Как без программиста настроить автоматическое создание заявок в CRM из входящих писем?

В мае этого года к нам обратился заказчик с допотопной админкой сайта, которую он не мог подключить к CRM-системе. Сайт работал, а админка уже нет. Заказчик получал заявки на почту, затем переносил их вручную уже в CRM. Перед нами стояла задача — настроить автоматическое создание заявок из писем, но так, чтобы в этом не участвовал программист.

Почему без программиста?

Многие программисты закладывают подключение по API еще на стадии разработки сайта, или уже впоследствии находят другие варианты решения. Например, для старых сайтов нужно писать специальный код, с помощью которого заявки создавались бы в системе автоматически.

С точки зрения программиста задача не сложная, достаточно написать программный код, благодаря которому система будет брать из почты письмо «Заявка» и переносить его в нужную таблицу.

Однако, не все могут привлечь программиста — нет доступа к сайту или нет бюджета и времени на создание кода. Поэтому, мы в «Клиентской базе» разработали простое решение как настроить автоматическое создание заявок в CRM без программиста. Для этого нам потребовались 4 часа, один менеджер-конфигуратор, почтовый модуль и конструктор вычислений.

Постановка задачи

На сайте заказчика уже была создана внешняя форма его предыдущим программистом, где клиенты оставляли заявки. Все заявки с внешней формы и другие письма поступали в один почтовый ящик заказчика.

Здесь он делал выборку писем с заголовком «Заявки» и переносил их вручную в CRM. Перенос заявок занимал от 15 минут до суток. В пути часть заявок отваливалась — пока заказчик или его менеджеры добирались до заказов, клиенты успевали найти кого-то другого.

Задача стояла такая — настроить автоматическое создание заявок в CRM из почты с помощью конструктора без программирования.

Мы не могли интегрировать его сайт с CRM, зато могли подключить почтовый ящик, что и сделали.

Подключение почтового модуля

Для CRM-конструктора «Клиентская база» мы разработали почтовый модуль — пользователь подключает почтовые ящики, и письма с них поступают прямо в CRM-систему в одну общую таблицу.

Чтобы подключить модуль, достаточно было ввести только адрес электронного ящика и пароль.

Так как с таблицей «Письма» работать мы не могли — разработали промежуточную техническую таблицу «Обработка текста». В нее поступала вся почта из таблицы «Письма» и здесь мы с помощью фильтра выбирали письма «Заявки» и проверяли их вручную.

Чтобы все письма приходили из почты сразу в таблицу «Обработка текста», ее нужно подключить к почтовому модулю.

Настройка парсинга текста

В таблице «Обработка текста» собрались все письма с заявками, но информация подгружалась литым текстом. На основе нее создать заявку не получится, поэтому мы настроили парсинг текста — выдергивали нужные фрагменты из текста, на основе которых создавались поля с нужными данным.

Для этого на конструкторе создали вычисление «Парсинг текста» с одноименным шаблоном.

В поле источник указали «Текст», в поле получатель «Компания». В значениях задали откуда и до куда будет парситься текст. Также настроили парсинг значения «Телефон», «Текст заявки».

В итоге у нас получилось, что после того, как письмо поступает в общую папку CRM с заголовком «Заявка», оно попадает в папку «Обработка текста», где срабатывает парсинг текста.

Настройка автоматического создания заявки

После настройки парсинга, мы создали новое вычисление с условием — если в таблицу «Обработка текста» поступает письмо с темой «Заявка», на основе него автоматически создается запись в таблице «Заявки».

Затем добавили еще одно условие — выбор менеджера «по очереди». Таким образом, менеджер также бы определялся автоматически. Как только заявка создается в системе, менеджеру приходит уведомление и он приступает к работе.

Вместо итога

С помощью этого кейса нам удалось разработать универсальное решение для всех пользователей CRM «Клиентская база», кто не может подключить сайт к CRM по тем или иным причинам. Чтобы настроить парсинг или автоматическое создание — программист не нужен, сделать это пользователь сможет самостоятельно.

Такое решение пригодится владельцам сайтов, кто не хочет или не может изменить код сайта:

• у кого нет доступа к сайту;
• кто ведет бизнес через соцсети;
• у кого сложные формы заявки, в которые нельзя вносить изменения.

На основе кейса мы записали видеоурок, где подробно рассказали о каждом шаге по настройке автоматического создания заявок из писем.