Как бизнес по продаже дверей снизил операционные расходы на 2 000 000 руб. в год за счет автоматизации

Кейс реальной автоматизации сети салонов дверей

24 ноября 2021 г.
г. Воронеж

Заказчик

Компания занимается продажей и установкой межкомнатных, входных дверей и стеклянных перегородок в г. Воронеже. В настоящий момент времени сеть состоит из 5 салонов дверей под брендами — PROFILDOORS, THE DOORS и PORTALLE. Компания осуществляет продажи через сеть розничных салонов.

Цели автоматизации

Изначально на старте весь учет велся в Excel, но по мере роста бизнеса назрела необходимость внедрения единой информационной системы для оперативного и управленческого учета. Появилась потребность анализировать показатели продаж, доходности по заказам, категориям продукции, поставщикам, брендам и по другим ключевым разрезам. Стала острой необходимость видеть и анализировать в режиме реального времени складские остатки, сроки исполнения обязательств по заказам и сроки поставок. Помимо этого ведение оперативного и управленческого учета в Excel занимало много времени и для собственников было очевидно, что на тот момент их бизнес работал на низком уровне эффективности.

Выбор подрядчика

После того, как было принято решение о внедрении информационной системы, начался процесс изучения возможностей программных продуктов и поиск подрядчика для реализации проекта. Так собственники обратились в нашу компанию и «маховик» автоматизации закрутился.

Ход проекта

Весь проект автоматизации был разделен на следующие основные этапы работы:

Итоги предпроектного обследования

1. Описание бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас)

В ходе предпроектного обследования были описаны следующие бизнес-процессы в модели AS IS (как есть сейчас)

основные бизнес-процесс создания рыночной ценности (продажи, закупки, доставка и монтаж)
вспомогательные процессы (оплата заказа в магазине, оплата поставщикам).

Рис. 1. Основной бизнес-процесс создания рыночной ценности в модели AS IS (как есть сейчас)

Рис. 2. Процесс продаж в модели AS IS (как есть сейчас)

Рис. 3. Процесс оформления заказов поставщикам (входит в блок закупок) в модели AS IS (как есть сейчас)

Рис. 4. Процесс отгрузки, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас)

Рис. 5. Процесс приема оплаты от клиентом в модели AS IS (как есть сейчас)

Рис. 6. Процесс приема оплаты от клиентов, доставки и монтажа в модели AS IS (как есть сейчас)

2. Оценка стоимости бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (функционально-стоимостной анализ)

В рамках предварительного обследования бизнеса заказчика был проведен функционально-стоимостной анализ (оцифровка по времени и стоимости) бизнес-процессов в модели AS IS (как есть сейчас) (данные по времени и заработной плате сотрудников были получены со слов заказчика).

Для этого мы сделали следующие расчеты:

рассчитали общее среднее время на обработку одного экземпляра процесса по каждой роли (сложили время по каждой операции и по каждому бизнес-процессу)

Примечание: примером экземпляра процесса является процесс оформления 1 среднестатистического заказа клиента, или процесс оформления 1 заказа поставщику, или оплата 1 счета поставщика (см.столбец “Единица экземпляров процесса” Таблицы №1)

Таблица №1 Расчет времени на выполнение одного экземпляра процесса

далее мы рассчитали сколько стоит один час рабочего времени каждого сотрудника (средняя зарплата / количество рабочих дней / количество рабочих часов в день) См. Таблицу №2.

Примечание: для упрощения в данном расчете не учтены расходы на содержание рабочих мест (аренда офиса на 1 рабочее место, социальные налоги , амортизация оргтехники и пр.)

Таблица №2 Расчет стоимости одного часа рабочего времени по сотрудникам

после чего рассчитали временные затраты (в человеко-часах) на выполнение всех процессов за 1 календарный месяц (умножили среднее время выполнения процесса по каждой роли (в минутах) на среднее количество повторений процессов за календарный месяц и разделили 60 минут, получили человеко-часы, затрачиваемые каждой ролью на основной процесс за месяц)

Таблица №3 Расчет временных затрат за месяц по процессам и по ролям

далее была посчитана стоимость бизнес-процессов за месяц по ролям (умножили стоимость 1 человеко-часа по каждой роли на время, затрачиваемое каждой ролью на тот или иной процесс). См.Таблицу №4.

Таблица №4 Расчет стоимости бизнес-процессов за месяц по ролям

В итоге получили следующие сравнительные диаграммы и показатели бизнес-процессов постоимости и времени

Диаграмма №1 Сравнение стоимости процессов за месяц

Самыми дорогостоящими процессами оказались процессы закупок, продаж и оплат поставщикам

Диаграмма №2 Сравнение стоимости процессов за месяц по ролям

Диаграмма №3 Распределение стоимости обработки 1 заказа по ролям

Диаграмма №4 Затраты времени на обработку 1 заказа по ролям

Основные временные затраты при обработке 1 заказа приходятся на роли — менеджера по
продажам, бухгалтера и руководителя монтажной группы.

Основные показатели процессов в модели AS IS (как есть сейчас):

Стоимость основных процессов за месяц — 320 730 руб.
Стоимость обработки 1 заказа — 2 056 руб.
Время на обработку 1 заказа — 6 часов

На основе проведенного анализа описанных бизнес-процессов и их показателей был сделан вывод, что наибольшие временные и финансовые затраты приходятся на те процессы, в которых имеются операции ручного ввода и дублирования данных в таблицы Excel.

Также рассчитанные показатели были взяты за точку отсчета текущего состояния бизнес-процессов и для расчета планируемого экономического эффекта.

3. Подбор программного продукта под бизнес-требования заказчика

необходимо сократить временные и стоимостные затраты на оперативный учет за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов;
исключить ошибки ручного ввода операций путем создания единой информационной системы оперативного учета;
добиться прозрачности всех операций в системе, чтобы при необходимости можно было увидеть из чего складывается тот или иной показатель;
необходимо видеть в режиме реального времени движение товаров и остатки товаров на складах компании;
необходимо видеть в режиме реального времени движение денежных средств по счетам компании и их остатки в кассах на дату;
сформировать оперативную и управленческую отчетность в соответствии с требованиями заказчика (см. таблицу №5 ниже)

Таблица №5 Бизнес-требования к отчетности

Раздел учета	Необходимые отчеты	Необходимые разрезы
Продажи товаров и услуг	Воронка продаж	— по менеджерам — по салонам
	Отчет по срокам исполнения обязательств по заказам	— по салонам — по менеджерам — по клиентам
	Отчет по срокам исполнения обязательств по заказам	— по салонам — по менеджерам — по клиентам
	Отчет по продажам	— по номенклатуре — по товарным категориям — по салонам — по произвонителям — по поставщикам
	Отчет по валовой марже	— по номенклатуре — по товарным категориям — по салонам — по произвонителям — по поставщикам
Закупки	Движение товаров по складам	— по складам — по заказам покупателей — по заказам поставщикам
	Остатки товаров на складах
	Взаиморасчеты с поставщиками
	Выполнение сроков поставок поставщиками
Финансы	Движение денежных средств	— по счетам учета ДС (расчетные счета и кассы подотчетных лиц) — по статьям ДДС
	Остатки денег
	Платежный календарь
	Дебиторская и кредиторская задолженность	— по клиентам, поставщикам — по кредиторам
	Взаиморасчеты по кредитам	— по клиентам, поставщикам — по кредиторам
Персонал	Взаиморасчеты с персоналом	— по сотрудникам — по отделам
Управленческий учет	Управленческий баланс	— по бизнесу в целом
	Движение денежных средств	— по статьям ДДС
	Отчет о прибылях и убытках (по начислению)	— по статьям доходов и расходов (управленческого учета) — по центрам прибыли (отдельно по каждому салону и сервисному центру) — по бизнесу в целом
	Отчет о прибылях и убытках (кассовым методом)
	Финансовый результат
	Бюджет

В соответствии со спецификой бизнеса и бизнес-требованиями заказчика, был выбран программный продукт 1С: Управление нашей фирмой, так как данный программный продукт закрывает в полном объеме все вышеперечисленные потребности бизнеса типовым функционалом.

Описание бизнес-процессов в модели TO BE (как будет)

На этом этапе были описаны бизнес-процессы в модели TO BE (как будет) с учетом их прохождения и отражения контрольных точек в будущей информационной системе 1С: Управление нашей фирмой (Рис.7-12)

Рис. 7. Основной (сквозной) бизнес-процесс создания ценности

Рис. 8. Процесс продажи в розничном салоне

Рис. 9. Процесс обеспечения заказа покупателя

Рис. 10 Процесс отгрузки заказа покупателя

5. Оцифровка (расчет стоимости) бизнес-процессов в модели TO BE (как будет)

Аналогично вышеуказанной методике функционально-стоимостного анализа были рассчитаны показатели бизнес-процессов в модели TO BE (как будет). Данные для расчета были взяты из среднего времени оформления документов, участвующих в бизнес-процессах модели TO BE (как будет) из расчета среднестатистического заказа.

Основные показатели процессов в модели TO BE ( как будет):

Стоимость основных процессов за месяц — 126 540 руб.
Стоимость обработки 1 заказа — 811 руб.
Время на обработку 1 заказа — 2,5 часа

6. Расчет экономического эффекта от проекта автоматизации

Путем сравнения общей стоимости бизнес-процессов по модели AS IS (как есть сейчас) со стоимостью процессов по модели TO BE (как будет) был рассчитан планируемый экономический эффект от проекта автоматизации (см. таблицу №6)

Таблица №6 Расчет планируемого экономического эффекта от проекта автоматизации

Вывод: за счет оптимизации и автоматизации бизнес-процессов компании заказчика, расходы на операции могут быть снижены на 40%, при этом ориентируясь на сумму планируемого экономического эффекта, на этапе принятия окончательного решения о необходимости инвестиций в автоматизацию, собственники бизнеса могут посчитать срок окупаемости этих инвестиций.

7. Обоснования для принятия решения о необходимости инвестиций в автоматизацию

Опираясь на вышеизложенные данные и предоставленную смету проекта, собственники бизнеса приняли решение автоматизировать свой бизнес силами нашей компании.

8. Этапы настройки, опытной и промышленной эксплуатации.

После принятия решения были произведены все настройки и необходимые доработки системы, были подготовлены инструкции для пользователей, проведено очное обучение и тестирование пользователей с целью проверки знаний и навыков работы в новом формате. После обучения был запущен тестовый период в течение которого пользователи смогли привыкнуть к новым бизнес-процессам и “пропустить через руки” несколько тестовых цепочек документов на тестовой базе 1С: УНФ. Эти шаги позволили минимизировать сопротивление персонала при внедрении и запустить систему в промышленную эксплуатацию.

9. Итоги проекта автоматизации

По результатам собственники получили возможность формировать все необходимые отчеты по кнопке, анализировать показатели бизнеса и быстро принимать решения. Вот некоторые из них: