Как не бояться писать на английском на работе

Чтобы найти работу в международной команде, а потом успешно работать, мало говорить на английском, нужно уметь переписываться. Писать на английском бывает страшно: тут и страх сделать ошибку, и нехватка опыта. Разберем по пунктам, почему так бывает и чем конкретно можно себе помочь, если в ближайшем будущем этот навык будет очень нужен.

Почему страшно писать на английском по работе?

Мало практики

В обычной жизни мы говорим хотя бы в поездках. Читать и слушать можем много где — тот же сериал с субтитрами. Но если работа пока не связана с английским, то писать приходится редко (пара сообщений на airbnb не считается). А чем меньше практики – тем больше боишься.

Нет дополнительных опор

Когда мы говорим, нам помогают донести мысль жесты, глаза, выражение лица, интонация. Когда пишем, этого нет. Тут нужны другие опоры.

Сложнее исправиться

В устной речи легко исправиться. Оговорился, пробормотал – уже неважно, смысл все поняли, где-то уточнил модератор звонка. В письменной, кажется, наоборот: что написано пером в мэйле, таким и останется. Страх ошибки сильнее. Слава функции Edit в мессенджерах и всплывающим подсказкам. Но если это письмо начальнику или нанимающему менеджеру, все равно очень волнуешься. И отправляешь на два часа позже.

Не всегда есть понимание контекста

На родном языке мы переписываемся в десятках чатов каждый день и интуитивно подстраиваемся под тон каждого. В какой чат какой мем, куда тонна смайликов, куда нет, где «спс» — это ок/норм, а куда полным предложением и со всеми запятыми. Осознаешь это, когда пару раз перепутаешь чаты. В английском у нас недостаточно знаний о культурном контексте, о том, что приемлемо, какой tone of voice нужен на письме. Каким я буду выглядеть в этой коммуникации? – в голове этот вопрос и одни нелестные ответы.

Что можно сделать, чтобы стало проще?

Письмо – это навык, который сам себя не разовьет. Чтобы писать, придется писать. Стоит заложить на это время. Особенно если планируешь работать в удаленной команде, где умение писать быстро, точно и вежливо – твое все. Ниже советы, как улучшить свой навык бизнес-райтинга уже сейчас.

Начинаем с коммуникативной цели

Коммуникативная цель — это то, что ты хочешь донести своим сообщением, get your message across. Попробуй не писать сразу письмо или сообщение, а сначала четко и кратко сформулировать для себя (лучше сразу по-английски) для чего ты пишешь. Примеры коммуникативных целей: to ask for information /to arrange a meeting / to set a deadline и т.д.

Потом важно оформить свою цель коммуникации в полное предложение — I am writing to; I’m emailing to; I’m reaching out about.

Самая важная часть твое письма/сообщения готова. Важно только перечитать и проверить, сможет ли адресат, прочитав коммуникативную цель, понять, что ему нужно сделать. Если да, то все готово — переходим к бахроме и деталям.

Для тренировки стоит заранее написать несколько разных по целям сообщений и иметь под рукой опоры под каждый тип. Опорами могут быть отдельные фразы из мэйлов коллег или твои конструкции, проверенные лингвистом, репетитором или носителем. Примеры опор, которые очень пригодятся, когда нужно будет писать письмо на английском:

• I received your contact information from…

• I am writing in reply to your email… /I am writing in reference to the information you provided…

• I am writing to clarify some details…

• I apologise for the urgency, but could you… /It would be great if you could address this by [date and time].

• I am writing to schedule a meeting to discuss our monthly priorities…

• As you requested, I have checked the slides…

• Sorry that it took me so long to get back to you.

• Please take a look at the attached file/ I am enclosing… / Here’s the document you asked for

• I’d really appreciate it if you could…

Не забываем о вежливости и мягкости

Часто адресат вполне может понять твое сообщение, но совсем не захотеть сделать то, что ты его просишь — сообщение написано слишком грубо, без деталей и прямо. Чтобы избежать такого впечатления, важно использовать вежливые формулировки. В английском с этим помогают:

a. модальные глаголы could/ would: Could you send…

b. вопросительное предложение вместо утверждения: Could you send it by Monday?

d. смягчение формулировок: not quite correct вместо wrong (для британской культуры).

Добавляем бахрому

До и после основной мысли стоит добавлять привычные всем фразы и предложения — например, в начале письма может идти универсальная фраза вежливости вроде: “I hope this email finds you well”. А в конце «спасибо» и фразы про дальнейший контакт: Looking forward to hearing from you /Let me know how else I can help; Please contact me in chat if you’ve got any questions; Don’t hesitate to reach out on anything you need.

Елена Тарасова, карьерный консультант, HR специалист и международный рекрутер, поделилась примером хорошего шаблона письма, в котором не используются сложные конструкции — все описано максимально просто и понятно. Необязательно использовать супер-формулировки, чтобы написать эффективное и понятное письмо или сообщение:

Hi Dave,

I hope that everything is OK over there (бахрома). I just have a few questions about the Skipton Airport Project (коммуникативная цель).

First (информация структурирована, поделена по абзацам, нет хаоса), can you give me an update on where you are on the project? I’d also appreciate if you could (очень вежливо, нет формулировок “в лоб”) explain what the current issues with the delivery system are? And confirm when you expect them to be resolved.

Also, at the end of our last meeting I asked for a copy of the latest Project Report. I still haven’t received one. Can you forward it to me?

And lastly, we’re thinking about extending the period of the post-installation support from your company from 6 months to 12 months. Can you give us a quote for this extension?

Please get back to me with the information as soon as possible (тоже бахрома, но наверное можно заменить на что-то более нежное).

Thanks

Соблюдаем нужный стиль

Вводные фразы, как и все письмо, очень зависят от стиля. Поэтому полезно понять, чем отличается официальный стиль от неформального. Официальный нужен для мэйлов начальству, внешнему клиенту, при подаче на вакансию. Неформальный для чатов внутри команд.

Первое письмо незнакомому человеку лучше писать в официальном или нейтральном стиле. Переходить на неформальный можно только в ситуации, когда хорошо знаешь адресата и уверен, что это уместно. В английском сложно переборщить с вежливостью.

Не злоупотребляем онлайн-переводчиком

Не стоит переводить текст с русского на английский гугл транслейтом (или даже в голове) — даже если смысл получится передать, структура и стиль могут быть нерелевантными. Лучше пользоваться sample texts – примерами текстов того же типа, созданными носителями. Для этого заведи себе файл, куда копируй темплейты нужных по работе сообщений. Собрать такие темплейты — кропотливая работа. Лучше всего потренироваться писать имейлы и сообщения, нужные именно в твоей работе и контексте, в команде с опытным лингвистом или нейтивом.

Меньше переживаем из-за мелочей

Когда наше письмо готово, его важно вычитать на ошибки и опечатки, но переживать из-за каждого предлога не стоит (grammar Nazi есть везде, да, но их и везде не любят). Главное вовремя перестать тревожиться из-за своего языка и отпустить, точнее, отправить уже наконец это сообщение, а не сидеть над ним час. Идеально не пишут даже носители — все допускают ошибки.

И наконец — больше практики

Очевидный, но неизбежный вывод — чтобы круто писать на английском, нужно писать как можно больше.

Активно практикуйтесь, соберите и используйте темплейты, шаблоны сообщений на все случаи — с этим могут помочь международные рекрутеры и лингвисты. Попробуйте представить ситуации, в которых вам нужно ответить на английском, и попрактикуйтесь в спонтанном письме для этих сгенерированных ситуаций. И подписывайся на наш телеграм-канал AgileFluent, где мы регулярно проводим эфиры, разборы CV, профилей LinkedIn и CL.