Лишние технологии: на что не стоит тратиться малому бизнесу

В 2019 году знакомый купил и поставил на автомобиль сигнализацию — хорошее решение за 63 000, с возможностью интеграции с LIN-шиной, контролем работы предпусковых подогревателей, автозапуском, отличными охранными характеристиками, телеметрией и проч. Ответственный, правильный водитель, который искренне заботится об удобстве и безопасности своего автомобиля, ВАЗ 2109 1999 года выпуска. Без сомнений легендарный хэтчбек оценил, но не до конца понял рвение своего хозяина, забил на LIN-шину, передачу телеметрии и прочую ерунду по одной простой причине — это обычная старая аналоговая девятка, хоть и бережного хранения. Она любима, нормально ездит, выполняет свои задачи, прилично выглядит и не требует таких понтов. С другой стороны, сигналка тоже вполне выполняет основные функции. Проблема только в одном — 50 000 можно было сэкономить, не потеряв при этом результата — удовлетворения требований автовладельца.

Сейчас в малом и среднем бизнесе стало чуть стабильнее, а вот в 2010-х в небольших компаниях (типа дилера SIM-карт сотового оператора регионального уровня) можно было встретить SAP или Salesforce. Софт, конечно, был исключительно декоративным, учёт вёлся в Excel. Но затраты были аховые.

Тем не менее, и сейчас бизнес умудряется находить направления вылета денег — отчасти за счёт эффективных маркетологов, отчасти из-за незнания деталей.

И вроде бы — ну есть у компании деньги на дорогой софт, оборудование или на дорогую рекламу, пусть тратят. Какой смысл заводить этот разговор и анализировать состав «лишних» технологий? Причины, конечно, есть. 

• Такие технологии сложны и дороги в освоении и сопровождении — затраты на обучение и пакеты технической поддержки могут оказаться неприятным сюрпризом.

• Неиспользуемый или малоиспользуемый софт может демотивировать сотрудников: у них снижается порог принятия решения о внедрении даже нужного ПО, потому что перед глазами есть пример, когда можно не использовать программу и тебе за это ничего не будет.

• Компания теряет на оплате по сути неработающего ПО или простаивающего без дела высокофункционального оборудования. Работающая часть не стоит тех денег, которые за неё платят.

• Если посмотреть немного вглубь, то наносится вред и самой отрасли, поскольку недовольный клиент непременно понесёт негативные отзывы во внешнюю среду — и это будет субъективное мнение человека, который даже не взаимодействовал с технологией.

Итак, что из технологий может оказаться избыточным и неэффективным для небольшой компании и правда ли так бывает?

Дорогостоящее оборудование

Сейчас бизнесу, как и пользователям, доступно оборудование на любые и задачи и кошелёк: от скромных рабочих лошадок до навороченного HPE. Руководители компаний, будучи обычными людьми, легко попадают в популярную ловушку: что дороже, то и лучше. И, собственно говоря, для железа это до сих пор весьма справедливое высказывание. Другое дело что для задач конкретной компании достаточно средней или минимальной конфигурации — и это обязательно нужно учитывать при планировании ИТ-инфраструктуры хотя бы потому что за сумму, сэкономленную на железе, можно автоматизировать рабочие места сотрудников и сделать их продуктивнее. То же самое касается дорогой периферии: принтеров, сканеров, гарнитуры для переговоров, видеокамер, оснащения переговорных комнат (больше всего меня удивила автоматизированная система бронирования переговорных комнат с сенсорной панелью в компании из 17 человек). Иногда даже возникают мысли о карго-культе: возможно, топ-менеджменту кажется, что если всё будет самое дорогое, то и результат работы будет самый крутой. Увы, корреляции здесь нет, а вот оплаченные мощности и функции простаивают впустую и навсегда.

Ну и конечно, дополнительная проблема такого оборудования в том, что обслуживание и модернизация такого ИТ-парка потребуют ещё больше денег, чем первоначальная стоимость. Поэтому, если компания далека от ИТ, лучше проконсультироваться с сисадмином, 1-2 аутсорсерами или ИТ-компаниями, чтобы выбрать оптимальный набор для нормальной работы. 

Сложные системы безопасности

Установка сложных систем безопасности похожа на историю из вступления с той разницей, что владелец Лады не понесёт рисков и надёжно защитил свою машину, а вот с системами безопасности могут выйти накладки. Например, компания заказывает проект комплексной безопасности на половину своего годового бюджета, разворачивает проект, стартует, а потом обслуживание и консалтинг безопасников стоят слишком дорого и приходится отказаться от какого-то софта, от какого-то оборудования и т.д. Получается, что комплексная система получает слабые звенья и становится бестолковым решетом, потому что для систем информационной и физической безопасности непрерывность и замкнутый контур важнее всего. 

Опять же, хороший самозанятый сисадмин или компания-аутсорсер запросто спроектируют систему безопасности для небольшой компании так, чтобы она закрывала основные риски и при этом не стоила как вся компания. Более того, в малом бизнесе человеческий фактор настолько влиятельный и неконтролируемый, что обучение сотрудников и штатные политики безопасности ПО и информационных систем могут дать ощутимый и единственно нужный для компании эффект. Конечно, бывают исключения, когда малый бизнес является носителем критической инфраструктуры или данных, но, как правило, там совершенно другие риски и стратегии управления безопасностью. 

Корпоративный портал

Корпоративный портал — классная штука, когда в компании более 100 человек. Это и база знаний, и средство общения, и способ геймификации управления персоналом, и официальный канал общения руководства и сотрудников. Во времена удалённой работы и её последующего частичного сохранения такие порталы обрели дополнительную ценность.

Однако если речь идёт о небольшой компании, то корпоративный портал может оказаться дорогим и громоздким приложением, внутри которого будет царить тишина. В маленькой компании лучше организовать базу знаний на основе опенсорсного решения или CRM-системы (во всех топовых такой модуль есть), а всю остальную активность свести к чатам и каналам в мессенджерах — это бесплатно (или очень недорого), быстро, надёжно, чрезвычайно масштабируемо, а главное, довольно неформально и дружелюбно.

Для тех, кто желает интегрировать чаты с CRM, желательно осознавать, что современные чаты — это практически живые организмы, которые эволюционируют и видоизменяются. Постоянно появляются новые чаты, а старые отмирают или становятся непопулярными. Поддержка такой интеграции потребует дополнительных затрат на постоянной основе. 

BI-системы 

Аналитика рулит миром коммерции, в этом нет никаких сомнений. Анализировать все показатели и их связи необходимо даже если компания делает минимум продаж и состоит из одного сотрудника. Но в подавляющем числе случаев для хорошей аналитики достаточно настроенной CRM-системы или нужной конфигурации 1С, они служат отличными источниками, хранилищами и средствами обработки данных. Главное, уметь интерпретировать все те массивы информации, которые у компании есть, т.к. без грамотного прочтения и умения увидеть тенденции и отследить связи данные бесполезны.

Конечно, современные BI-системы захватывают: мощные наборы возможностей, красивые дашборды и представления, работа с сотнями источников, омниканальный подход. Это даже совсем не те OLAP-кубы, которые мы застали лет десять назад. Но вся эта мощность и красота теряют смысл, если не работать на больших данных, а ограничиться даже 10 тысячами записей в месяц. Вся роскошь представлений и анализа меркнет, потому что 10, 20 и даже 50 тысяч строк данных гораздо удобнее обработать в банальной таблице Excel. BI — это крутой инструмент для больших данных, неструктурированных данных, и совершенно простаивающая и ненужная система для компаний с компактными данными. А денег на покупку и поддержку уходит достаточно много.

Машинное обучение и искусственный интеллект

ML и AI — что может быть более хайповой парой технологий в современном мире? Разве что VR и блокчейн. И действительно, искусственный интеллект и машинное обучение могут принести пользу даже малому бизнесу: например, обеспечить безопасность на строительном объекте или на производстве (распознавание снаряжения и необходимых данных, контроль поставок, управление небезопасными станками и т.д.) Но вот ML и AI, встроенные в обычное прикладное программное обеспечение для бизнеса, не что иное, как маркетинг в чистом виде, за который нужно заплатить.

Всё вновь упирается в данные: если у вас «озеро» данных выглядит как пересыхающая лужица, то машинное обучение окажется неэффективным, ему не хватит массива информации, чтобы обучиться и обнаружить корректные взаимосвязи для будущих прогнозов. И здесь данных должно быть ещё больше, чем для BI-системы — сотни тысяч, миллионы записей и больше. В остальном — если вам очень нужно смоделировать машинное обучение на малых данных, постройте нормальное распределение для тех показателей, что у вас есть, проникнитесь теорией вероятности и теоремой Байеса и определите, что… скорее всего для вашей компании такие методы не работают.

Что касается искусственного интеллекта, то им можно назвать практически любую функциональную возможность и будет красиво и дорого — например, у нас в CRM есть умные бизнес-процессы и KPI, чем не искусственный интеллект? Вполне! Из всех аспектов ML и AI для малого и среднего бизнеса, пожалуй, самым интересным и полезным является компьютерное зрение.

Low-code системы

No code, low code системы набирают популярность и даже уже старые игроки рынка быстро отыскивают, что среди функциональности можно назвать low code и активно выстраивают свою стратегию продвижения на этой фиче. Это относительно несложно: так, например, мы в RegionSoft CRM могли бы назвать low code наш визуальный редактор бизнес-процессов. Но не всё, что можно собрать руками из готовых элементов и встроить в интерфейс сложной системы, — low code. Потому что no code и low code, как ни парадоксально, прежде всего — код. И эффективно работать с такими конструкторами могут только люди хоть с каким-то программистским бэкграундом, которые понимают, что там, за красивыми значками и элементами для построения блоков и систем.

Работать в low-code системах должны специальные профессиональные сотрудники, которые на рынке получают заработную плату на уровне программистов, а иногда и чуть выше — и не каждый малый и даже средний бизнес готов держать (и что немаловажно, удерживать!) сотрудника с такими компетенциями. Кроме того, набор возможностей low-code систем ограничен и способен покрыть далеко не все бизнес-требования: в конечном итоге всё равно придётся обращаться за поддержкой и доработкой к компании-вендору.

Планшеты у мобильных сотрудников

Часто у мобильных сотрудников можно наблюдать в руках планшеты, в которых они что-то отмечают, получают маршруты, ведут заметки, принимают платежи и т.д. Но такой размер мобильных устройств далеко не всегда оправдан: так, если врачу или скорой помощи удобен именно планшет, то те же аутсорсеры обслуживания ИТ-инфраструктуры или сервисные инженеры предпочтут смартфон. Он так же удобен, доступен для управления одной рукой, легче, умещается в кармане, лучше держит заряд и быстрее заряжается. Особенно это актуально для сотрудников, которые не передвигаются на автомобилях. Тем более что недорогие планшеты по своим рабочим характеристикам и сроку службы нередко проигрывают смартфонам той же ценовой категории — а это уже дополнительные затраты на обслуживание и ремонт.

Мы в RegionSoft разрабатываем и устанавливаем облачный сервис, предназначенный для контроля и управления мобильными сотрудниками GeoMonitor — и видим, насколько сотрудникам в принципе удобнее обращаться со смартфоном. А если единственной вашей задачей является контроль перемещения и местоположения выездных бригад и сотрудников, можно вообще обойтись GPS-трекерами, а работникам предоставить право выбора удобного устройства для общения, личных и деловых задач.

Социальные сети

На сегодняшний день технологическое и социальное влияние социальных сетей уже сложно вынести за скобки при обсуждении компаний любой сферы. Считается, что любая приличная компания должна быть в них представлена, вести группу или канал, продавать и генерировать лиды не выходя из ленты. Однако это справедливо далеко не для всех категорий. 

• Социальные сети как технический инструмент и инструмент ведения бизнеса нужны компаниям, которые работают в В2С и, что важно, оказывают поддержку или инициируют продажи через страницы в соцсетях. 

• Социальные сети нужны компаниям, способным и, главное, готовым развивать корпоративное коммьюнити вокруг своего продукта. Но это должен быть реально wow-продукт с интересной стратегией продвижения и понятной сегментацией будущих поклонников и подписчиков.

• Если компания решается вести страницы в социальных сетях, она должна понимать, что это трудозатратно, непросто (а погенери нормальный контент каждый день!) и если хорошо и качественно, то очень дорого, часто значительно дороже контекстной рекламы. В2В-компаниям в это ввязываться вообще не стоит, особенно для малого и среднего бизнеса (даже если вы преследуете цели HR PR — для этого есть более целевые и точечные инструменты, включая Хабр).

Почему это важно и что рассуждения о социальных сетях делают в статье о технологиях, написанной айтишником? Всё просто — мы занимаемся CRM-системами и видим, как часто компании-разработчики прикладного корпоративного ПО позиционируют интеграцию с социальными сетями как киллер-фичу. А по факту происходит акцентирование внимания на практически ненужной для компаний функции, которое влечёт за собой лихорадочные попытки завести страницы и каналы. Между тем во время выбора и внедрения CRM о соц. сетях нужно думать в последнюю очередь, особенно если вы не из сферы В2С. 

Выбор правильной и эффективной технологии для бизнеса — не панацея от каких-либо проблем с персоналом и оперативной работой, это всего лишь первый шаг к современной организации труда. Однако если разработать требования и подойти к выбору не по шильдику и логотипу, а с умом, удастся не только автоматизировать бизнес, но и провести обучение и адаптацию сотрудников, настроить технологичные решения именно под ваши потребности. Вкладывайтесь в людей и эффективные инструменты, а не в чужой маркетинг.

Алексей Суриков

Главный разработчик RegionSoft