Дорога ложка к обеду, а там хоть под лавку

Согласно статьи «Что такое задача?», срок выполнения задачи (дата) – это четвёртый обязательный атрибут любой задачи.

Отсюда, закавыка: что такое срок задачи? Для чего он нужен? Почему без него не обойтись?

Ответы необходимы, чтобы уметь грамотно определять этот атрибут задачи, формулировать и идентифицировать её. А также добиваться выполнения.

Срок выполнения задачи — это о том, когда задача должна быть выполнена?

Когда – это значит «дата», то есть, к какой дате должен быть получен целевой результат задачи. Речь идёт о конкретной календарной дате.

По состоянию на какую календарную дату мы будем производить Оценку Степени Достижения Целевого Результата Задачи (ОСДЦРЗ).

Без срока выполнения задача – не задача.

Выше было сказано, что задача, нужна, чтобы её выполнить. Но важно выполнить задачу не вообще, когда-нибудь, в неопределённой перспективе. А тогда, когда нужно.

Отсюда, срок создаёт временную определённость. Устанавливает конечность какой-то активности. Задаёт скорость реакции на всякие события и обстоятельства. Формирует темп работы коллектива, участвующего в выполнении задачи. Что позволяет предсказывать, когда мы получим результат.

Срок повышает ответственность выполнителя задачи. Зажимает его в жёсткие рамки. Заставляет его так распределять свои ресурсы и время, чтобы успеть выполнить задачу к сроку. Принуждает к активности и интенсификации усилий. В том числе в части декомпозиции задачи и делегирования подзадач и действий другим сотрудникам.

Срок определяет ценность и полезность результата. Ведь со временем любой результат теряет свою ценность и полезность. Часто бывают даже ситуации, когда результат ценен и полезен в определённый момент времени, а по его истечении – становится бесполезным и никому не нужным. Как говорится, «хоть под лавку».

Срок нужен ещё и для координации сотрудников между собой. Срок нацеливает ответственного выполнителя на момент, с которого для него могут наступить неблагоприятные последствия. Ориентирует заказчика задачи на момент, когда он может требовать её ЦРЗ и начать применять его в своей работе.

Таким образом, срок напрямую влияет на гарантированное выполнение задач. Особенно тогда, когда ответственный выполнитель будет точно знать, что про срок никто не забудет. Обязательно в нужный момент спросят и, безусловно, потребуют ЦРЗ. А в случае просрочки, гарантированно применится ответственность.

В УПЗ имеются механизмы определения срока по каждой задаче. В процессе их делегирования сотрудникам.

Сроки выполнения одних целевых задач, зависят от сроков выполнения других. Поэтому есть механизмы расчёта и пересчёта сроков целевых задач. В зависимости от их длительности и срока завершения предыдущих целевых задач.

При этом для определения срока выполнения процессных задач, применяются более сложные механизмы, чем для целевых задач. Через привязку их к запускающим событиям, к длительностям и датам старта выполнения задач. Либо через привязку к крайней календарной дате их завершения.

Чтобы всё это упростить, используется автоматизация формирования сроков выполнения всех процессных и целевых задач.

Кроме того, должна быть мера ответственности за просрочку задач. Иначе никакая ответственность не будет работать. Поэтому недостаточно назначить на задачу срок, надо ещё завязать оплату труда ответственного выполнителя на выполнение задач в срок. Для этого в УПЗ создан механизм стимулирования выполнения задач в срок .

Полная версия статьи доступна в моей книге «Задачи чудесные, или Козырная «ТУЗ» Мотаева!»

С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр

Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале «Управление потоком задач».

[1] — Подробнее об этом рассказывается в статье «Стимулирование высокой производительности интеллектуального труда сотрудников» в разделе «Технология управления задачами (ТУЗ)»