Краткий алгоритм организации процесса ИТ-рекрутмента и коммуникации с заказчиком для внутреннего Senior IT recruiter

ИТ-рекрутмент — процесс, который занимает действительно много времени (поиск и отбор резюме, назначение интервью, согласование встреч, согласование офферов и так далее, когда кандидатов становится больше необходимого, процесс работы становится бесконечным), в случае если его не оптимизировать, с точки зрения коммуникации с внутренним заказчиком — он может занять неоправданно много времени.

С помощью данного алгоритма мне удалось сделать много результатов за мой опыт работы, закрыть в целом более 1000 вакансий за 12 лет, в том числе — нанять за 4 месяца — 4 лаборатории из разработчков, ML дата-саентисов, лидеров команд, проектных менеджеров в крупной международной ИТ компании и сберечь данной компании до 30млн на услугах рекрутинговых агентств, от которых в том поекте по моей инициативе отказались, так как я предложила альтернативную и более быструю систему найма. Здесь я предлагаю только одну из граней этой огромной работы по оптимизации процесса ИТ рекрутмента в Tech-компании.

Итак, краткий алгоритм организации процесса ИТ- рекрутмента для случая если — вы Senior Tech Recruiter в крупной ИТ-компании, если вы делаете качественный отбор на своем этапе, но внутренний заказчик пока не готов закрыть вакансию с 1-3 резюме.

Этот алгоритм организации процесса ИТ-рекрутмента — необходим, чтобы быстро закрыть вакансию и не превратить работу над ней — в бесконечные отборы резюме/собеседования):

1. Сделать фильтр из ~200 резюме, сохранить их в БД, чтобы было видно заказчику, фильтр важно сделать честный (можно их сохранить в базе, чтобы у заказчика была возможность посмотреть весь обьем работы ( прозрачность вообще один из факторов, влияющих на качество) — ресурсы: linkedin/внутренние рекоммендации и тд.

2. Прозвонить до 20 кандидатов (тех, кого Вы честно отобрали как лучших из тех ~200), можно меньше так как в целом опытный хантер обычно знает кому позвонить и кто лучший из тех, кому позвонил, оценивает за 2-3 минуты. Это и есть — экономия времени заказчика/то, за что вообще хорошему hr платят — фильтр/экономия времени заказчика/денег(т.к.лишние отборы резюме/собесы для заказчика — это время и деньги компании) /быстрый найм. По сути- за эту работу и платят рекрутерам, а не за то, чтобы они пересылали заказчикам по 20-30 резюме в неделю и чтобы эту работу заказчики делали за них ( когда заказчику хочется делать такую работу — это неумение делегировать/недоверие HR/вашей экспертизе, выход — добавить прозрачности, избежать микроменеджмента, при сохранении чувства контроля у заказчика — бд, отчеты и тд, пусть будут там 200 резюме, которые вы показали, но хороший найм — это найм с 3-5 собеседований, если он не случается — есть повод для диалога)

• Как сделать фильтр:

  1. Выяснить кого конкретно рассматривает заказчик как идеально подходящего кандидата на данную должность, можно спросить — с каким образованием, какой опыт, из каких компаний, и т.д.

  2. Есть ли конкретные пожелания по минимальным навыкам ( tech skills и personality, опыт каких именно проектов и тд. обязательно важно выяснить то, что в вакансиях иногда не пишут — например, какие есть «триггеры» у заказчика, каких кандидатов точно рассматривать не будут, или какие минимальные требования к опыту/знаниям — есть — например, именно этот заказчик может считать неприемлемым не знать, как устроен Garbage Collector для Senior Java developer или не знать, как устроены GANs для Senior ML Researcher)

3. Сделать отчет, где будет 5 финалистов для собесов ( иногда можно усложнить и сделать таблицу из 20 кандидатов, но 5 выделить как финалистов — это полезно делать, когда еще не сформированы отношения/по каким-то причинам заказчик ОЧЕНЬ хочет увидеть много работы), в таблице указать образование (топ-вуз), количество лет опыта, tech skills, успешные завершенные проекты — в вашем случае можно 2 блока — fintech/просто крупные проекты.

4. Далее — предложить отобрать лучших, сделать 3 собеса ( лично у меня в 80% случаев так закрываются вакансии, когда у заказчика есть РЕАЛЬНОЕ желание нанять и есть бюджет).

Если ответ внутреннего заказчика «нет» — после 3 собесов, готовьте отчет и отправляйтесь дружелюбно и внимательно говорить с заказчиком,

Что на данном этапе важно ( вообще эти вопросы полезно спросить в самом начале работы, но после 3 собесов иногда полезно к ним вернуться)?

1. выяснить в каких именно tech skills необходимые кандидаты не совпали с ожиданиями заказчика.

2. немного скорректировать ожидания и существующую ситуацию на рынке, показать все используемые источники, показать какие варианты в целом, есть, из которых выбираем, и привести к цели — немного соотнести ожидания с реальностью ( например — если речь о компании с зп на уровне медианы рынка, а требования — соответствуют уровню лучших кандидатов из лучших компаний на рынке — важно либо поменять финансовые условия в компании, чтобы сделать предложение более конкурентноспособными, либо найти того одного единственного кандидата, чья жизненная ситуация обязывает снизить амбиции ( крайне редкий случай), либо всё же необходимо скорректировать требования, обсудить тот минимум на который все же будет согласен заказчик ( без таких переговоров, если возникли сложности при найме, и вакансию не получается закрыть с 3 собеседований, закрыть позицию будет довольно сложно, закрытие может занять много времени, поэтому переговоры с заказчиками важно проводить вовремя — сразу как только процесс «затягивается»).

3. уточнить, какой кандидат с учетом скорректированных требований в соответствии с рынком, уже отобранными 200 кандидатами, будет подходящим для данной позиции.

4. записать все уточнения с стороны заказчика ( каких кандидатов точно не нужно, какие — наиболее подходящие и тд.)

5. договориться о сроках — для новой подборки кандидатов с уточненными пожеланиями.

После данных переговоров, важно с соблюдением сроков направить подборку теплых кандидатов. В комментариях или в отчете уточнить изменения, максимально быстро назначить все 3 собеседования, привести вакансию к закрытию.

Здесь действительно важна не только работа по отбору кандидатов, организация собеседований, но и коммуникация с заказчиком, понимание требований, которые соответствуют целям руководителя, его представлению о том, кто необходим в команду сейчас ( какие слабые зоны необходимо закрыть/какую проблему решить и тд.).

Найм, когда у Вас есть вместе с заказчиком осознанно обеими сторонами — общая цель, есть ресурсы для найма, а Вы просто качественно делаете свою работу, происходит, в сжатые сроки и быстро.

В моей работе представленный алгоритм многократно помогал мне успешно закрывать вакансии без привлечения агентств в Samsung, Huawei, и в других компаниях, в которых и для которых мне приходилось работать. Пусть этот алгоритм будет полезен и тем, кому будет интересна данная статья.

Желаю успехов!