Учёт ИТ-оборудования компании на основе справочника в 1С

Всем привет, меня зовут Никита, я руковожу группой технической поддержки.

Моя команда поддерживает и администрирует:

• 1000 рабочих мест

• 50 корпоративных сервисов

• 10 городов

• 8 компаний

• 3 страны

• 2 домена

В этой статье я расскажу вам, как можно подойти к вопросу учета оборудования с помощью 1С. Здесь не будет кода и тонкостей бухучета, исключительно организационные моменты. Если статья зайдет публике, то я с радостью поделюсь опытом организации процессов в техсаппорте и отвечу на вопросы в комментариях.

Итак, в определенный момент времени перед нами встал вопрос, как вести учет техники? Завхозов нет, кладовщиков нет. Конечно, для учета и инвентаризации оборудования имеется множество ПО и инструментов. Если вы поддерживаете до 50 рабочих мест, то вполне возможно вести учет даже в Excel. Если говорить о ПО, то в данном случае подойдет, к примеру, IT Invent или связка GLPI + Fusion Inventory. В моем случае для учета оборудования нескольких компаний и огромного количества единиц техники этого мало. В любой компании есть бухгалтерия, а значит и 1С. Углубляемся.

Основные задачи учета оборудования:

• Как выдать и забирать оборудование

• Как контролировать количество оборудования и его состояние

• Как и где хранить дополнительную информацию по оборудованию

• Как маркировать оборудование и отличать его друг от друга

Кадровое делопроизводство и бухучет словами админа

 Все оборудование можно разделить на 2 типа:

• Основные средства (ОС)

• Малоценка (МЦ)

Как правило, основным средством является оборудование, которое дороже 40000 р., например, ноутбук за 100000 р. Малоценка – все, что дешевле 40000 р, например, смартфон за 10000 р. Основная проблема учета в том, что способ работы в 1С с ОС и с МЦ – разный, т.к.:

• это разные справочники

• это разные справочники перемещений

• ввод в эксплуатацию

• у ОС есть карточка, а у малоценки нет

• у ОС есть уникальный инвентарный номер, а у малоценки нет

• малоценка заводится сразу несколькими позициями и инвентарный номер (код) у всех позиций один

• как проходит срок полезного использования, ОС переводится в малоценку, а это значит, что меняется и справочник и инвентарный номер

• и т.д… поймут те, кто с этим работает.

С типом оборудования понятно. Теперь встает вопрос, а как нам его выдавать сотрудникам и потом забирать? Если все действие с оборудованием происходит в базе 1С – БП (бухгалтерия предприятия), то все сотрудники находятся в базе ЗУП (зарплата и управление). Между базами БП и ЗУП настроена синхронизация. Для этого в карточке ОС есть поле МОЛ — материально ответственное лицо, т.е. тот самый сотрудник из ЗУП.

Пример:

Вася Пупкин трудоустроился в компанию. Сотрудник отдела кадров завел Васю Пупкина в ЗУП в день трудоустройства. Отработала синхронизация, сотрудник появился в базе БП. Когда Вася приходит в ИТ отдел за оборудованием, специалист техподдержки из базы БП печатает акт приема-передачи, где сказано, что Вася Пупкин получает, а специалист техподдержки передает, например, ноутбук. Как выглядит акт сейчас обсуждать не будем.

После ознакомления с бухучетом и кадровым делопроизводством мы подходим к основному – инструменту, о котором я и хотел рассказать.В каждой компании мы создали в 1С еще один справочник, назвали его “Справочник ИТ-оборудования” и объединили в нем все позиции, т.е. ОС и малоценку.

Что это нам дало?

• Работа ведется в одном месте, а не в нескольких бухгалтерских справочниках

• У каждой позиции есть свой уникальный инвентарный номер

• У каждой позиции есть своя карточка, где в свою очередь есть необходимые нам поля, которые мы продумали заранее

• При каких-либо операциях с оборудованием, например, передаче от сотрудника к сотруднику, необходимые документы для бухучета создаются автоматически в том месте, где это необходимо, т.е. или для ОС, или для малоценки, или и для того и для другого одновременно.

Как оборудование попадает в справочник?

Как обычно, процесс примерно одинаковый во всех компаниях. Углубляться не будем. Закупка – получение инвентарных номеров от бухгалтерии – создание элементов справочника ИТ на основе полученных инвентарных номеров. Помним, если закупалось основное средство (ОС), то у каждой позиции свой инвентарный номер по бухгалтерии. Если малоценка, то инвентарный номер (код) на все позиции одинаковый.

 Пример:

Купили 5 ноутбуков (дороже 40000 р. за каждый), получили 5 бухгалтерских инвентарных номеров:

• БП-000121

• БП-000122

• БП-000123

• БП-000124

• БП-000125

Инвентарные номера по справочнику ИТ при заведении:

• БП-000121 — DM-000451

• БП-000122 — DM-000452

• БП-000123 — DM-000453

• БП-000124 — DM-000454

• БП-000125 — DM-000455

Купили 5 смартфонов (дешевле 40000 р. за каждый), получили один инвентарный номер (код) по бухгалтерии — МЦ-0000555511. НО! При заведении в справочник ИТ получаем:

• МЦ-0000555511 — DM-000456

• МЦ-0000555511 — DM-000457

• МЦ-0000555511 — DM-000458

• МЦ-0000555511 — DM-000459

• МЦ-0000555511 — DM-000460

Естественно, заполняем и все остальные поля в карточке оборудования.  Почувствовали теперь весь кайф контроля?=)

 Как отличить друг от друга оборудование разных компаний?

Как я писал выше, мы обсуживаем несколько компаний, часть из которых находятся в одном офисе. В каждой компании своя 1Ска, своя бухгалтерия и ЗУП, свой справочник ИТ, а значит свое именование уникальных инвентарных номеров по справочнику ИТ.

Пример:

В одном офисе работают 2 компания: ООО «Ромашка» и ООО «Василек». Значит уникальные инвентарные номера по справочнику ИТ именуем, использую сокращение названия компании. У ООО «Ромашка» инвентарные номера будут начинаться на RM, т. е. RM-000 789, а у ООО «Василек» будут начинаться на VS, т. е. VS-000 890. Далее, берем любой принтер этикеток, например Dymo Label Manager 210D, печатаем этикетки с инвентарными номерами и оклеиваем оборудование.

Лайфхак: на ноутбуках клеить этикетку лучше на дне ноутбука рядом с ножкой, там наименьшая точка соприкосновения, а значит меньше шанс, что этикетку повредят. В добавок можно наклеить еще и доменное имя устройства, если мы говорим про ноутбуки. Это поможет и пользователю при обращении в ИТ. Вуаля! Даже, если какая-то из этикеток отклеится или сотрется в процессе эксплуатации, мы всегда сможем опираться на связку из таких данных, как: инвентарный номер, доменное имя, серийный номер. Даже, если ноутбук сильно потрепало и этикеток нет, даже, если по какой-то причине нет доменного имени, то серийный номер можно узнать, например, с помощью админки антивируса или другого ПО, а также с помощью команды wmic bios get serialnumber. Profit!