Как подготовить ивент и не попасть к психотерапевту: мой опыт в ИТ и не только

Ивенты, конференции, форумы и не только – будем называть их общим словом мероприятия – одна из самых стрессовых областей работы и специализации в наших реалиях. Для меня это всегда работа в чрезвычайно быстро сменяющихся условиях, начиная от этапа согласования концепции и бюджета мероприятия, заканчивая его курированием и подготовкой отчета после.

Немного расскажу о себе: что стало моим камнем преткновения и опорной точкой для написания этой статьи, и о том, почему мероприятия в ИТ-компании и не только – это важно.

Меня зовут Дарья и мне 25, (не хватает хлопков на фоне) – но мы здесь не про анонимных алкоголиков, так что станем «анонимными организаторами».

Мероприятия пришли в мою жизнь когда мне стукнуло 20, и я попала в Башкирскую Выставочную Компанию. Организатор выставок и форумов, компания для старта карьеры в event-индустрии, и чтобы разобраться, кто и кем приходится кому в этом мире – отличная. А затем covid, самоизоляция, переезд и новый для меня город Казань. Сначала организация и курирование крупных региональных и федеральных мероприятий, а затем и организация, продюсирование и курирование кулуарных и крупных ивентов в такой же крупной ИТ-компании.

Стратегии по участию и организации мероприятий бывают разные, но сводятся всегда к одному – доход и повышение узнаваемости. Лидогенерация и сделки – это основное, на что я делаю упор на своих мероприятиях: каждое должно быть самоокупаемо как минимум ценными и новыми контактами, а как максимум – сделками, на которые по сути и нацелена многомиллионная индустрия деловых мероприятий.

В этой статье я хочу поделиться своим опытом, и расскажу о том, как лучше всего подготовиться к мероприятию вне зависимости от отрасли вашей компании.

Этап 1. Календарь мероприятий

Практически у любого мероприятия есть формат, будь то выставка, бизнес-встреча или конференция. На основе тематик, которые заявлены организаторами и, учитывая острые потребности вашей компании на этапе планирования, необходимо составить так называемый «календарь мероприятий».

Участие в сторонних мероприятиях мы стараемся запланировать как минимум на полгода вперед, но как я уже говорила выше, в сфере ивентов ты всегда должен быть готов к внезапным, неожиданным и тем более «невыполнимым» задачам. Наверное, лично я за это и люблю сферу организации мероприятий, будучи человеком быстро меняющимся, мне быстро наскучивают однотипные задачи, но ивенты никогда не перестанут вас удивлять.

Многие специалисты ошибочно считают, что главное для event-менеджера – это самодисциплина и стрессоустойчивость, но я не согласна. Важнее гибкость, умение решать на ходу, как говорят миллениалы: «способность переобуваться в воздухе» и критическое мышление, хотя больше оно помогает при составлении смет и выборе подрядчиков.

К каждому своему мероприятию я отношусь как к ребенку, вот оно на стадии планирования, вот этап подготовки и зачатия – этап бюджетирования и согласования концепции, вот он на моменте вынашивания – реализация концепции, работа с подрядчиками, подготовка спикеров, застройка, и вот момент появления на свет – этап координирования и открытия мероприятия.

Когда я вижу начало мероприятия, его открытие, прибытие гостей, я наконец чувствую, что всё было ради этого момента.

Этап 2. Подбор команды

Планируя любой формат участия, необходимо перед этим проверить загруженность и целостность команды. Свободен ли хороший спикер, есть ли свободный Sales-менеджер для планирования его командировки, есть ли контент и описанные кейсы, с которыми вам придется работать.

Интересное, вкусное и увлекающее мероприятие всегда на 20% состоит из контента, на 30% из людей, преподносящих этот контент, и на 50% от умения ивентщика правильно спланировать этапы подготовки, прописать сценарий и полноценно донести информацию до всех ответственных зон. Чем лучше вы сможете работать со своей командой, помочь подготовить контент, распределить зоны ответственности и сроки выполнения задач, тем проще для вас пройдут все этапы подготовки к мероприятию.

Этап 3: «А как будет? Ожидание – реальность»

Говоря о простоте и легкости в проведении, нужно помнить, что легко и красиво всё, к сожалению, выходит лишь в кино. Если ситуация выходит из-под контроля, опаздывает спикер, а зал ожидает яркого выступления, как ваша пиар-команда заявила в анонсе, застройка выходит не так, как она выглядела в теории, и весь монтажный план вашего стенда больше похож на свалку мебели, нежели на ту красоту, которую вы презентовали руководству при защите бюджета, то спокойствие, находчивость и умение быстро принимать решения – ваше главное оружие.

Работая в сфере мероприятий, никогда нельзя «теряться», потому что одна небольшая проблема вполне может выбить вас из колеи. И чтобы не быть голословной, расскажу про свой первый факап.

Первое мероприятие, которое мне доверили – «Мир Семьи, Материнства и Детства». Руководителя дирекции, где я работала внезапно вызвало высшее руководство для проверки выполнения плана продаж по выставке, наполненности деловой программы и сценария открытия мероприятия, а я осталась на застройке одна.

Участники подходили каждые 5 минут, спрашивали, где мебель, где стенд, как пройти в туалет, где можно поесть и где будет репетиция их выступления. Моей же главной ошибкой была паника. В данном случае (слава Кришне) я додумалась попросить помощи у коллеги из другой дирекции, более опытного и взрослого, нежели была я.

Совместно со мной он вышел на площадку и помог решать текущие проблемы, спокойно объясняя участникам и мне, что и где находится. Для участников это были ответы на интересующие их вопросы, а для меня – реальный мастер-класс по поведению в стрессовой ситуации, как красиво и уверенно донести до человека, что его проблема решаема и вы над ней работаете. Как верить в команду, и в первую очередь в себя.

Мои 5 рабочих антистресс-лайфхаков

Конечно, никогда нельзя быть готовым ко всему, но мне помогают несколько лайфхаков, которым я научилась у директора выставочного центра будучи только стажером.

1. Всегда имей запасной план, при опоздании спикера имей возможность выпустить «запасного спикера» или пропустить вперед не своего. Риски всегда нужно подсвечивать организаторам.

2. Если стенд получился в мемном духе «ожидание/реальность», то всегда имей своего подрядчика, который если и не приедет, но поможет оперативно в режиме онлайн подсказать как лучше распределить стенд и от чего ты можешь прямо сейчас отказаться.

3. Никогда не афишируй, какой конкретный результат и охват ты получишь с того или иного мероприятия – ты не контролируешь людей и не знаешь, принесет это мероприятие тебе 25 или 4 лида. Можно строить план или полагаться на определенный ивент, но чем больше говоришь, тем больше времени тратишь.

4. Активно готовься к мероприятию ровно до того момента, когда наступит точка 12-ти часов до его начала. И здесь езжай домой и поспи. Решить проблему с больной/уставшей головой – невозможно.

5. Умей брать ответственность, признавать и исправлять свои ошибки. Последнее особенно важно. Да, просто признать, что кейтеринг приехал не ко времени по твоей вине – это, конечно, хорошо, но как решать проблему с голодными гостями – всё-таки открытый вопрос.

Что происходит после ивента, или Немного заключительных слов

Любое мероприятие очень индивидуально, и я всегда рассматриваю их как личностей, со своим характером, стрессовыми ситуациями и особенностями. Некоторые существуют на рынке уже более 20-ти лет, а некоторые только начинают свой путь с небольших круглых столов. Любое из них перед принятием решения к участию должно пройти пристальное рассмотрение и анализ.

При завершении мероприятия, написании отчета и подготовке итогового контента, нельзя забывать,  в первую очередь, о благодарности для команды. Провести мероприятие в одиночку практически невозможно, команда — это главное, начиная от PR-менеджера и заканчивая отрабатывающими на мероприятии Sales-специалистами, на последних хотелось бы также сделать небольшой акцент.

При подготовке к любому мероприятию, нужно совместно с аналитиками провести отдельную работу по исследованию списка участников мероприятия и определить ключевых заказчиков, их возможные потребности и интерес. Собрать на них, так называемые «профили» и провести первую заинтересовывающую ваших потенциальных заказчиков рассылку или обзвон (по возможности). Это прямым образом влияет на дальнейшую результативность мероприятия, помогает вам спрогнозировать количество лидов и определяет насколько хорошо и качественно Sales-менеджер отработает на мероприятии.

Важно помнить, что самое главное – не бюджет, проработанная программа или вкусные закуски. Важнее всего – концепция, в которой есть душа, команда, умеющая работать слаженно, и люди, «купившие» идею твоего мероприятия.

Изначально, презентуя своё мероприятие, мы фактически презентуем воздух: но убеди себя и человека в том, что без твоей идеи его бизнес работать не сможет, и будет тебе счастье.