Как снять обучающий видеоролик: 10 секретов технического писателя

Я – технический писатель, 4 года снимаю обучающие видеоролики для системы Directum RX. В беседе со мной коллеги часто слышат:

• «К ролику пришли замечания»;
• «Дай, пожалуйста, доступ к роликам»;
• «Любовь к роликам» и тому подобное.

Наверное, в их головах рисуются примерно такие картинки:

Вообще последняя картинка не далека от правды. Я люблю обучающие видеоролики, которые снимаю. По факту это скринкасты, разбавленные анимированной инфографикой и визуальными эффектами. В них есть качественная озвучка и субтитры. Они публикуются на YouTube и добавляются в веб-справку по системе. Их общая цель – научить сотрудников использовать систему на полную катушку с максимальной пользой. Вот пример:

Создание такого ролика состоит из 10 этапов. Именно о них я расскажу в этой статье. Плюс поделюсь любимыми «граблями» каждого этапа.

Речь пойдет именно о технических этапах разработки ролика: написании сценария, съемке, монтаже и т.д. Я осознанно пропускаю мучительный этап выбора темы, а также анализа, нужен ли ролик вообще, или лучше подойдет текстовая инструкция. При желании можем пообщаться об этом в комментариях.

Будем считать, что на входе уже есть тема ролика, четко обозначенная целевая аудитория и назначение ролика. Пора творить!

Этап первый. Исследование

У этого этапа две цели: читерская и утопическая.
Читерская цель: собрать полезные материалы, которые облегчат прохождение следующих этапов.
Я создаю документ, в котором:

• записываю входные данные: тему, цель ролика и целевую аудиторию (ЦА). Они помогают отбирать информацию для ролика. Я спрашиваю себя: эта информация поможет достичь цели, раскрыть тему, она точно необходима указанной ЦА? Ответ «да» – добавляю информацию в ролик, ответ «нет» – удаляю;
• составляю список материалов для изучения: ссылки на разделы справки, статьи, исследования, уроки из курсов обучения;
• вставляю ссылки на похожие ролики конкурентов. Пишу, что из чужих роликов можно позаимствовать и как лучше не делать. Например, благодаря чужим «граблям» появилось правило: в наших роликах не добавлять важную информацию в самом низу экрана. Иначе на YouTube она перекроется плеером:
  
• добавляю мнения экспертов компании. Записываю, какие примеры из жизни стоит показать в ролике, уточняю, с чем у пользователей обычно бывают сложности. Например, узнаю, в заполнении каких полей сотрудники клиентов путаются чаще всего и почему;
• составляю план (скелет, рыбу) ролика. План ролика понадобится для достижения утопической цели первого этапа, а именно: сформировать у меня и согласующих единый образ будущего ролика.

  

Обычно над роликом работает 3-4 человека:

• технический писатель – основной исполнитель;
• эксперт и/или аналитик – согласующие, которые проверяют полезность контента, помогают придумать «живые» примеры;
• нормоконтролер – согласующий, второй технический писатель, который смотрит на текст «свежим взглядом», вычищает «воду», опечатки, следит за стилем.

У всех участников на первом этапе в голове должна сложиться общая картинка ролика. Поэтому мы встречаемся всей командой, смотрим результаты исследования, совместно исправляем и дополняем план. Я называю вторую цель утопической, потому что фантазия играет злые шутки. Одни при словах «один кадр наезжает на другой» представляют красивую смену кадров, другие – жестокие разборки мафии. В любом случае нам удается договориться по ключевым моментам.

Из интересного: на следующих этапах мы не останавливаем работу, если один из согласующих недоступен (ушел в отпуск, заболел, уехал в командировку). Нормоконтролера безболезненно подменяет любой другой технический писатель. Эксперта и аналитика никто не заменяет, так как слишком долго погружать нового человека в тему. По возвращению эксперт или аналитик «догоняет» нас, смотрит проделанную работу и выкатывает замечания, которые мы исправляем или нет – в зависимости от критичности.

Этап второй. Разработка сценария

Моушн-дизайнеры обычно делают сценарии к видео в виде раскадровки. Мы попробовали делать так же для обучающих роликов. Нам не понравилось. Я и согласующие хорошо знаем систему и можем в уме представить, что будет происходить на экране при фразе «С помощью контекстного меню откроем карточку документа». В общем, мы решили не тратить время на скриншоты. Добавляем только основные, которые можно представить по-разному. Например, для ролика про папки, я добавляла скрины содержимого папок, так как каждый мог представить их по-своему:

Текст сценария разделен заголовками на смысловые части:

• Введение погружает в тему ролика. В нем обычно описана история, которую рассмотрим в ролике: в компанию по почте пришло письмо, делопроизводителю нужно его зарегистрировать…
• Основное содержимое состоит из порядков действий и связок, которые объединяют всю информацию в единый рассказ.
  
  

  Обычно я копирую подходящий текст из справки. Из одного раздела беру объяснение, как создать документ, из другого – как отправить его на согласование. Текст справки уже согласован, а значит замечаний к этой части сценария, скорее всего, не будет, что мне на руку.

• Заключение резюмирует все, о чем рассказано в ролике. В нем нужно раскрыть бизнес-эффект, побудить повторить действия самостоятельно.

Когда пишу сценарий, прогоняю весь порядок действий в демобазе. Демобаза – это тестовый экземпляр нашего продукта для съемки ролика. Тексты, которые ввожу в поля, добавляю в текст, чтобы согласующие проверили их. Для всех описаний, которые не должны попасть в озвучку, применяю специальный стиль Word (голубой курсивный текст на скриншоте ниже). На 8 этапе расскажу, зачем нужен этот стиль.

Документы, которые хочу использовать в качестве примеров в ролике, тоже добавляю в сценарий. Подготовить их помогает аналитик. Стараемся, чтобы документы были максимально похожи на те, с которыми работает целевая аудитория. Например, показываем пример реального протокола совещания, чтобы секретарям было проще применить ролик к своей ситуации. Само собой, у нас уже есть шаблоны согласованных протоколов, договоров, входящих писем и пр.

Итого, сценарий в нашем случае – это портянка текста, в которую входят:

1. Текст озвучки.
2. Описания, необходимые только для съемки ролика.
3. Основные скриншоты.

Пример:

Когда сценарий готов, отправляю его на согласование. На согласовании сценария стараемся не задерживаться, не цепляемся к мелочам. Основное согласование будет после съемки ролика. Например, не «вылизываем» формулировки до идеала: напечатанный текст и озвученный все равно воспринимаются по-разному. Самое важное – утрясти основные моменты, не должно остаться замечаний, из-за которых придется переснимать весь ролик или большую его часть.

Этап третий. Разработка инфографики

Обучающие ролики не обходятся без теории. Сложно чему-то научить без объяснения терминов и прочих основ. Теория – априори статичный текст. На ее изучении зритель легко может уснуть. Чтобы этого не произошло, на третьем этапе я добавляю инфографику.

На самом деле фантазия начинает работать еще при написании сценария. От текста озвучки зависит, как будут появляться элементы в инфографике. Например, можно написать: «Контрагент через сервис установил обмен электронными документами с нашей организацией». Тогда в инфографике сперва будет появляться иконка контрагента, потом – иконка сервиса обмена и документа, далее иконка нашей организации. Но такой порядок нелогичен. Будет лучше, если иконка сервиса обмена появится последней и «свяжет» две организации между собой. Ведь электронный обмен как раз это и делает: связывает организации. А значит предложение нужно написать так: «Контрагент и наша организация через сервис установили обмен электронными документами».

Если теория сложная, и ее в ролике много, то первые зарисовки инфографики я делаю на бумаге, фотографирую и добавляю в сценарий перед отправкой на согласование. Выглядит это примерно так:

Бывают и совсем минималистичные зарисовки:

Когда сценарий стабилизируется, начинаю делать инфографику в Microsoft PowerPoint. Выбрали этот инструмент потому что:

• технические писатели – НЕ дизайнеры, в отличие от проф. программ по инфографике, PowerPoint легко изучить. Обычно программа уже знакома большинству «уверенных пользователей ПК», поэтому можно быстро подключить еще одного сотрудника на помощь в съемке, если заболел основной исполнитель, или дедлайн опять подкрался незаметно;
• инфографики в ролике все же гораздо меньше, чем скрикастов продукта. Цель инфографики – доступно и наглядно объяснить теорию, схемы, взаимосвязи, а для этого возможностей PowerPoint вполне хватает.

Первое время было сложно делать интересные эффекты в PowerPoint. Тут две причины:
Во-первых, программа скрывает гораздо больше возможностей, чем многие знают. Например, я не знала про панель «Область выделения». С ее помощью с объектами на слайде можно работать как со слоями: просто перемещать на задний или передний план, скрывать, удалять.
Еще я научилась использовать смарт-направляющие и сетку, изменять стандартные фигуры по узлам и многое дорогое.
Пример изменения фигуры по узлам:

Во-вторых, мне не хватало насмотренности и дизайнерского опыта. Спасибо моушн-дизайнерам компании – они поделились советами. Рассказали основные правила композиции, показали, как можно упростить и повторить в PowerPoint инфографику из их крутых роликов. Через некоторое время я даже в рекламе и в новостях стала подмечать интересные фишки и переносить их в свою инфографику.

Теперь получается, например, что-то такое (фрагменты 00:00 до 00:46 и 04:06 по 5:25):

Этап четвертый. Настройка демобазы

Перед съемкой ролика я перепроверяю демобазу:

• удаляю тестовые данные, которые создавала при написании сценария. Странно будет, если в системе уже создан документ, который в ролике, вроде как, только что пришел от контрагента;
• настраиваю ширину областей. Стараюсь, чтобы было как можно меньше развернутых групп. По возможности избавляюсь от обрезанных данных и многоточий. Все это помогает убрать «визуальный шум» на видео;
• создаю «красивые» объекты: пользователей с живыми именами, документы со знакомыми названиями – не Test, а «Заявление на отпуск».

Было

Стало

Этап пятый. Съёмка и черновая озвучка

Съемка и монтаж ролика проходят в Camtasia Studio 8. В целом, программа устраивает: интуитивно понятный интерфейс, изучить просто, возможностей достаточно. Некритичные нарекания к в нашей версии программы:

• требовательна к оперативной памяти;
• «тормозит» при работе с большими, фрагментированными проектами;
• невозможно изменить движение мыши;
• устаревший вид у эффекта «горячие клавиши».

Съемка – один из самых быстрых этапов. Можно управиться за полчаса. Главные правила, которых я придерживаюсь:

1. Следить, чтобы движения мыши были плавными, но не затяжными, без резких скачков. На скринкастах зритель следит за мышью, как за указкой. Она должна проходить «незапутанную» траекторию, чтобы не собирать глаза зрителя в кучку. Плюс, я уже описала большой минус Camtasia выше: при монтаже движение мыши будет почти невозможно поправить.
2. Нужно наводить курсор мыши на элементы, о которых говорится в сценарии. На них появляется системное выделение, например, кнопки при наведении меняют цвет. Благодаря этому при монтаже элементы не придется специально выделять эффектами.
3. Нужно без ошибок писать названия документов, текст переписки и прочие подобные вещи. После ввода обязательно все еще раз проверять. Опечатки при монтаже тоже поправить будет сложно. Соблюдать это правило техническим писателям проще, так как отслеживание ошибок в тексте – наш профессиональный скилл.
4. Нужно избегать появления всплывающих подсказок (хинтов) к кнопкам, если этого не требует сценарий. Это делается, чтобы по максимуму уменьшать визуальную нагрузку на зрителя.

Четыре этих правила упрощают творчески-технический процесс монтажа. Соблюдая их, можно снять ролик быстрее и дешевле.

Первая озвучка в ролике черновая. Я записываю ее на самую простую гарнитуру. Бедным согласующим приходится мирятся с перепадами звука, клацанием клавиатуры – «музыкой» отдела документирования – и моей особенностью «съедать» окончания слов.

Кстати, через пару месяцев съемки роликов вы чувствуете себя профессиональным актером озвучивания, даже если не любите свой голос.

Мы специально делаем черновую озвучку минимальными усилиями, потому что во время согласования ролика к тексту с большой вероятностью будут замечания. Не все, что хорошо читалось при согласовании сценария, складно звучит в видео. Такое нужно поправить. Каждый раз перезаписывать весь звук из-за небольших доработок – слишком дорого. Хорошую запись делаем один раз, после согласования ролика.

Этап шестой. Монтаж

Когда новичок начинает монтировать ролики, самое частое замечание: «Тут слишком быстро, а тут слишком медленно». Речь идет о ритме ролика. Его начинаешь чувствовать с опытом – становится понятно, где ускорить, где замедлить. Для начала предлагаю следовать базовой рекомендации: между фразами при смене кадра вставлять паузу длительностью 1-2 секунды. Это не работает на 100%, но хоть какой-то старт, чтобы начать вырабатывать среднестатистическое чувство ритма, подходящее большинству.

Во время монтажа я совмещаю черновую озвучку и видео, ускоряю моменты ввода текста, делаю переходы, добавляю эффекты, вставляю инфографику в нужные места.
Главное правило монтажа – порядок и группировка. В Camtasia я размещаю видео на первой дорожке, эффекты на третьей и выше, аудио сразу после всех эффектов, последняя дорожка – субтитры. Когда эффекты накладываются друг на друга, они занимают несколько дорожек, поэтому я их группирую. Позже эти простые правила порядка на дорожках помогают исправлять ролик. Быстро находить, где нужна правка. Контролировать, чтобы после исправления видео, аудио и эффекты остались на своих местах.

Чтобы сделать некоторые эффекты, приходится включать смекалку. Например, эффект «карусели» из кадров и эффект «наезжания» одного окна на другое создаются в несколько этапов. Для новичков отдела я записала видео, как их настроить, чтобы информация не передавалась из уст в уста.

Вообще, придумывание инфографики и эффектов – мои любимые этапы разработки ролика.

Этап седьмой. Согласование и опытная эксплуатация

Когда с монтажом покончено, ролик публикуется в формат MP4, отправляется на согласование и параллельно на опытную эксплуатацию (ОЭ). Наступает момент истины! Я узнаю, совпали ли фантазии согласующих о ролике с тем, что было в моей голове.

В ОЭ участвуют люди, которые чаще всего используют ролики в работе или хорошо понимают потребности целевой аудитории ролика. Обратную связь дают преподаватели курсов обучения по системе, обязательно аналитики и внедренцы.

Когда все замечания собраны, я их анализирую, обсуждаю с согласующими. В первое время мы пытались исправлять все подряд:

• рука при съемке слегка дернулась, и движение мыши вышло путаным – исправляем;
• появилась небольшая кнопка в правом верхнем углу экрана, на которую в ролике даже не нажимаем – исправляем;
• одному из трех согласующих не понравился цвет фона в анимации – исправляем.
• Трудоемкость исправления роликов была невообразимая!

В итоге стали жестко расставлять приоритеты замечаний, некоторые – без угрызений совести отправлять в бэклог, например, те, которые на первый взгляд похожи на вкусовщину:

• не нравится цвет иконок или фона в инфографике;
• мешает фоновая музыка;
• не нравится, что диктор озвучивает содержание ролика.

Такие замечания исправляем, если они повторяются в следующих роликах. К примеру, в старых роликах у нас есть фоновая озвучка, а в новых мы от нее отказались.
Если до дедлайна совсем мало времени, отправляем в бэклог замечания, которые не влияют на понимание ролика:

• в озвучке 4 раза используется слово «период»;
• нужно в озвучке убрать упоминания названия полей «Поручение» и «Общий срок». Достаточно, что мы их подсвечиваем.

Такое исправляем при актуализации ролика по новинкам системы.
Примерно за 2-3 круга ролик согласуется.

Лайфхак: на обсуждениях с согласующими я часто использую диктофон. В силу наших характеров мы высказываемся быстро, эмоционально и живо, запись помогает ничего не упустить при исправлении.

Этап восьмой. Переозвучка, чистка и итоговый монтаж

Когда ролик согласован, перезаписываем звук с диктором. Диктора мы выбрали из наших сотрудников – устроили кастинг для желающих и взяли на заметку несколько голосов.
Для подготовки к записи диктор читает сценарий и смотрит ролик с черновой озвучкой, чтобы понять акценты. Перед тем как отдавать сценарий диктору, я удаляю из него всю рабочую информацию. Помните, я обещала рассказать, зачем она выделена курсивным голубым текстом? Как раз, чтобы средствами Word в два клика очистить сценарий от ненужного диктору текста.

Мелочь, выигрыш во времени небольшой, а все равно приятно. Иногда специально для диктора отмечаю в сценарии ударения, выделяю места, где нужно сделать паузы.

Сейчас запись происходит в звукоизолированной радиорубке на диктофон с подключенным микрофоном. Раньше приходилось отгонять всех от переговорки, чтобы не было фонового шума, и заворачивать диктора в рулон поролона, чтобы совсем исключить акустические несовершенства.

Перед записью делаю тестовую запись. Проверяю, получившееся качество и сравниваю с предыдущими записями. Особенно тщательно подхожу к проверке, если запись проходит в новом помещении или с другим оборудованием.

Горький опыт: однажды я сделала запись без какого-либо тестирования. В итоге на следующий день пришлось извиняться перед диктором и просить сделать запись еще раз, но на другое оборудование. По закону подлости во время первой записи диктофон пришел в негодность. Вся озвучка была с шипением на фоне. Я об этом узнала слишком поздно.

Во время записи, если диктор запнулся в середине предложения, прошу повторить предложение еще раз целиком. При сведении звука очень сложно соединять кусочки предложения с запинками, интонация может не совпасть или заикание не получится вырезать, не обрезав соседнее слово.

Даже чистовая запись нуждается в обработке. С помощью бесплатной программы Audacity я разделяю монотрек на стерео, поднимаю общий уровень громкости, удаляю щелчки, провожу минимальную чистку. Ничего сверхъестественного! Спасибо за детальную инструкцию моушн-дизайнерам компании.

Кстати, очень быстро начинаешь визуально узнавать вздохи и быстро их вырезать.

Естественно, новая запись не ложится на видео идеально. В Camtasia Studio приходится регулировать длительность. Это занимает немного времени. Дорожку с чистовой озвучкой вставляю выше черновой. Совмещаю, где необходимо, добавляю паузы или наоборот удаляю. Потом дорожку с черновой озвучкой удаляю.

В конце уменьшаю размер итогового видео с помощью XMedia Recode. Ролик на 129 Мб после сжатия превращается в ролик на 29 Мб, при этом качество не теряется. В результате, файл быстрее загружается на все ресурсы и не сильно увеличивает размер справки.

Этап девятый. Субтитры

Субтитры мы стали добавлять недавно, в конце 2019 года. Озадачились этим, потому что некоторые клиенты не могут смотреть видео со звуком: на их рабочих местах нет наушников и колонок. YouTube может автоматически добавить субтитры, но в них нет нормальных знаков препинания, страдает раскадровка, некоторые слова неправильно распознаются. Поэтому теперь мы сами готовим субтитры в виде файлов *.SRT и загружаем их на YouTube вместе с роликом.

По субтитрам есть ГОСТы и стайлгайды, которые используют в сериалах. Мы почитали некоторые, выписали для себя важное, дополнили чем-то из личного опыта. Полный список слишком длинный, напишу лишь несколько рекомендаций:

1. Добавляйте субтитры в одну, максимум две строки. Три строки читать сложно, так как они занимают много места.
2. Чтобы читателю было удобнее и быстрее читать субтитры, можно сокращать фразы сценария, где это уместно. Например, вместо «Дата регистрации заполнилась сегодняшней датой» написать «Дата регистрации – сегодняшняя дата».
3. При делении предложения на два субтитра предлог и союз нужно переносить во второй субтитр. Например, предложение «Заполним дату и ответственного за документ» нужно делить так: «Заполним дату», «и ответственного за документ».
4. Каким бы простым и коротким ни было слово, оно должно показаться на экране как минимум на 1,5 секунды, иначе зритель может его не заметить.
5. В конце субтитра ставьте точку. Запятые, двоеточия, точки с запятой используются так же, как и в обычном письме.

Еще у меня есть два интересных наблюдения.
Первое: если хотите кого-то наказать за сложносочиненные и -подчиненные предложения, заставьте человека сделать субтитры.
Второе: субтитры отлично проверяются с хорошим роком в наушниках вместо исходной озвучки.

Этап десятый. Публикация

Финишная прямая. Во-первых, ролик с итоговой озвучкой я еще раз отправляю согласующим, чтобы они порадовались результату и написали замечания, если что-то смутит в чистовой озвучке.
Вместе с субтитрами публикую ролик на YouTube. Потенциальные клиенты могут найти их на официальном канале, в соц. сетях, по ссылке от коллеги. Вообще, иногда ролики становятся маленьким, но значимым аргументом, чтобы купить нашу систему.

Также добавляю ролик в справку в раздел с видеороликами. В справке ролики смотрят клиенты, которые уже купили систему. С их помощью они могут самостоятельно внедрить систему или, после курсов обучения, через некоторое время освежить информацию в памяти.

В справке настраиваю временные метки для ролика. Они помогают понять, о чем ролик, и быстро найти нужный момент при повторных просмотрах.

На этом работа над роликом закончена!

Заключение

Итого, чтобы снять 10-минутный обучающий ролик, нужно:

• ~80 часов;
• ПО: демобаза, Word, PowerPoint, Camtasia Studio, Audacity, XMedia;
• требовательные, заинтересованные в результате согласующие;
• терпение, внимательность и горящие от вдохновения глаза.

Все этапы, которые я перечислила, проходят по принципам методологии Scrum: есть спринты, митинги, демо, ретро и т.д. Это отдельная большая тема, поэтому не останавливаюсь. Кроме этого, я вырезала информацию, как мы выбираем темы для новых роликов, оцениваем их «нужность», как расставляем приоритеты актуализации роликов. Спрашивайте, если что-то интересно. На этом все. Хорошим всем кРоликов!