Как менеджеру проектной команды превратить поток задач во что-то управляемое

Мы — небольшая IT-команда, которая работает на несколько заказчиков одновременно. Каждый заказчик поставляет задачи: от крупноблочных до мелочей. Задачи приходят на ежедневной основе в живом режиме и формируют наш бэклог.

Разумеется, каждый заказчик хочет получать результат (решение своего вопроса), команда хочет работать удобно, а я — как менеджер проектов — не сойти с ума.

Иными словами — стандартный «канбан» вида:

Был для меня неинформативным, поэтому не подходил. Как сделать его наглядным для менеджера проектов?

Для организации рабочего процесса команды я пробовал спринты из скрама, канбан и другие популярные фреймворки. Из каждого приживалась только часть. В итоге мы с течением времени высекли из камня свой метод управления проектами.

Какие были боли менеджера проектов:

• Сделать так, чтобы сотрудники были сфокусированы на создании Business Value, а не «делали задачки»;

• Чтобы я мог управлять не «по ощущениям», а видеть приоритет задач: что поставить в работу в первую очередь;

• Заказчики всегда получали результат по своим запросам (даже маленьким), а я по итогам месяца мог понять — какие работы выполнялись и за что выставлять счет.

Далее расскажу, как мы настроили свои рабочие доски, чтобы жить стало легче:) На истину и уникальность не претендую — это наш субъективный опыт.

Кому может подойти?

• Небольшим командам (3-10 чел), которые ведут несколько клиентов на аутсорсе (агентства, разработчики);

• Руководителям отделов внутри компании, которые обслуживают пул внутренних заказчиков (например, ИТ-службы, юридические отделы).

Вводим новый признак задачи

Допустим, есть 3 клиента, по каждому из них идет постоянная работа: подключаем новую интеграцию, настраиваем новый отчет, запускаем новый раздел сайта. Эти «фичи» назовем далее инкрементами (мозговой штурм за более благозвучный вариант названия предлагается провести в комментариях :)).

Инкремент (от англ. increment «увеличение, приращение») — это тот самый Buiseness Value, которого жаждет заказчик. Заказчику не важен красивый макет сам по себе, ему нужно решить свою болячку.

Если я теперь сгруппирую задачи по смысловым блокам (инкрементам), то канбан будет выглядеть так:

Каждая задача теперь привязана к инкременту. Даже если инкремент состоит из одной задачи. Примерно так:

При этом у инкрементов есть своя доска со статусами, примерно так:

Из чего состоит инкремент

Инкремент — это не просто набор задач, наша карточка инкремента включает также:

• Договоренности с заказчиком/Записи со встреч;

• Срок завершения (дедлайн);

• Стоимость для заказчика (мы подвязали под инкременты документооборот);

• Ожидаемый результат (критерии готовности, согласованные с заказчиком);

• Мысли и заметки участников команды.

Пример:

У нас есть договоренность: я и любой участник команды складывает все ценные материалы в карточку инкремента. И искать ответ на вопросы по задаче также принято сначала тут. Таким образом я для себя снизил количество вопросов по задачкам от команды.

Ожидаемый результат VS Процесс

Любой менеджер проектов знает, что между «Разработчик всё сделал» до «Заказчик всё принял и доволен» часто бывает пропасть. Сотрудник убежден, что задача выполнена, а заказчик спрашивает, когда будет готово.

Я, как менеджер проектов, хочу чтобы участники команды смотрели на задачи глазами клиента. Для этого стараюсь формулировать задачи в виде ожидаемого результата.

Людям свойственно выбирать самый легкий и короткий путь. Если сказать человеку, что нужно сделать — он сделает ровно это и ничего больше. Мы стараемся ставить задачи «что должно получиться», а не «что нужно сделать». Еще несколько примеров:

• Настроить форму отчета > Бухгалтерия приняла форму отчета и Марина умеет выгружать отчет самостоятельно;

• Написать статью для Хабра > Статья вычитана, выложена, прошла модерацию и есть первые просмотры;

• Выставить счет за декабрь > Получена оплата работ за декабрь.

Инкремент — это своего рода «макро»-задача. Поэтому он также имеет прописанный ожидаемый результат. Например, так выглядят критерии готовности для инкремента «Делаем дизайн оформления заказа»

На планерках мы обсуждаем не задачи, а инкременты и эта информация регулярно попадается на глаза команде.

Резюме

Чем стала лучше моя жизнь с тех пор, как такой подход прижился:

1. Я могу определять приоритеты в очень неоднородном беклоге;

2. Команда ориентирована на результат (сдачу инкремента), а не на процесс (сделал сегодня 5 задачек);

3. Легко собрать информацию по выставлению счета за период;

4. Легко готовиться и проводить демо.

Я не буду затягивать дальше — тема довольно простая. Я решил написать об этом потому, что пару лет путем проб и ошибок искал для себя способ организации своей работы с командой, заказчиками и финансами.

Благодарю тех, кто дочитал. Хочется общаться в комментариях.