1-1. Правила и практики

Предполагаю, что каждый человек, который читает эту статью, хотя бы в общих чертах знает что такое встречи 1-1. Поэтому я не буду углубляться в теорию, а напишу текст опираясь на свой опыт, где попытаюсь раскрыть выводы и детали к которым я пришел за несколько лет своей работы.

Общие вопросы насчет one-on-one встреч

Нужно ли проводить 1-1 с сотрудниками?

Практика показывает, что такие встречи обязательно нужны. С их помощью вы всегда сможете контролировать психологическое состояние каждого сотрудника, держать в фокусе детали его профессионального роста, помогать решать проблемы, которые он(а) самостоятельно решить не в состоянии.
С какой периодичностью необходимо проводить подобные встречи?

Самый распространенный вопрос по этой теме. Во многих статьях я встречал правило, что 1-1 необходимо проводить как можно чаще, к примеру не реже 1 раза в неделю. По моему опыту могу с уверенностью сказать – каждый сотрудник уникален и к каждому требуется применять персональный подход. Каким-то людям действительно требуются частые встречи, а каких-то это будет тяготить. И этим моментом ни в коем случае нельзя пренебрегать. В конечном счете, главное, на что стоит опираться при выборе периодичности таких встреч – личное мнение сотрудника, а также ряд возможных обстоятельств описанных ниже. Во время первого one-on-one задайте ему(ей) вопрос: «Как часто тебе бы было комфортно проводить такие встречи?». В случае же, если сотрудник затрудняется ответить, периодичность можно установить в соответствии со следующими критериями:
- Как часто в компании происходят события, которыми с сотрудником необходимо поделиться лично
- Эмоциональное состояние человека. В случае если вы ощущаете выгорание сотрудника, после устранения причин способствовавших этому, желательно первое время собираться по-чаще чтобы проверить что человек перешел к нормальному режиму работы. Это же правило касается новичков – после прохождения онбординга лучше собираться не реже одного раза в две недели.
- Обещания. Если вы договорились о выполнении какого либо действия к сроку — в этот день необходимо провести личную встречу и проговорить итоги.
Каким должен быть итог вашего разговора? Ответ максимально прост — зависит от целей которые вы перед разговором ставите. О целях будет более подробно раскрыто чуть ниже в паттернах. Но в любом случае итоги разговора вы должны записать в личный файл сотрудника, доступный только вам.

Паттерны и антипаттерны

? Для каждого сотрудника необходимо вести личный файл, куда вы будете записывать все договоренности/прогресс/вопросы. Например, у меня есть google-таблица в которой каждая вкладка принадлежит отдельному сотруднику и в ней я пишу всю информацию. Это обязательно нужно сделать т.к. всё помнить невозможно и есть огромный риск невыполнения взятых обязательств.

? Готовьтесь к каждой встрече. Вы должны составить план вашего разговора, чтобы беседа не оказалась хаотичной. Вы обязаны понимать каким должен быть итог 1-1. Для удобства фиксируйте то, что проговорили под каждым пунктом в плане.

? Обязательно запоминайте ситуации за которые сотрудника можно похвалить и не забывайте упоминать о них на встрече. Это очень важный момент в двустороннем взаимодействии - человеку нужно показывать что вы видите его прогресс и цените его решения.

? Старайтесь решать проблемы сотрудника быстро и эффективно - он должен видеть в вас не просто тимлида, но и товарища которому не все равно.

? Будьте открытыми - между вами не должно быть замалчиваемых тем. Дайте сотруднику понять, что вы готовы к любому фидбеку.

? Самый страшный антипаттерн - невыполнение обязательств и договоренностей. Если вы не будете решать озвученные проблемы, вы поставите под сомнение свой авторитет и эффективность инструмента 1-1. Потеряв мотивацию принимать участие в таких беседах - сотрудник перестанет раскрываться и давать качественную обратную связь. А без этого вы не сможете эффективно управлять командой.

? Еще один антипаттерн - озвучивание только негативного фидбека. Помните, если сотрудник что то делает не так, это в первую очередь и ваша ответственность. Человеку необходимо донести не только проблему, но и пути ее решения. Причем решать ее вы обязаны совместно.

Простой пример: на сотрудника поступили жалобы относительно его реакции по code review. Шаги, которые стоит предпринять:

Проговорить с человеком еще раз общие договоренности кодревью (желательно написать для этого отдельную статью)
Донести важность обратной связи и диалога. Показать что проверяющий оценивает не его как программиста, а предлагает пути решения для улучшения кода
Показать примеры того, как можно отвечать
Разобрать возможные спорные моменты
Предложить помощь в дальнейшем. К примеру, если сотрудник не будет знать как реагировать в похожих ситуациях на которые поступали жалобы - предложите ему вместе разбирать эти ситуации в режиме реального времени

Продолжая тему негативного фидбека, старайтесь не проводить 1-1 если на повестке только 'плохие' темы для разговора. Негатив обязательно нужно разбавлять позитивом - оставлять сотрудника наедине с мыслью что он все делает не так - не самая лучшая идея, которая быстро может привести к выгоранию.

? Обсуждение текучки. Для этого есть митинги.

? Разбирать прошлые проблемы - одну тему достаточно обсудить один раз.

Примерный план one-on-one встречи

Начну с того, что универсального плана нет. Вы можете выстроить разговор так, как удобнее будет вам. Ниже представлен лишь пример.

Начните с вопросов о том, как у сотрудника дела. Спросите что у него в жизни нового — но здесь стоит уточнить что не все люди готовы к таким разговорам. Подробнее о ‘трудных’ собеседниках написано чуть ниже.
Обсудите его возможные текущие проблемы. Если вы помните какой либо проблемный кейс с участием сотрудника, о котором он по какой-то причине не упомянул, спросите его не хочет ли он это обсудить. Возможно он стесняется подсвечивать проблемы, ваша задача по возможности его разговорить и донести что вы хотите помочь (не забывайте фиксировать информацию в карточке сотрудника)
Обязательно, отдельным пунктом, для оценки мотивации останавливайтесь на вовлеченности сотрудника в его работу: уточняйте доволен ли он уровнем своих задач, работой в целом.
Разберите пункты записанные по итогу прошлого 1-1
Давайте обратную связь сотруднику — не забывайте его хвалить. Помните, что похвала – это позитивное подкрепление правильного поведения/действий, а не награда за подвиг.
Обсудите детали обучения и роста — поговорите о том какие курсы он сейчас проходит и как это можно применить в нашей работе. Фиксируйте все это в документе. Планируйте новое обучение если есть запрос. Для этого можете провести консультации с гильдмастером его стека.
Новости о компании. Сотрудник должен чувствовать что он часть большого организма — рассказывайте ему о изменениях произошедших с прошлого 1-1.

? Все пункты опциональны — какие то (к примеру седьмой) совсем не обязательно проговаривать каждый one-on-one

Проблемы, с которыми сталкиваются начинающие тимлиды

? Сотрудник не видит смысла в персональных встречах

Самое главное здесь — донести до человека что это процесс не быстрый. Ваши разговоры будут направлены на долгосрочное развитие, в процессе работы всегда будут возникать спорные ситуации и вы можете помочь быстро их решать. Основная задача – показать сотруднику, что вам интересно следить за его развитием. Особенно после внедрения в нашей компании матрицы компетенций.

? Сотрудника сложно разговорить

Как я уже писал ранее — каждый человек уникален. И тимлиду следует искать индивидуальный подход к каждому. Вы не обязаны разговаривать с сотрудником ровно час – регламентов по этому поводу не существует, все зависит только от вас. Если человек не очень разговорчивый, не мучайте его отвлеченными вопросами (вроде ‘как у тебя дела вообще? что нового в жизни?’), а старайтесь проговаривать вопросы прямо, по делу. Если 1-1 займет 10 минут, но вы проговорите все вопросы и зафиксируете результат — этого более чем достаточно.

? Не знаю что обсуждать с сотрудником — с ним и так все понятно

Важно осознавать, что в любом случае что-то происходит. Может быть, человек готов взять на себя новый проект, и нужно какие-то задачи передать коллегам. Если вы друг другом довольны и понятно общее направление развития, не обязательно устраивать долгие обсуждения. Сделайте короткую встречу, посвятите её позитиву и договоритесь о следующих шагах.

? Я не доволен работой сотрудника, но не знаю как до него это донести чтобы не обидеть

Здесь важна серьезная подготовка. В такой ситуации работают только факты. Передавать какие-то мнения и эмоции со стороны менеджера не очень корректно. Нужно заняться сбором обратной связи, просить коллег высказать свою точку зрения – когда человек подводил, когда что-то не получалось. Чтобы у руководителя были конкретные данные, с которыми он идет к сотруднику. У тимлида в голове должна быть стратегия разговора, список фактов, аргументов и идеи, как сотрудник может исправиться, со своей стороны. После того, как факты изложены (и важно, чтобы сотрудник их понял и признал), важно сформулировать договоренности, сроки и способы сверки – как стороны поймут, что договоренности достигнуты? Если сотрудник не видит проблемы, необходимо внимательно выслушать его мнение. Задача руководителя – принимать решения взвешенно, поэтому важно уметь слышать и воспринимать разные точки зрения.

Шпаргалка

Эту часть я взял из статьи. Вне зависимости от наличия у вас плана беседы и заготовок, все может пойти не так, как вы рассчитывали. В первую очередь нужно услышать вопросы и проблемы сотрудника. Ни в коем случае не стоит отвлекаться на звонки, сообщения, письма. Если вы не знаете, как построить или продолжить беседу, сбились или запутались, можно воспользоваться следующей шпаргалкой:

15 конструкций и вопросов для начала разговора

Как ты? Как жизнь вне работы?
Как прошли выходные?
Как идут дела?
Скоро [праздник]: вы отмечаете [Праздник]? Если да, могу я спросить, какие у тебя планы?
Если у собеседника есть дети: как поживает [имя ребенка]? (Спросите что-нибудь, связанное с их возрастом, например, посещение школы, занятия спортом или другие интересы.)
Я заметил, что ты немного более замкнут(а), чем обычно. Есть ли что-нибудь, о чем ты бы хотел(а)поговорить?
Расскажи мне историю…
Расскажи мне о прошлой неделе.
Расскажи мне о том, над чем вы работали.
Расскажи мне о своей семье / выходных / мероприятиях?
Расскажи мне о своей неделе — на что это было похоже?
Что я могу сделать, чтобы сделать твой день лучше?
Что ты любишь делать в свободное время? Какие у тебя хобби?
На чем бы ты хотел(а) сосредоточиться на этой встрече?
С чего бы ты хотел(а) начать?

20 вопросов от руководителя своему сотруднику

Что мне, как твоему руководителю, нужно прекратить, начать и продолжать делать?
В какой момент на прошлой неделе ты был(а) наиболее разочарован(а) своей работой? Что я могу сделать, чтобы помочь тебе справиться с этим?
Ты чувствуешь, что получаешь достаточно фидбэка? Почему да/почему нет?
Есть ли у тебя какой-либо фидбэк для меня?
Как я могу помочь тебе?
Как ты предпочитаешь получать обратную связь?
Как я могу сделать этот проект более сложным и интересным для тебя?
Какие изменения ты бы внес(ла) на моем месте, как руководитель?
Я пытаюсь сделать мои one-to-one лучше и буду признателен за твой честный отзыв об этом — что понравилось, и что можно улучшить?
По какому аспекту ты бы хотел(а) получать больше помощи или коучинга?
Что я могу сделать лучше, чтобы помочь тебе с результатами твоей работы?
Что я могу сделать лучше или иначе, чтобы поддержать тебя?
Что я могу сделать для тебя, что я не делаю?
Что я могу сделать, чтобы помочь тебе достичь твоих текущих целей и приоритетов?
Что я могу сделать, чтобы помочь тебе получить больше удовольствия от работы или устранить препятствия на пути прогресса?
Что тебе нравится в моем стиле управления? Что не нравится?
Как ты думаешь, что я должен(на) знать о проекте, чего я не знаю?
Что я мог(ла) бы сделать лучше? В каких ситуациях я мог(ла) бы больше помочь, но не помог(ла)?
С каким самым большим челленджем ты сталкиваешься в настоящее время? Как я могу помочь с этим?
В каких областях ты хотел(а) бы получить больше или меньше поддержки от меня в своей работе?

20 вопросов о профессиональных успехах и развитии

Есть ли какие-либо мероприятия или тренинги, которые ты хотел(а) бы посетить, чтобы помочь тебе развить свои навыки?
Есть ли какие-нибудь проекты, над которыми ты бы действительно хотел(а) поработать, если бы тебе дали такую возможность?
Чувствуешь ли ты, что учишься на работе? Что нового ты узнал(а) за последнее время? О чем ты хочешь узнать больше?
Есть ли у тебя все инструменты, необходимые для достижения твоих целей?
Чувствовал(а) ли ты себя здесь когда-либо недооцененным(ой)?
Как ты понимаешь, что прогрессируешь в своей карьере?
Что ты думаешь о своем прогрессе в достижении своих больших целей? Что нужно сделать, чтобы двигаться к цели? Что мы можем сделать, чтобы помочь?
Как твоя текущая работа помогает или мешает твоему профессиональному развитию?
Если бы ты создал(а) свою идеальную позицию на рабочем месте, чем бы она отличалась от того, чем ты занимаешься в настоящее время?
Расскажи мне о чем-то новом, что ты узнал(а) со времени нашей последней встречи.
Чтобы помочь определить и уточнить цель: чего ты хочешь достичь? Что ты будешь делать, чтобы достичь этого? Когда ты это сделаешь? Кого нужно привлечь? Когда должны увидеть результаты?
Что по поводу этой цели важно для тебя и что будет отличаться, когда ты достигнешь цели?
Какие действия ты предпримешь перед нашим следующим one-to-one чтобы добиться прогресса на по задаче X? (Также обсудите и согласуйте действия, которые вы предпримите, чтобы помочь.)
Какими рабочими проектами ты больше всего гордишься?
Над какими проектами хочешь работать дальше?
Какие два-три новых навыка ты хочешь получить на работе?
Что я могу сделать, чтобы принять меры или добиться прогресса в том, о чем мы говорили сегодня?
Что ты можешь сделать, чтобы принять меры или добиться прогресса в том, о чем мы говорили сегодня?
Над какими направлениями развития ты хочешь работать в ближайшие недели?
Что ты видишь в качестве следующего шага в вашей карьере?

20 вопросов об удовлетворенности работой

Назови три вещи, которые мы можем сделать, чтобы ты мог(ла) получать больше удовольствия от своей работы? Какое лучшее достижение у тебя было здесь?
Считаешь ли ты, что растешь в своей роли? Почему ты так считаешь?
Чувствуешь ли ты переутомление, недостаточную работу или просто нормальную нагрузку?
Как ты думаешь, наша компания лояльна к своим сотрудникам? Почему да/почему нет?
Как ты относишься к проекту?
Как ты относишься к своей роли здесь?
Как это повлияло на тебя?
Как ты себя чувствуешь?
Как ты оцениваешь свой баланс между жизнью и работой?
Что ты думаешь о текущей рабочей нагрузке?
Сколько часов в день ты считаешь себя наиболее продуктивным(ой)? Как мы можем помочь?
Если бы ты выбирал(а) над чем работать в течение следующего месяца, что бы это было? Почему?
В нашем последнем one-to-one ты упомянул(а), что хочешь расти в X — как это происходит?
Что тебя больше всего волнует?
Какой аспект этого проекта был особенно интересным для тебя?
Что тебе понравилось больше всего / меньше всего в этом?
Что ты считаешь своим главным достижением здесь?
Что тебе больше всего нравится в работе в нашей команде?
Что побуждает вас приходить на работу каждый день?
Какая твоя любимая / наименее любимая вещь в твоей работе сейчас?

20 вопросов для раскрытия взаимодействия в команде и компании

Есть ли какие-то аспекты нашей культуры, которые ты хочешь изменить?
Есть ли какие-либо встречи или дискуссии, в которые ты вовлечен(а), но не хотели(а) бы?
Есть ли какие-либо сложности в команде, о которых я должен(а) знать?
Можешь ли ты поделиться некоторыми деталями этой проблемы? (Кто был вовлечен? Где? Когда? Как долго?)
Чувствуешь ли ты адекватную поддержку со стороны других членов команды? Почему?
Чувствуешь ли ты, что находишься на одной волне с командой?
Помогаешь ли ты другим членам команды? Помогают ли они тебе?
Кто-нибудь в команде заставлял тебя чувствовать себя некомфортно? Почему?
Как ты относишься к будущему компании в целом?
Как наша компания может быть более креативной и инновационной?
Как мы могли бы изменить наши командные встречи, чтобы быть более эффективными?
Как новая ситуация / развитие влияет на твою работу? Что может помешать твоей эффективности?
О какой сфере деятельности компании ты хотел(а) бы узнать больше?
Что является проблемой № 1 в нашей компании? Почему?
О чем ты хочешь быть более информированным(ой)?
Что позитивного и негативного в нынешней ситуации?
Как ты думаешь, почему это может происходить?
Что ты считаешь недооцененным из того, что ты вносишь в команду?
Какая самая большая возможность, которую мы упускаем?
Что бы ты хотел(а) изменить в нашей команде?

10 вопросов о Work–life balance

Какая у тебя рабочая нагрузка сейчас?
Если бы ты мог(ла) что-то изменить в своей работе сегодня, что бы это было?
Есть ли что-то, чем ты хочешь заниматься в свободное время, чтобы снять стресс?
Что тебя разочаровывает в работе?
Какие 3 вещи мы могли бы сделать, чтобы улучшить твою производительность?
За счет чего ты теряешь большое количество времени в течение недели?
Как выглядит твой идеальный будний день?
Что вдохновляет тебя в работе?
Есть что-то, что ты делал(а) ранее, но сейчас на это не хватает времени?
Когда твой следующий отпуск? Когда был твой последний отпуск?

ссылка на оригинал статьи https://habr.com/ru/post/650537/