Эффективный email как суперсила рекрутера и эйчара

История про рекрутера Марию 

Жила-была девушка Мария.Маша работала в рекрутинге вот уже 3 с хвостиком года. Она была опытным и смелым рекрутером, и закрывала за месяц около 4-5 вакансий уровня Middle/Senior. Соискатели и кандидаты очень любили Машу за ее искренность, честность, ответственность и персональный подход к каждому. А Маше, в свою очередь, нравилось общаться с людьми, помогать им и ежедневно узнавать что-то новое.  Уже с первого рабочего дня Маша знала, как важно написать правильно первое письмо или сообщение в LinkedIn, и сделать эффективный, персонализированный first touch. В ее понимании “first touch = first impression”. 

По опыту знаю, что без ответа остаются шаблонные и не персонализированные письма.

Изучить информацию о получателе, да это время, но оно не зря потрачено, потому что это будут письма которые не останутся без ответа, и автор письма реализует свои цели деловой переписки! Плюс я всегда стараюсь вести себя честно в переписке и четко понимаю зачем я это делаю! На что обращаю внимание:

• тема должна быть информативной — кратко передавать суть письма;

• структура и суть должна быть такими, что пробежав глазами было понятно о чем пойдет речь (особенно в мобильной версии);

• и последнее обязательно "call to action", в надежде все таки получить ответ :)

— Яна Разумова, HRD в Bergx2

Человеку достаточно 10 секунд, чтобы понять, хочет ли он исследовать содержание письма, заводить диалог с собеседником, или же пройдет мимо.  

82% соискателей отвечали Маше на email, сообщения в LinkedIn, а иногда и на Facebook. Половина из них с удовольствием соглашались на скрининг-интервью. И даже когда по итогу всех процессов выбрали не ее кандидата, Маша оставалась на связи со всеми соискателями, бережно храня новые контакты.

Наступили сложные времена COVID-19, и компания, в которой Маша работала последние несколько лет, не выдержала кризис. Сотрудникам пришлось искать свое место под IT солнцем. Маша не стала исключением из правил. 

И вот, в конце 2020, за пару недель до нового года Маша получила оффер в большую и прогрессивную продуктовую компанию с центральным офисом в США! 

Ура! Новые вызовы, новые правила, новые устои, и новый режим: теперь вся коммуникация на английском, и все события — онлайн, знакомство с коллегами — в Zoom. Спустя пару рабочих дней Маше на почту пришло следующее письмо: 

Как думаете, понравилось ли оно Маше? А вам? 

Как бы вы оценили это письмо? Как бы ответили на него? 

Возможно, написали бы его иначе или перефразировали? 

И хоть все персонажи, ситуация и само письмо выдуманы, то ошибки очень даже реальны. Так что давайте перейдем от фантастики к реальности и попробуем разобраться, что же не так с текстом выше? 

Письмо выглядит грамотным, структурированным и аккуратным. Можно поставить плюсы за:

• пунктуацию, 

• Subject line, 

• приветствие и прощание, 

• ссылку на материалы. 

И все же есть моменты, на которые стоило бы обратить внимание. 

“Hi, Marina!» — составляете вы текст на английском, русском или же украинском, будьте внимательней с именами. Марина, возможно, была бы и рада получить такое дружественное письмо. А вот для Марии оно, скорее всего, было обидным.

Листи я формую або українською, або англійською. Якщо у другому варіанті все однозначно (як спеціаліст вказує себе в LinkedIn), то український правопис вирізняється правилами. Наприклад, у мене була ціла дискусія зі скріншотами з інженером Олегом. Кличний відмінок нового (від 2019 року) правопису диктує як архаїчне звертання "Олеже", так і "Олегу".

— Люда Зюман, Recruiter в EvoTalents

“There are a few CVs” — конструкция there is/there are сбивает с толку читателя и отводит от главной мысли письма. 

“Proposed” — можно случайно выйти замуж и даже не заметить этого.

«Are seen/ was opened/ can be found» — пассивный залог в тексте, приводит в замешательство. Кто и что должен сделать? Предложения с пассивным залогом — тяжелые, увесистые и трудно читаемы.

«CVs can be found here» — ссылка — это хорошо. В то же время, она должна быть физически больше и заметней. Это поможет читателям открыть письмо даже на телефоне и спокойно увидеть, куда нужно нажимать.

«Don’t / might not» — два отрицания, идущие одно за другим. Чем больше в письме или речи негативных слов, тем больше негативного отношения вызывает текст и человек на уровне подсознания.

«Don’t hesitate to drop a line to Lena» — реципиенту понадобится приложить дополнительные усилия, чтобы понять отправителя. Какое отношение “to drop a line” имеет к твоему отпуску? Что делать с этой информацией дальше? 

«For a professional recruiter like you it won’t be hard ;-)» и «Thanks in advance!» — со стороны это может выглядеть как скрытые за смайлами и эмодзи пассивно-агрессивные манипуляции. Лучше используйте  «I appreciate your help.» 

“Subject: New tasks for the recruitment team” — хорошо, что есть subject line. В то же время, по нынешним стандартам лучше сократить его в два раза. 

“Hi, Marina” та “Best regards!” — несоответствие неформального и делового стилей. 

Когда вы хотите донести важную мысль или раскрыть щепетильный вопрос, обязательно перечитайте текст два-три раза помимо грамматической и орфографической проверок. 

Письмо стоит отправлять только тогда, когда вы сами понимаете, что в нем написано, какой ответ или действие ожидаете от реципиента. 

Think, write, and think again.

— Alexey Kovalenko, Managing Partner at Savvy

Но как выглядит хороший email? На что обращать внимание, составляя письмо кандидату, сотруднику, коллеге или клиенту? Предлагаю рассмотреть следующие 8 правил, и затем разберем каждое из них более детально.

8 правил хорошего письма 

Теперь давайте перейдем к детальному объяснению каждого из пунктов.

Что такое ясное (или ‘clear’ на англ.) письмо?

У письма должна быть цель. Не начинайте писать, пока не ответите себе на вопрос “Что я хочу получить от читателя в итоге?”.Реципиент хочет понять, что от него требуют, прочтя написанное всего один раз. Для этого ставьте цели, составляйте текст, используйте короткие слова и сокращайте длинные предложения.

В бизнес-переписке важно помнить о том, с какой целью вы пишете, и уважать время вашего собеседника. Основные ошибки, которые мне встречались, связаны именно с этим. 

Например, вы посылаете огромное сопроводительное письмо, и перегруженный подобными письмами рекрутер выбирает кандидата с письмом по сути. Вы копируете часть сообщения из другого источника и отправляете письмо с тремя разными не читаемыми шрифтами - и ваш собеседник закрывает сообщение без ответа, потому что это невозможно читать. Вы пишете сложным языком - и коллега откладывает ответ вам, чтобы разобраться позже, и больше не возвращается к диалогу. Вы не заботитесь кратко очертить суть в теме письма, и ваше письмо теряется в почтовом ящике среди других “Re:Fwd:a quick question”. Вы не пишете в письме, чего именно ожидаете в ответ от собеседника - и переписка останавливается. Вы пишете сухим языком - и коллега тянется за стаканом с водой вместо того, чтобы ответить вам. Нам выгодно заботиться о человеке по другую сторону экрана, потому что это сделает переписку эффективнее. And it’s a nice thing to do.

— Саша Голубева, Internal Communications в Very Good Security

Какое письмо — короткое, а какое нет? 

Для стандартного делового письма будет достаточно 100 слов или 5 предложений.

Less than five sentences is often abrupt and rude, more than five sentences wastes time.

—  Guy Kawasaki, a Silicon-Valley based author, speaker, entrepreneur, and evangelist

Каким должно быть простое письмо?

Простое письмо состоит из простых, конкретных и четких фраз. Избегайте пассивного залога,  сложносочиненных и сложноподчиненных предложений, длинных слов и конструкций. 

У меня нет скриптов, всегда от человека иду. Но в целом — коротко и по делу. Если совсем ничего не знаю о человеке, просто здороваюсь, почему написала (что предлагаю) и интересно ли? Иногда прошу коллег, если знаю, что они знакомы, сделать интро.

— Светлана Рыбалка, Recruiter в AB Games

А что по структуре?

В нашей деловой переписке чаще всего проблема в  отсутствие четкой структуры письма. Что выливается в бесконечные цепочки уточнений. Из-за того ли это, что мы все время спешим, или из-за только подрастающей культуры писать сообщения/письма из заботы о получателе…

— Марина Попруженко, Recruiter в EvoTalents

Одно письмо = одно дело, но можно обо всем и сразу?

“One thing at a time” или “Одно тело = одно дело”. Каждое отправленное вами письмо должно быть посвящено только одному. Если вам нужно сообщить о другом вопросе, рассказать о новом проекте, или поделиться чем-то еще — лучше написать новое письмо с новой Subject line.

Особенности Subject line

Первым делом — ясность и четкость, а креатив и сюжетная линия — потом. 

Основатель компании Backlinko Брайан Дин в своей статье писал, что строки, где subject line не превышает 36-50 символов (или 4-8 слов), имеют значительно больший процент открытий.

В 2021-м году реципиенты будут читать имейлы в большинстве случае с iPhone. Он, в свою очередь, отображает 37-41 символ (примерно 4-7 слов) и затем обрезает строку. Итог прост: subject line около 20 символов или из 4-х, 3-х, 2-х, а может даже одного слова, увеличивает вероятность открытия и прочтения письма. 

Какие основные правила построения Call to action? 

Главное правило — помнить о нем. 

Вы уже прочитали выше, что сначала задайте себе вопрос “Что я хочу получить от читателя в итоге”. А следующие 4 подсказки помогут вам создать простой и четкий призыв к действию.

1. Начинайте с глагола: Что человеку нужно сделать? 

2. Используйте цифры. Так вы сделаете жизнь реципиента проще. В особенности, если он  работает с цифрами, мыслит алгоритмами и ему привычней такой формат.

3. Поставьте крайний срок. Таким образом вы предупреждаете о своих ожиданиях и даете четкие рамки, когда необходимо завершить просьбу. 

4. Давайте не больше двух вариантов. Исследования в передаче Mind Field показали: чем больше у человека вариантов для выбора, тем дольше он думает и сильнее расстраивается, если что-то вдруг пошло не так. Более того, при наличии двух вариантов человек склонен принимать решение быстрее и уверенней.

Bang!

Воспользуйтесь этим чек-листом, чтобы создать письмо иностранному клиенту, коллеге, кандидату или партнеру правильно: 

1. Прежде чем писать, подумайте, зачем вы составляете письмо: что вы хотите, что человек должен сделать.

2. Заполните Subject line. В идеале — 3 и меньше слов, или до 20 символов.

3. Напишите текст соответственно структуре.

4. Отдельно проверьте на call to action — поймет ли получатель, чего вы от него хотите? 

5. Правильно написали имя реципиента?

6. Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы (такие как Grammarly и  LanguageTool), словари и Google поиск. Сочетаются ли стиль начала и завершения друг с другом?

7. Перечитайте текст второй раз, как еще можно его сократить?

8. В случае, если отправляете файлы — проверьте, прикрепили ли их?

9. Внесите в строку отправителя его почту.

10. Нажмите «отправить».

И помните, каждое отправленное письмо — ваш личный #TheSmartWayofLearning.

Ваша Марго Подлесная,

PR Manager в Savvy