Как ставить задачи, чтобы их понимали

Большинству руководителей знакомы ситуации, когда сотрудники не укладываются в дедлайн, ресурсы на исходе, а таск-трекеры переполнены. Не спешите обвинять персонал в отлынивании от дел — возможно, проблема в неправильной постановке задач. 

Основные виды задач

В условиях ограниченных ресурсов важно правильно расставить приоритеты. Существует несколько классификаций для определения первостепенных задач и времени работы над ними.

По степени важности и срочности для бизнеса выделяют четыре уровня приоритетности:

• A — важные и срочные;

• B — важные, но несрочные;

• C — срочные, но неважные;

• D — несрочные и неважные.

Такую систему удобно применять с помощью матрицы Эйзенхауэра. Задачи каждого параметра заносятся в четыре соответствующих квадрата и выполняются по степени неотложности. Достаточно несколько недель такой практики, чтобы научиться предвидеть появление важных и срочных дел. Это поможет заблаговременно подходить к решению таких вопросов, а значит более качественно их выполнять. 

Кстати, вот как выглядит матрица Эйзенхауэра:

А вот как ее представляет нейросеть. Она предлагает здесь же делить задачи на командные и некомандные, а заодно помечать и хобби:

Трекинг задач

Держать все вопросы в голове неэффективно и сложно для руководителя. Вместо этого можно использовать специальные трекеры, чтобы устанавливать и отслеживать выполнение задач. Выбор программы зависит от размера компании. Например, для маленького коллектива подойдут системы Todoist, Notion, Trello. Для организации масштабных проектов используют Битрикс24, Weeek, «Яндекс.Трекер», YouTrack. Такие программы позволяют равномерно распределять нагрузку в команде, контролировать процесс выполнения и лучше укладываться в сроки.

Многие руководители небольших компаний ставят задачи в мессенджерах, однако недостаток такой системы в том, что в рабочих чатах поручения быстро теряются в потоке других сообщений.

Этапы постановки задач сотрудникам

Задачу необходимо правильно преподнести, чтобы сотрудники добились желаемого результата точно в срок. Грамотное поручение состоит из четырех шагов.

1. Формулировка задачи по методу SMART

Каждой букве аббревиатуры соответствует одно качество грамотно поставленной задачи:

Specific — конкретная. Обозначать причину и цель задачи:
❌ Исправить баг на сайте.
✅ Исправить баг с формой заявки: не учитываются введенные личные данные.

Measurable — измеримая. Уточнять конкретные показатели, которых требует результат:
❌ Снизить стоимость лида.
✅ Снизить стоимость лида на 30%.

Achievable — достижимая. Учитывать интересы и физические возможности своих сотрудников:
❌ Написать пять писем для трех разных рассылок за час.
✅ Написать письмо о новых предложениях компании к завтрашнему дню.

Relevant — значимая. Акцентировать на более серьезных последствиях:
❌ Убедить клиента, что предлагаемый им интерфейс сайта будет неудобным для пользователей.
✅ Если клиент настоит на своем, ухудшится конверсия, и это повлияет на репутацию компании. Исправление программы займет несколько дней.

Time-bound — ограниченная во времени. Устанавливать четко обозначенные сроки выполнения:
❌ Сделать макет сайта.
✅ Сделать макет сайта магазина электротехники к 25.08.2023.

2. Подробное описание задачи

Инструкцию или техническое задание пишут в карточке таск-трекера. Их составляют максимально детально, чтобы у ответственного осталось как можно меньше вопросов или не было их вовсе. Руководитель описывает этапы выполнения, специфику задания, указывает необходимые контакты, прикрепляет файлы с рабочими материалами.

3. Назначение сроков и точек контроля

У составных задач есть не только дедлайн, но и промежуточные итоги. Руководитель назначает даты завершения отдельных этапов, в рамках которых следует выполнить отведенный план работы. Это помогает вовремя скорректировать процесс выполнения задачи или сдвинуть сроки, если поменяются условия.

4. Передача задачи

Как только вы передали задачу сотруднику, обязательно уточните, верно ли он все усвоил:
❌ Все ясно?
✅ Давай обозначим дальнейшие шаги для решения. К кому обратиться за поддержкой, если возникнут вопросы.

Грамотно поставленная задача должна выглядеть так:

Выяснить, почему посетители сайта не оставляют заявки на покупку товара.

Сделать рассылку тем пользователям ресурса, которые указали свои контакты, но не оформили заказ. Письма необходимо отправить до 16:00 завтрашнего дня.

Взять данные посетителей у Дмитрия из отдела аналитики, забрать у верстальщика итоговую версию письма, отправить его, собрать статистику рассылки. Документ с образцом анализа прилагается.

Сдать отчет по проделанной работе до 15 апреля, 16:00.

Если будут трудности с выполнением задачи — обращаться к руководителю отдела маркетинга.

Возможные ошибки при постановке задач

Чтобы результат совпал с вашими ожиданиями, нужно избегать следующих ошибок при составлении ТЗ:

1. Размытое описание

Руководитель дает расплывчатые пояснения к задаче, не описывает ожидаемый результат, не приводит алгоритм или рекомендации. Это может привести к неправильному выполнению, если сотрудник раньше не работал с подобным материалом. 

Из-за частотности этой ошибки некоторые руководители сами берут часть работы, что приводит к перегрузкам и мешает исполнителям профессионально расти.

Например, проект-менеджер поручил сотруднику отдела продаж провести опрос пользователей на предмет качества их продукции. Специалист собрал отзывы аудитории и разместил их в файле Google Docs. Однако проект-менеджер ожидал от него таблицу с анализом всех проблем, которые могут появиться при использовании товара. Оба сотрудника решили, что поручение заведомо понятно, воздержались от обсуждения задачи и, как итог, не совпали во взглядах.

2. Много важных задач

Руководитель может поставить несколько важных задач исполнителю, но не указать, какие из них следует выполнить раньше. Нет гарантии, что сотрудник правильно расставит приоритеты. Поэтому нужно заранее распределять тз по значимости их выполнения. Для каждого поручения следует устанавливать соизмеримые сроки сдачи.

3. Не записаны изменения

Иногда условия меняются прямо во время выполнения: смещаются сроки или сокращается бюджет. Обычно такие изменения озвучиваются устно и не вносятся в таск-трекеры, из-за чего исполнитель может упустить подробности или не передать их остальной команде. Это ведет за собой проблемы, ведь даже качественно выполненная работа больше не соответствует новым условиям.

Например, продакт-менеджер обсудил условия со специалистами после поручения задачи разработчику. Руководитель решил внести изменения в программу, когда она уже была в процессе реализации. При проверке задачи тестировщик заметил, что указанные условия не соответствуют результату работы. Команде придется потратить дополнительное время на исправления.

4. Отсутствие мотивации

Перед постановкой задания его следует оценить. Сложные поручения могут потребовать много усилий и времени, заставить исполнителей выполнять экстра-обязанности. Нужно объяснить подчиненным важность таких задач и стимулировать коллектив на работу. 

Так, если организации требуется перевести проект в другой data-центр, и компания экономит существенную сумму, будет уместно направить часть бюджета на благодарность сотрудникам. Это мотивирует коллектив быстро выполнять объемную работу.

На этом у меня всё. Расскажите, а как вы ставите задачи? Уделяете этому время или вокруг вас такая команда, которая понимает с полуслова?