почему вычеркнул? Эта система стояла первой к покупке в моём рейтинге, но некоторое общение на Хабре, игнор личных сообщений с важными подробностями и отрицание поведения своего менеджера (грамотного и клёвого, но облажавшегося в паре моментов) заставили меня задуматься — а как они поведут себя со мной в дальнейшем. Ну и да, для меня система слишком перегружена, не хочу платить за квази-CRM, мне своей хватает. Пусть я субъективен, но по совокупности — нет.

IntraService — всё, что я хочу сказать об этой системе, так это то, что портал создавался час и не создался, потом 15 минут и только с третьего раза минуты 3-5. При этом стабильность соединения и скорость не менялись. Ну как так-то? 

Но я парень упорный, и протестировал функциональность. Мне показалось, что она больше заточена под запросы на доработку со стороны вендора. Форма заявки перегруженная (12-15 полей), окно заявок перецвечено (хотя очень быстро привыкаешь ко всем этим цветам и обозначениям, для саппорта а-ля колл-центр очень неплохо). Понравились фильтры для выбора заявок (27 критериев фильтрации), предпросмотр заявки, выгрузка в Эксель (аккуратно), API. 
Почему не выбрал? Ну это просто не то, что мне нужно + не понравилось моим коллегам. Для кого-то вполне компромиссный вариант. Судя по сайту и диалогами с менеджерами, компания не изобилует клиентами. Иногда таких стоит выбрать хотя бы потому что у них будет время с вами возиться. Но за такую цену есть интересные решения из вышеописанных.

HelpDeskEddy — к этому моменту я заигрался в Шерлока Холмса, а тут такое! 

Но сперва о функциональности. Внутри системы HelpDeskEddy заявки создаются как письма. то есть вы пишете сообщение внутри системы, как в почтовом клиенте, и после этого формируется заявка. Все ответы и комментарии оформляются точно так же. В принципе это то, что творится у меня сейчас на работе, но в красивом организованном интерфейсе с логикой. Параметров заявок не так много, организация таблиц тикетов и доступа тоже не очень удобны. По сути, это больше система-конструктор для продвинутых пользователей и администраторов.

Обычно я проскакиваю маркетинговую шелуху, но тут я увидел среди клиентов Lamoda, L’Oreal, mail.ru, ВТБ, Delivery Club. Неужели реально у этих компаний так организован хелпдеск? Провёл расследование с помощью СБИС и TAdviser, почитал источники, изучил финансы. Выяснилось, что компания занимается индивидуальной заказной разработкой, в том числе для банковской сферы. Как я понял, сам хелпдеск это далеко не основной продукт.

Почему не выбрал? Мне не понравилась логика формирования всех заявок как почтовых сообщений. 

Еадеск — знал их чуть ранее по фрилансерской своей деятельности, посмотрел и сейчас. Компания отказалась от позиционирования себя как хелпдеска и стала «первой CRM-система для поддержки клиентов». Ну, во-первых, не первой, во-вторых, не CRM. По сути, это очень простая система, в которую сливаются все диалоги из мессенджеров и соц.сетей и диалог является главной сущностью, по нему же создаются задачи. И… всё. Есть какие-то фишечки в настройках, но суть от этого не меняется.
 
Почему не выбрал? Это однозначно не хелпдеск и тем более не CRM, это какой-то омниканальный сборщик. Наверное, такое решение подойдёт какому-нибудь В2С из малого бизнеса. В общем, инструмент сбора и хранения диалогов и обращений по ним, но никак не профильное ПО. 

Юздеск похож по логике на предыдущий сервис, но более сервис-ориентирован, с показателями SLA (мониторинг качества обслуживания, что неплохо) и элементами тикет-системы. Есть правила обработки заявок, есть шаблоны. Фишка — максимум простой интеграции с другими сервисами. Проект Сколково, грешат инфобизнесом 😉 Я бы сказал, что это простое и оптимальное решение для SMM-задач компаний разного масштаба.
Почему не выбрал? Совсем не тот профиль.

Было ещё четыре сервиса, которые я посмотрел, два из них — жёсткий ITSM по ITIL, абсолютно айтишные решения, а два даже упоминать не хочу, чтобы им трафик с Хабра был, поскольку ощущение, что они либо в принципе мертвы, либо созданы на волне какого-то хайпа.

Компании с Хабра

С конца лета я заметил, что вместе с началом делового сезона на Хабре развелись хелпдески разных мастей, а именно два абсолютно для меня новых и вернулся Okdesk, который в конечном итогом и стал последним триггером для написания этой статьи. Парни отрицали мою жалобу, не ответили в личке, где я указал время разговора нашего офиса и их менеджера и вообще решили, что можно проигнорировать. Ну да ладно, итак, к двум компаниям с Хабра.

ZEDLine Support — молодая система, которая, как ясно из блога, разработана командой RegionSoft CRM. Учитывая, что CRM-системе много лет, меня порадовало, что разработчики, скорее всего, не стартаперы со смузи и в горчичных штанишках, то есть меня не макнут в красивый интерфейс и ноль за ним, как у многого новодела. Так и оказалось, но тут я испытал противоречивые чувства.

Очевидно, что разработчики не унесли идеи откуда-то, как это бывает, а сделали решение на основе своего опыта — собственно, подтверждение своим мыслям я нашёл в их статьях. По чему это видно? В интерфейсе есть возможность настройки анкеты заявки (всех полей заявки), лаконично устроены чаты и статусы, есть главное — подсчёт трудозатрат по нормативам, есть скрытые сообщения между операторами. Я бы назвал это минималистичным удобным хелпдеском или тикет-системой для небольших компаний абсолютно любого профиля (анкету-то вы настраиваете сами). Такой набор и подход вкупе с хорошей ценой мне понравился. Но больше меня привлекли две вещи: первая — это мгновенное создание клиентского кабинета и второе это отсутствие необходимости в обучении. Больше чем уверен, что мои саппортёры обоих направлений обучились бы минут за 10. Ну ладно, за полчаса.

Почему я не выбрал? Мне пока неясно, каким будет API у ZEDLine. Плюс ко всему, мне хочется какой-никакой интеграции с моей CRM-системой, а у них пока есть только интеграция со своей RegionSoft CRM. Из приятного — есть интеграция с виртуальными АТС.

HubEx — как я понял, тоже молодая система. Они меня привлекли сразу тем, что географически близки для меня и можно было бы провести какое-то даже очное обучение или пообщаться в офисе. Но не стоит спешить, правильно? Я предпочёл тестовые прелюдии. Скажу сразу: система интересная, конкретно заточена под сервис. То есть если выше я плакался про ITSM, то здесь никакого ITIL, только сервис-сервис. 

Меня покорила работа с картами в HubEx, мобильная версия системы и, главное QR-коды. То есть вы клеите на своё оборудование наклейки с QR и паспорт оборудования к заявке подкрепляется с помощью этого кода. Всех сервисных агентов видно на карте, легко отслеживать время работы и перемещение (грешат личными делами, знаю). Но, увы, HubEx гораздо хуже выглядит для офисного саппорта, а ставить две системы дорого и проблематично в поддержке и обслуживании.

Почему не выбрал? Потому что не нашёл способ соптимизировать систему для своей компании, чтобы обеспечить автоматизацией и полевых инженеров, и внутренних саппортёров. Ну и да, дороговато. 

Участники одним списком

• ITSM 365 — дорогое конфигурируемое решение, пока больше ориентация на ИТ-активы.
• Service Creatio — хорошее функциональное решение для среднего и крупного бизнеса. Отличная реализация и высокие цены.
• Okdesk — хороший функциональный хелпдеск с попыткой приблизиться к миру CRM. Перегруженный интерфейс, подвисания. Грамотные менеджеры.
• ZEDLine Support — наиболее универсальное решение для малого бизнеса, легко разворачивается и не требует обучения операторов, гибкие настройки, учёт трудозатрат.
• Юздеск — SMM-решение или хелпдеск для B2C-сферы.
• HubEx — хорошее решение для сервиса и выездных агентов поддержки, отлично реализована логика работы с оборудованием (паспорт, QR-коды, карты).
• IntraService — непонятное решение, но с админскими инструментами.
• Еадеск — SMM-решение, заточенное под интеграцию каналов обращения клиентов (мессенджеры, социальные сети). 
• HelpDeskEddy — для тех, кто любит работать через почту. Базовый хелпдеск, который решит задачи связи с клиентами по заявкам.
• Freehelpdesk — опенсорс, десктопный, простой. В 2019 году не вижу его на рынке.
• osTicket — опенсорс, платное решение в облаке. Настраиваемая импортная система, функциональность скромная, телефония и почта доступны.

Что же я такого хотел, что меня не устроил никто?

Это я ищу хелпдеск

А вот прямо ничего сложного.

• Чтобы система была удобной для выездных инженеров и для внутренней службы поддержки.
• Должен быть клиентский кабинет с максимально простым доступом.
• Статусы заявок, общение с оператором — строго письменное.
• Не нужны соцсети, CRM и а-ля CRM внутри хелпдеска — не хочу переплачивать за то, что уже есть.
• Непонятно как, но хотелось бы реализовать телефонию.
• Саппортёры не должны касаться CRM, но CRM должна «видеть» заявки или хотя бы создавать контакт. 
• Плюсом было бы отслеживание сервисных агентов на карте.
• Нужна помесячная плата и возможность отказываться от лицензий или конкурентные лицензии.
• Пока не нужны доработки, но в перспективе они должны быть.
• Желательно — хороший поиск по тикетам с разными критериями поиска (фильтрация).

Сложно? Нет же. Но бывает так, что рынок переполнен ПО, а выбрать трудно. Кстати, с CRM так же, с CMS так же и даже с виртуальными АТС. Всё гладко на бумаге, но забываем про овраги.

Цены на сладкое

Итак, мне нужна была система без мобильной версии на 17 операторов. Я выбрал наиболее подходящие по функциональности тарифы, сопоставимые с моими целями. Разброс цен вышел таким каким вышел — вы можете видеть его в таблице. Должен отметить, что некоторые компании предложили скидки по разным причинам. Так, например, HelpDeskEddy указал на сайте, что при оплате за год нужно платить только за 10 месяцев, а ZEDLine Support при оплате за год даёт 15% скидки. Ещё одна компания предложила скидку 20%, но говорила, что это закрытая тема (ага, по секрету всему свету), не буду публично заявлять. А вывод, знаете, какой? Спрашивайте! 

^{По просьбам трудящихся: стоимость облака за год владения, на 17 пользователей, с учётом скидок на сайте или предложенных менеджерами компаний-разработчиков, в рублях. То есть раз в год моя контора должна будет платить эту сумму.}

Не буду судить об адекватности цен, но в целом почти у всех считаю их разумными. В любом случае, инвестировать в хелпдеск и тикетную систему — это инвестировать в интенсивный рост. Скоро я вернусь к этой задаче 🙂

На данный момент я приостановил выбор тикет-системы или хелпдеска для своей компании, мы работаем на базе почты и мессенджеров. Это не лучший способ, проблемный и небезопасный, но пока привычный. Пост я писал долго, и к концу уже подостыл, поэтому не поленился сравнить тарифы и сделать выводы о системах одним списком. Но где-то в глубине моей программистской души назрел подлый клиентский вопрос: дорогие разработчики, а вы для кого свой софт разрабатываете? Вы копируете чужие идеи или анализируете спрос? Вы делаете выводы после фидбэка? По ощущениям, минимум наполовину — нет. Так что жду хелпдеск мечты, продолжаю мучать свой саппорт.

Выбирайте с умом!