Сроки горят: почему не соблюдаем дедлайны и что с этим делать

В теории все знают, что сроки надо соблюдать, и лучше предупредить, когда не успеваешь что-то сделать. Но если бы все так поступали, мир был бы другим. IТ- и digital-специалисты рассказали историй про дедлайны и про то, как им удавалось выкрутиться в критической ситуации.

Когда дедлайн пропустили из-за плохого планирования

Существуют объективные и понятные причины срыва сроков проекта. Иногда какая-то из сторон рабочего процесса переоценивает свои возможности, когда устанавливает дедлайны. Это может быть и сам сотрудник, и его руководство, и заказчики. В некоторых случаях удаётся вписаться даже в нереалистичные сроки, но ценой времени, денег, нервов, сорванных личных планов. В худших вариантах страдает здоровье сотрудников.

Несколько лет назад я устроился работать нарративным дизайнером в начинающую геймдев-студию. Многие сотрудники совмещали несколько позиций. Я зачем-то сказал, что могу переводить, и тут же получил награду в виде ответственности за локализацию. Пришлось проклясть собственный болтливый язык и впрячься.

Я получал сырой внутриигровой текст, выгруженный в таблицу — без контекста, с ошибками, опечатками и нестыковками — и передавал его переводчикам-аутсорсерам. Получив перевод, я проверял его, вносил правки и отдавал на вычитку носителю языка, который часто нёс отсебятину. Потом импортировал текст в БД и смотрел, не рухнула ли структура данных. И так с каждой порцией.

О проработанных пайплайнах не шло и речи. К тому моменту, как я загружал перевод сюжетного диалога, его структура и содержание могли полностью измениться. Переводчики постоянно жаловались, что им не хватает глоссария, я составлял его на ходу. Регулярно возникали то простои, то авралы. Дело близилось к релизу.

В какой-то момент я понял, что отхожу от компьютера только поесть, поспать и в туалет. В день X надо мной сидели лид сценарного отдела и главный дизайнер, он же директор студии. Вопросы «Ну где? Ну что?» появлялись в личке каждую пару минут. Я тихо матерился и вычитывал пятидесятую таблицу за сутки. Никто же не задумался о том, что если тексты будут отданы в перевод за сутки до релиза, то вовремя мы их не получим. За полчаса до назначенного срока я почувствовал, что голова начинает кружиться, успел написать в мессенджере «готово» — и отрубился, ненадолго потеряв сознание.

Релиз прошёл удачно. Игра набрала положительные отзывы в Steam, у неё даже есть своя фанбаза. А я ушёл. И месяца два лечился, восстанавливал силы и обещал себе, что больше никогда не ввяжусь в подобную авантюру.

Как-то раз я собралась в отпуск к друзьям на Урал. А в это время на работе горели сроки с релизом софта. Кусок документации отдали доделывать мне на удалёнке, в то время как ребята в офисе дописывали код. На отпуск дали добро. Но всё пошло не так. Дедлайн проваливали всей командой, коллеги в очередной раз перенесли сдачу этапа. В результате мне пришлось дописывать очень срочный документ в автобусе «Екатеринбург – Челябинск». А уже на месте пришлось искать кафе, где одновременно была еда, розетка и wi-fi. Это стоило и времени, и нервов, но и коллег не подвела, и отпуск не отменила.

---

Как реагировать на такие ситуации? По идее, постоянные срывы сроков говорят о том, что компании требуется система управления рисками. Заниматься этим должны проджект-менеджеры, но если у вас такого специалиста нет или он не справляется, вы можете минимизировать карьерные последствия. Для этого нужно выстроить коммуникацию с людьми, которые отвечают за проект. Попробуйте распределить роли по методу RACI Matrix:

• Responsible ― ответственный за выполнение конкретных задач: разработчик, аналитик, дизайнер.

• Accountable ― ответственный за весь проект: менеджер или тимлид.

• Consulted ― консультант: представитель заказчика или подрядчика.

• Informed ― сотрудники, которые над задачей не работают, но должны о ней знать: PR-менеджер, офис-менеджер.

Определите, какую роль вы занимаете в проекте. И обязательно информируйте о риске дедлайна всех, кому положено это знать. Говорите хоть каждый день — как составить сообщение, мы уже писали. Если вашу коммуникацию игнорируют, то вы попали не в самую организованную компанию, так что особенно можно и не переживать.

Практически каждый раз, когда мои коллеги не справляются с дедлайном, сценарий одинаковый. Сначала приходит запрос от клиента на доработку продукта, потом команда собирается, чтобы посчитать, за какое время это реально сделать. Я заметила, что в девяти случаях из десяти я обозначаю большой срок, но со мной никто не соглашается. Я предупреждаю, что быстрее не получится, меня просят не драматизировать и обещают клиенту срок, взятый с потолка.

Разумеется, в этот дедлайн никто не укладывается, после чего сроки переносятся на недели и месяцы, со скандалами, согласованиями, а иногда с финансовыми потерями. Когда задача оказывается готова (чаще всего примерно в тот срок, который я обозначала изначально), я присылаю протокол первой встречи.

Нередко руководство не хочет озвучить инвестору и клиенту реальные сроки, боясь отказа, а в результате между собой ругается команда. Бывало и так, что из-за этого отваливались клиенты. Тогда я без зазрения совести меняла работу, понимая, что зарплату мне не повысят.

Когда вмешивается человеческий фактор

Случаи, когда дедлайны срываются по вине сотрудника — тем более не редкость. Даже самый ответственный работник не застрахован от форс-мажора, выгорания и личных проблем, выбивающих из колеи. Когда такие ситуации происходят с кем-то постоянно, то это может стоить работы, а иногда даже и профессии.

Около 10 лет назад я работала в техподдержке. Всё нравилось: график гибкий, коллектив хороший. Ну а потом случилось так, что от меня ушёл любимый человек, я ужасно переживала и почему-то решила, что мне за страдание дадут возможность просрочить дедлайн на пару дней. Просто рассудок помутился, другого объяснения сейчас придумать не могу. Работодатель был строг, но справедлив. С работы пришлось уйти, но выходное пособие заплатили. Сложно однозначно сказать, повлиял ли этот эпизод на мою карьеру. Я устроилась на постоянную работу переводчиком и от IТ отошла, а кое-кто из моих коллег до сих пор трудится на прежнем месте. Возможно, и я бы работала, если бы не эта история.

---

Прокрастинация и привычка откладывать важные дела на потом — адаптивный механизм психики. В группе риска оказываются перфекционисты, переживающие за качество работы. Они настолько боятся сделать что-то не так, что никак не могут приступать к задаче. Также оттягивают работу люди с выученной беспомощностью после полосы неудач: кажется, что все равно ничего не получится. В этом случае стоит разбить большую работу на более мелкие. Ими легче управлять, они не пугают, их можно завершать постепенно — это один из способов уложиться в запланированное время.

Когда мои клиенты жалуются на прокрастинацию, я каждый раз уточняю у них, что именно они имеют в виду. 

Для одних главной рабочей мотивацией является интерес. В этом случае нужно понять, что изменить, чтобы лучше настроить баланс между рутиной и творчеством.

Для других ключевой причиной прокрастинации становится напряжение. Человек так устраивает свою жизнь, что постоянно оказывается в ситуации горящего дедлайна. В этом случае стоит найти настоящую причину такого поведения. Ведь если этот сценарий человек постоянно или периодически воспроизводит, значит, для чего-то он ему нужен.

Для третьих прокрастинация — индикатор кризиса, в основе которого может быть трагедия, разрыв отношений, внезапные или текущие перемены образа жизни и ещё десятки поводов отложить на потом дела. И в этом случае нужна работа с утратой, а не с ленью.

---

Нужно проанаkизировать, в чём проблема, чтобы понять, как теперь её решать. Если человек способен исправить ситуацию или зарекомендовал себя как ценного специалиста, скорее всего, он сможет остаться на работе. Главное — постараться не повторять.

В 2010 году я работал в компании, занимающейся софтом для авиаперевозок. А ещё я тогда был рейд-лидером гильдии в World of Warcraft. И зимой 2010 года вышел финальный рейд дополнения. Это как Уимблдон, только в WoW.

Два месяца я жил примерно так: встал, пошёл в офис, поработал, пошёл домой, по дороге купил ящик энергетика, сел за комп, рейдил до трёх часов ночи, под утро заснул. И большую часть времени я всё успевал. Но в день, когда мы должны были проводить тестовый показ продукта для заказчика, я пришёл на работу, лёг лицом на стол и уснул. На все попытки меня разбудить отвечал нечто вроде «raid over, всё завтра, отстаньте от меня, я сплю». Никто меня не съел, дедлайн перенесли на неделю, тем более, и у коллег было что допилить. Но самое смешное, что я выспался на работе, пошёл домой, купил по дороге ящик энергетика и снова сел играть! Мы тогда не победили и даже близко не были фаворитами, но выступили достойно.

Устное внушение на работе мне было, но без последствий — я был на хорошем счету. Более того, когда я потом по собственному желанию увольнялся из компании, мне написали отличное рекомендательное письмо. В целом, я себя считаю ответственным человеком, что помогает мне держаться в профессии уже 25 лет. Но всякое бывает.

---

Исследование, проведённое Университетом SUNY в Олбани, показало, что управлять временем лучше всего получается у тех, кто ещё в детстве придерживался чёткого расписания. Такие люди лучше концентрируются, умеют расставлять приоритеты и меньше отвлекаются на раздражители. Конечно, такое объяснение со ссылкой на родителей и детскую травму не устроит работодателя. Сами исследователи, которые установили закономерность, рекомендуют закладывать при планировании «буферную зону». Это время, за которое вы можете всё испортить. При этом старайтесь не оставлять дела напоследок, а каждый раз, когда уложились в срок, давать себе вознаграждение. Награда будет способствовать повторному поведению. 

Я сам про себя знаю, что мне тяжело даются жёсткие дедлайны. Если бы я сидел в офисе, то первая задача, с которой бы я не справлялся — это приходить к определённому времени с утра. Потому я нашёл себе работу со свободным графиком и сам ориентирую своих коллег на гибкие сроки: сообщаю, что «заеду на этой неделе» или «буду с 16 до 18». Отсутствие жёстких рамок не означает, что я мало работаю — надо кормить семью. Но стараюсь расставлять приоритеты. Если какая-то задача критична, то разобьюсь в лепёшку, но сделаю. Если же что-то не горит, то гибкие сроки — спасение.

Что делать, если пропустили дедлайн

Посмотрим на ситуацию, в которой сроки уже вышли, и вам нужно рассказать об этом команде, начальнику или заказчику. Подготовьте сообщение, в котором будет самое важное.

• Тема. В ней укажите сразу, что вы пропустили срок. Не надо отправлять письмо с темой «по поводу проекта».

• Сообщение о том, что вы пропустили срок. Факт нужно подтвердить не только в теме.

• Причина, по которой дедлайн сорван. Этот пункт спорный, потому что зависит собственно от причины. Когда вмешались внешние обстоятельства: сервис прекратил работу, клиент не отвечал в течение месяца, при проектировании были допущены ошибки — это достаточное обоснование. Скорее всего, эти обстоятельства нужно учесть, когда вы будете определять новый срок работы. Личные трудности расписывать не надо, просто скажите, что они были. Если же причина оказалась неуважительной, пропускайте этот пункт. Главное — не оправдываться, потому что это никого не интересует.

• Информация о том, что уже сделано. Если можно показать часть работы, которую вы выполнили к этому моменту — показывайте её, чтобы подтвердить, что вы вообще занимались проектом. Добавьте конкретики: на чём сосредоточены прямо сейчас.

• Новые сроки. Обозначьте, когда сможете закончить, и объясните, почему не раньше.

• Предложите бонус. Если вы сорвали дедлайн, предложите несколько новых решений. Возьмите на себя что-то большее, чем первоначальные договорённости. Подайте их как новое предложение.

Вот как может выглядеть письмо:

Тема: Проект А не закончен в срок.

Здравствуйте, ***

К сожалению, проект не удалось закончить в нужный срок.

Причина в том, что мы не смогли провести платёж, чтобы продлить работу облачного сервиса. Из-за этого в течение *** дней проект простаивал.

Вопрос уже решился, мы продолжаем работу. Мы завершили основные этапы, сейчас находимся на финальной стадии, осталось только ***.

Из-за простоя срок проекта сдвигается на *** дней. Мы закончим к ***.

Пока мы не могли непосредственно работать, мы подумали, что в проект можно добавить такие-то изменения. Они не отнимут много сил и времени, зато принесут пользу, а именно: ***. С вашей стороны нужно только согласование.

---

Вы срывали дедлайны? Чем закончилось?