15 систем управления проектами: 70 бесплатных функций

Привет! Продолжаю стабильно выходить на связь с Хабром раз в несколько лет =) 

Благо есть повод – пару месяцев назад перешел в новую контору, где надо было наладить работу целого отдела сотрудников на удаленке, которые раньше как-то справлялись без системы управления задачами. 

И потому я решил повторно провести рисерч на эту тему, чтобы посмотреть как изменился рынок и не появилось ли на нем что-то новенькое и интересное. А изменилось на российском рынке систем управления проектами за минувший год чуть менее, чем всё. Да и до того — тоже многое, удаленка стала обыденностью, а значит и сервисы по управлению проектами получили приток новых юзеров и начали за них активно драться.

Мы с командой перепробовали десятки новых и старых сервисов. Искали бесплатные и доступные в РФ. Составили себе подборку из 15 систем, и для особо нетерпеливых – свели в одну таблицу по возможностям бесплатных версий. 

Ну а тем, кому нужно больше информации – ниже мои заметки на полях, которые я вел в ходе тестов. Давайте разбираться подробно. 

1. YouGile

Тарифы

Полноценная бесплатная версия для команд до 10 человек, с сохранением всех функций и техподдержкой – навсегда. 

Бесплатные возможности:

• Организовать процесс работы: создавать проекты, доски, задачи и подзадачи, отслеживать сроки в личном планировщике и календаре.

• Автоматизировать процессы: подсчитывать время, потраченную на задачу на каждом этапе, автоматически назначать исполнителя, напоминать о дедлайнах и пр.

• Связать разные отделы: передавать задачи, мониторить рабочие процессы коллег в режиме реального времени, создавать роли с разными правами доступа. 

• Коммуницировать по задачам: внутри каждой карточки есть отдельный чат как в мессенджере. Можно приглашать в обсуждения гостевых пользователей.

• Контролировать процессы: пользоваться отчетами и выводить информацию в сводки по любым фильтрам и срезам. 

Только платно:

• Больше 10 пользователей

• Коробочная версия

2. Битрикс24

Тарифы

Бесплатная версия для неограниченного числа пользователей, но без чата с техподдержкой и без расширенных возможностей.

Бесплатные возможности:

• Работать с задачами: планировать в календаре, вести учет времени, назначать сроки и исполнителей, составлять todo-списки.

• Общаться и проводить планерки: личные и групповые чаты, каналы, аудио- и видеозвонки, видеоконференции.

• Вести клиентов и сделки в CRM: хранить контактные данные, переписку и документы, создать одну воронку продаж.

• Создать контакт-центр: интегрировать CRM с ВКонтакте и Telegram, добавить на сайт онлайн-чат и форму заказа обратного звонка.

• Сверстать и опубликовать один сайт: использовать конструктор с шаблонами, добавить формы для сбора контактов, подключить свой домен и синхронизировать сайт с CRM.

Только платно:

• Онлайн-редактирование документов

• Автоматизация

• Демонстрация экрана во время видеозвонка

• Более 5 ГБ на диске

• Больше 1 сайта и больше 1 воронки продаж

• Регулярные задачи и шаблоны задач

• Сквозная аналитика

• Выставление счетов

• Рассылки и другой функционал для маркетологов

• Техподдержка

3. Pyrus

Тарифы

Бесплатная версия для любого числа пользователей навсегда. Главное ограничение – на число задач, созданных по готовым формам – не более 50.

Бесплатные возможности:

• Управлять проектами: составлять списки задач и доски, пользоваться календарем, вести учет потраченного времени и создавать связи между задачами.

• Настроить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, а также с любой CRM.

• Контролировать процессы: смотреть подробные отчеты и аналитику.

• Автоматизировать работу с документами: согласовывать договоры и платежи, выставлять счета, оформлять заявки от клиентов.

• Работать по готовым формам задач: до 50 штук. Например – согласование платежей, согласование договоров, клиентский запрос, заявка на отпуск.

Только платно:

• Неограниченное число задач по готовым формам

• 100 ГБ файлов в хранилище вместо 1 ГБ бесплатно

• Визуальный конструктор бизнес-процессов

• Возможность расширения платформы через API и ботов

• Прикладные решения: Service Desk, IT Help Desk, CRM, документооборот

4. Kaiten

Тарифы

Бесплатная версия для неограниченного числа пользователей навсегда. Есть ряд ограничений по функционалу.

Бесплатные возможности:

• Организовывать работу над проектами: создавать рабочие пространства, доски, колонки и задачи.

• Настраивать права доступа для каждого пользователя, приглашать гостевых пользователей.

• Смотреть и скачивать отчеты в виде таблицы Excel и круговых диаграмм.

• Настраивать интеграцию с почтой, Telegram, Slack, Google Календарем, использовать API.

• Частично автоматизировать работу с карточками: присваивать метку при перемещении карточки в определенную колонку, переносить карточки из колонки «Готово» в архив по истечении срока, автоматически добавлять шаблонные чек-листы или критерии приемки задачи.

Только платно:

• Спринты

• Модули «Скрам» и «Канбан»

• Одна доска на разных пространствах

• Дорожки и подколонки

• Кастомные интеграции

• Таймер и учет времени в задачах

• Webhooks

• Управление группами пользователей

5. ПланФикс

Тарифы

Бесплатная версия – навсегда для 5 сотрудников и 10 проектов, с небольшими (количественными) ограничениями по функционалу. Также есть бесплатный пробный период без ограничений – 30 дней. 

Бесплатные возможности:

• Работать с любым количеством задач: совершать массовые операции, настраивать связи и права доступа, настраивать уведомления, смотреть ежедневные сводки, добавлять чек-листы и сортировать задачи.

• Планировать работу, используя разные типы планировщика: «Карточки», «Список», «Календарь полный», «Календарь почасовой», «Календарь задач», «Хроника», «Таблица».

• Контролировать процессы. Вести учет рабочего времени, учет расходов и доходов. Получать разные типы отчетов: по задачам, по действиям, по контактам, по компаниям, по справочникам.

• Создавать справочники – базу знаний с разнообразной информацией, в бесплатной версии доступно до 4 штук, где будет не более 1000 записей.  

• Организовывать работу с документами: формировать наборы, добавлять в избранное, настраивать права доступа, редактировать в онлайне, расшаривать ссылки.

Только платно:

• Более 1 ГБ в облачном хранилище

• Более 3 фильтров по задачам

• Более 5 повторяющихся задач

• Более 10 проектов

• Более 1000 контактов

• Более 2 кастомных статусов задач

• Более 1 автоматического сценария задач

• Более 2 шаблонов проектов и задач

• Выставление счетов и согласование документов

• API

6. ClickUp

Тарифы

Бесплатная версия – для любого числа пользователей, навсегда. Без ограничений по числу задач, но со значительно урезанным функционалом и лимитом на 100 действий по ряду функций.

Бесплатные возможности:

• Управлять задачами и спринтами, создавать доски, списки и календари, присваивать карточкам разные статусы, вести учет времени по каждой задаче. 

• Приглашать сколько угодно пользователей в проекты, общаться в чатах.

• Пользоваться заметками и цифровыми блокнотами, ставить себе напоминания.

• Вести совместную работу с документами.

• Получать круглосуточную помощь от техподдержки.

Только платно:

• Безлимитное место в хранилище, а не только 100 МБ

• Безлимитное количество списков, досок и календарей 

• Безлимитное количество дашбордов и диаграмм Ганта

• Интеграции с Google Drive, Dropbox, OneDrive

• Безлимитное число гостевых пользователей 

• Распределение пользователей на группы – команды, настройка прав доступа

• Использование готовых форм и шаблонов

7. Monday

Тарифы

Бесплатная версия только для 2 пользователей, называется «Индивидуальный тариф». Можно создать до 3 досок. Есть ограничение: до 200 элементов – задач, проектов, клиентов.

Бесплатные возможности:

• Создать 3 доски и настроить под себя при помощи 200 шаблонов для разных отраслей и 20 типов столбцов. 

• Создавать документы и работать с ними в режиме реального времени вместе с партнером. Превращать текст документов в задачи.

• Использовать мобильное приложение для iOS и Android. 

• Импортировать данные из Excel и других систем.

• Пользоваться круглосуточной техподдержкой.

Только платно:

• Полноценная работа в команде больше 2 человек

• Более 200 элементов (задач, проектов, клиентов)

• Настройка прав доступа

• Сводные доски

• Интеграции

• Более 500 МБ в хранилище

• Отчеты и аналитика

• Дашборды и виджеты: «Диаграмма», «Батарейка», «Гант», «Календарь», «Контроль времени», «Шкала времени», «Числа», «Рабочая нагрузка», «Мотивация» и др.

8. Wrike

Тарифы

Бесплатная версия скорее ознакомительная, в ней очень много ограничений. Хотя формально жестких лимитов на число пользователей и проектов нет.

Бесплатные возможности:

• Управлять масштабными проектами, задачами и подзадачами, использовать шаблоны.

• Пользоваться интерактивными панелями и таблицами.

• Приглашать гостевых пользователей.

• Интегрировать систему со всеми облачными хранилищами: Google Диск, Dropbox и др.

• Обмениваться новостями в ленте и вести обсуждения в формате соцсетей на разных уровнях: на уровне компании, проектов и задач.

Только платно:

• Больше 2 ГБ в хранилище

• Неограниченное число активных задач

• Общие панели задач

• Диаграмма Ганта

• Автоматизации

• Календари

• Управление загруженностью команды

• Графики рабочей загрузки и учет времени

• Отчетность в режиме реального времени и шаблоны отчетов

• Группы пользователей и настройка прав доступа

9. Hygger

Тарифы

В бесплатной версии – безлимитное число пользователей, проектов и досок. Но есть лимит на 50 задач. 

Бесплатные возможности:

• Выбрать подходящий для вашей сферы шаблон и создать проект с дорожной картой, канбан-доской, таймлайном и списками задач.

• Организовать работу с задачами: задать уровень приоритета для каждой карточки в виде цветовой метки.

• Построить рабочие процессы для продуктовой команды: сформировать бэклог, расставить приоритеты, создать карту развития продукта.  

Только платно:

• Техподдержка

• Интеграции

• API

• Безлимитное число задач

• Безлимитное место в хранилище

10. Яндекс Трекер

Тарифы

Есть бесплатная версия до 5 пользователей. Ограничений на количество задач и функции нет. Мини-команды могут работать, хотя система изначально рассчитана на крупные продуктовые команды. 

Бесплатные возможности:

• Управлять разработкой по Скраму и Канбану. Доступны спринты, диаграмма сгорания задач, покер планирования, оценка трудозатрат и другие инструменты.

• Использовать шаблоны для типовых задач из разных сфер и отделов.

• Организовать документооборот, автоматизировать согласования, работать с заявками от клиентов или сотрудников.

• Визуализировать данные: использовать дашборды, графики, диаграммы.

Только платно:

• Работа в продуктовых командах больше 5 человек.

11. ЛидерТаск

Тарифы

Бесплатная версия исключительно ознакомительная – лимит на 3 доски, 10 проектов и 100 задач. Лучше использовать в формате мобильного приложения. 

Бесплатные возможности:

• Установить приложение на компьютер и получить 3 дня тарифа «Премиум».

• Скачать мобильное приложение для iPhone, Apple Watch, Wear OS и устройств с Android.

• Ставить задачи на трех досках.

• Пользоваться личным ежедневником.

• Составлять расписание. 

Только платно:

• Работа с неограниченным количеством задач, проектов и досок

• Система напоминаний и уведомлений

• 2 ГБ в облаке

• Чаты

• Чек-листы

• Фильтры и сортировка

• Общие проекты

• Поручения

• Контроль сотрудников

• Статистика продуктивности

• Воронка обработки заявок

• Сбор контактов клиентов

12. Аспро.Cloud

Тарифы

Бесплатная версия для любого числа пользователей, без лимитов по задачам. Есть ряд ограничений по функционалу.

Бесплатные возможности:

• Организовать работу с проектами: создать 1 рабочую область, ставить задачи, составлять чек-листы, планировать в календаре, общаться в личных и групповых чатах, использовать тайм-трекер.

• Создать одну базу знаний с двумя разделами для документов.

• Вести клиентов и сделки, выставлять счета и акты.

• Создать 1 воронку продаж.

• Управлять 2 банковскими счетами 1 организации, вести учет поступлений и учет затрат.

Только платно:

• Шаблоны проектов и задач

• Телефония и интеграция с почтой

• Диаграмма Ганта

• Базовые отчеты

• Мультиворонки

• Пользовательские поля

• Интеграция с CRM

• API и webhooks

• Онлайн-поддержка

• Автоматизации

• Свои этапы задач

• Подзадачи и регулярные задачи

• Управление финансами

13. Weeek

Тарифы

Бесплатная версия для маленьких команд до 5 человек. Есть ряд ограничений: до 7 проектов, до 10 досок на проект и до 100 документов в базе знаний. Также есть полностью бесплатная версия для студентов и преподавателей – до 20 человек в команде, до 4 лет использования.

Бесплатные возможности:

• Общаться с коллегами в личных и групповых чатах.

• Работать с задачами: создавать проекты и доски, составлять списки и подзадачи, настраивать повторяющиеся задачи, использовать календарь и теги.

• Записывать идеи в специальном разделе, обсуждать их с командой, голосовать за лучшие и превращать их потом в задачи.

• Формировать базу знаний из 100 статей. 

Только платно:

• Безлимитные доски, проекты, пользователи и статьи в базе знаний

• Группировка документов по проектам в базе знаний

• Настройка ролей доступа в команде

• Логирование всех действий

• Приватные доски, задачи и документы

• Утверждение файлов

• Длительные задачи с периодом

14. Upservice

Тарифы

Бесплатная версия для неограниченного числа пользователей, но с ограничениями по функционалу.

Бесплатные возможности:

• Совместно работать над проектами: ставить задачи и расставлять приоритеты, настраивать права доступа исполнителей, контролировать сроки.

• Автоматизировать работу с документами: автоматически генерировать закрывающие документы, выставлять счета на оплату и акты, согласовывать документы, редактировать, обмениваться ими с клиентами или сотрудниками. 

• Планировать дела: ставить задачи по расписанию, планировать встречи и звонки, настраивать напоминания о важных делах и событиях. 

• Контролировать сотрудников: вести учет времени по задачам, смотреть журнал действий каждого сотрудника, сравнивать показатели эффективности разных сотрудников и выявлять наиболее слабых исполнителей.

Только платно:

• Просмотр задач и комментариев без ограничений (в бесплатной версии для просмотра доступны последние 500 задач компании и последние 15 комментариев в каждой задаче)

• Возможность скачивать отчет по трудозатратам

15. Shtab

 Тарифы

Бесплатная версия для 5 пользователей, навсегда. Ограничение – до 4 активных проектов. Доступны почти все функции. 

Бесплатные возможности:

• Контролировать сотрудников: фиксировать затраты времени на задачи, отмечать время активности и простоя, автоматически отключать трекер учета времени, если нет активности.

• Получать отчеты: отчет по команде и по плану-факту.

• Организовать командную работу по проекту: настроить права доступа, поставить задачи и подзадачи, использовать шаблоны карточек, чек-листы и гибкие статусы.

• Планировать работу и расставлять приоритеты: использовать календарь и матрицу Эйзенхауэра, делить проекты на стадии и помечать карточки цветными метками, чтобы, например, определять очередность в спринте.

• Использовать Telegram-бота: он создает задачи из чата, напоминает о дедлайнах, присылает новости и статистику. Можно создать как личный чат, так и чаты проектов.

Только платно:

• Скриншоты рабочего стола

• Сводный отчет

• API

• Повторяющиеся по расписанию задачи

• Приватные комнаты

• Свои настраиваемые поля в каждой карточке