Ретроспектива, которая поможет вовлечь больше людей и собрать побольше идей

Я по-прежнему работаю скрам-мастером и ищу возможности для улучшения процессов. Сегодня хочу рассказать об идее ретроспективы. Все совпадения с виденными вами когда-либо типлейтами — чистая случайность.

Я назвал этот формат командной ретроспективы — восхождение на гору Фореверест. Задача, которую я ставил перед собой при разработке данного формата — вовлечь всех участников команды в сам процесс ретроспективы, узнать именно их мнение и услышать именно их идеи. Не знаю, как вы, а я сталкивался с тем, что традиционные форматы ретро не позволяют раскрыть потенциал каждого — то времени не хватает, то сам формат помогает молчунам оставаться в тени. Я пробовал разные форматы, но всегда приходил к выводу, что они устраивают меня не в полной мере. А что команды? Команды тоже были не против попробовать что-нибудь новое. Итак, требования к новой форме проведения ретроспективы, помимо вовлеченности, стали: понятность правил, легкость развертывания, хорошее соотношение затраченного времени на полученный результат, скорость обработки полученной информации. Составив список требований, я принялся визуализировать концепт.

Начнем с образа. Обычно это таблица в разных вариациях столбов и колонок. Я решил использовать объединяющую фигуру — круг. Из образа круга сам собой появился образ горы — просто наложил несколько окружностей друг на друга. Образ горы, как понятная и яркая цель. Окружности стали шагами — что-то типа «пять почему», бросил веревки для наших альпинистов — линии движения участников. У каждого свой маршрут, ребята будут подступаться к горе с разных сторон, но цель у них будет общая — добраться до вершины и встретиться там. И когда вы всё это расскажете команде, которая первый раз в жизни видит такой формат, дайте им минутку собраться с мыслями, силами, возможно задать вопросы и получить на них ответы, и только потом начинайте восхождение.

Теперь о механике. Хотелось сохранить две линии для анализа — то, что получается, а значит стоит сохранить и то, что вызывает вопросы, а значит можно улучшить. Я считаю, что всегда нужно выделять позитивные моменты нашей деятельности — на мой взгляд это помогает двигаться вперёд. Итак, у каждого участника две карточки и он развивает две темы с каждым этапом восхождения, сперва работая самостоятельно. Таким образом мы получим инпут от каждого участника команды. Может так случиться, что кто-то не может дальше двигаться в силу разных причин и тогда он может запросить помощь от команды самостоятельно, либо через фасилитатора митинга. Мои команды так не делали, но полагаю, что такая ситуация может случиться. Количество шагов не являются обязательными в плане количества, скорее несут вспомогательную функцию для движения в нужном направлении, как ступени лестницы. Задача в другом — подойти к вершине с пониманием причин и следствий обсуждаемой ситуации. То есть сознательное дробление проблемы, поможет докопаться до причин. Если что-то получается хорошо, давайте выясним почему и будем сохранять это. Если же есть место для улучшений — давайте начнем причину, чтобы экшн айтем был действительно эффективный. Вы можете предложить логику 5 почему или же просто порассуждать логически — обычно команды знают систему, в которой работают и такое мини-исследование будет интересным для них. 

На вершине горы мы встречаемся и анализируем наши маршруты, просматривая их. Каждый из участников презентует свои стикеры, объясняет логику рассуждений в них и полученный результат — выводы. На основе выводов команда формулирует экшн айтем и он закрепляется за ответственным лицом, определяется дата обратной связи от ответственного — все это можно указать в карточке. Дату обратной связи установить крайне важно и она должна быть максимально реалистичной (помните про стремление к сокращению петли обратной связи), но и эффективной. Здесь важно уметь рассчитать свои силы.

Когда восхождение закончилось и экшн айтемы определены, я открываю центр окружности и участники видят приз — например, шоколадка, но можно положить туда сертификаты или промокоды) На мой взгляд, этот шутливый способ повышает ценность события. Я выражаю участникам искреннюю признательность за х вовлеченность и продуктивность. 

Важно узнать в конце ретроспективы, как они себя чувствуют после восхождения. Я прошу дать оценку от 1 до 5, но полагаю, что можно ограничиться даже оценками от 1 до 3 или тремя цветами.Вы так же можете придумать собственные идентификаторы, например, значки.

Для меня этот формат интересен в первую очередь тем, что индивидуальная работа, с которой начинают участники, постепенно перерастает в групповую. Причем, переход этот часто переходит естественным образом, а значит с наибольшей пользой. Фокус и поддержка. Как в настоящем восхождении. Важно, чтобы фасилитатор объяснил, чего он ожидает от участников во время митинга и настроил их на работу. Айсбрейкером в данном случае выступит сама история о том, что мы собираемся подняться на вершину горы сомнений, которая покоряется далеко не всем. Взойти на Фореверест — это сложная задача, которая по силам только сплочённой команде. При следующих ретроспективах айсбрейкером станут воспоминания о восхождении или шуточные фото, на которых участники изображены в виде покорителей Форевереста. 

По моему мнению, данный формат не стоит использовать для только что образованных команд — он несколько сложный и требует некоторой притирки. Но тем не менее, он подходит для команд проходящие стадию шторминга.