Как составить бюджет ИТ-проекта?

Работая в разных компаниях на ИТ-проектах часто сталкиваюсь с тем, что в проектных командах отсутствует компетенция, благодаря которой можно быстро и безболезненно составить бюджет проекта и оценить, насколько вся эта затея будет рентабельна.

Практически в любом бизнесе часто возникают проекты по внедрению информационных технологий. Подобные проекты могут казаться сложными, но понимание их объема, размеров бюджета и оценки возврата инвестиций (ROI) критически важны для успешной реализации проектов любой сложности и продолжительности.

Так сложилось, что многим менеджерам необходимо уметь разбираться в бюджетировании, а понимание бюджетов даёт руководителю большую «бизнесовость», в этой статье пройдёмся по основам.

Сегодня мы рассмотрим работу с бюджетами на примере такого проекта, как внедрение системы электронного документооборота.

Что такое бюджет ИТ-проекта?

Бюджет ИТ‑проекта — это план расходов на разработку, внедрение и поддержку информационных технологий. Бюджет включает в себя прямые затраты на оборудование, программное обеспечение, услуги специалистов, но и ряд других расходов, которые крайне важно учитывать для полного понимания общей стоимости проекта внедрения ИТ-систем.

Как определить бюджет ИТ-проекта?

Определение бюджета проекта — это сложный, но доступный для любого, кому необходимо разобраться в финансовых вопросах, процесс, требующий лишь внимательного анализа и планирования затрат на ведение и стабилизацию проекта. 

Для начала необходимо определить все составляющие будущего ИТ-проекта и оценить затраты на каждую из них. Например, для внедрения системы электронного документооборота необходимо учитывать затраты на: 

• размещение ПО, 

• информационную безопасность,

• лицензии для пользователей, 

• потенциальные доработки, 

• будущее обучение персонала,

• своевременную поддержку системы.

Также могут потребоваться средства на:

• полное приобретение программного обеспечения,

• настройку коробочной версии,

• сертификаты электронных подписей,

• и прочее сопутствующее ПО или выделенные каналы связи.

Точнее вы сможете понять не своём примере.

И чтобы не получилось как в анекдоте: “Бюджет ИТ-проекта — это как игра в банкрота: начинаешь с надежды на миллионы, а заканчиваешь копаясь в карманах за последние копейки для завершения проекта”, попробуем разобраться чуть детальнее.

Рассмотрим основные виды затрат:

1. Затраты на оборудование и программное обеспечение.

Они включают в себя стоимость необходимого оборудования, лицензий на программное обеспечение, а также дополнительных компонентов, таких как серверы или сетевое оборудование. 

Так например цена на лицензии отечественного ПО для документооборота может варьироваться от 150т.р. на 1000 сотрудников до 500т.р. и это не предел. Также нужно понимать, какие инструменты киберзащиты вам необходимы, у кого из сотрудников какие электронные подписи будут (ПЭП, УКЭП и т.д.) все это имеет свою стоимость, которую необходимо учитывать. 

2. Расходы на услуги специалистов.

Нередко для успешного внедрения ИТ-проекта требуется привлечение квалифицированных специалистов, таких как руководители проектов, бизнес и системные аналитики, программисты разного уровня, системные архитекторы и консультанты. Стоимость их услуг также должна быть учтена при составлении бюджета. При этом полезно держать перед глазами тарифную сетку и иметь представление о составе команды. Так, в случае работы с подрядчиками по такой модели ценообразования, как Time and Materials (T&M), руководитель проекта может стоить от 3т.р. в час, администратор проекта от 1,5т.р. в час, а опытный (senior) разработчик от 5-7т.р. в час и до бесконечности. Аналогичная ситуация с аналитиками и тестировщиками, у кого-то ценник на их услуги может быть в районе 2-3т.р., а кто-то будет стоить также как и разработчик. Некоторые компании-подрядчики могут оценить выполнение работ полностью за продукт, который вы хотите реализовать, Fixed Price такая модель оплаты называется Fixed Price. Например оценка задачи по созданию технического задания на мобильное приложение по такой модели может выглядеть так — 1 месяц работы и со стоимостью в 300т.р. В любом случае, при любой модели ценообразования необходимо понимать, что чем сложнее задача, тем грамотнее нужен привлекаемый на ее выполнение специалист, и соответственно он будет стоить дороже.

Если же команда разработки у вас внутренняя, то в этом случае будет чуть проще с ценообразованием, т.к. ФОТ заранее определен, но не с планированием загрузки каждого из сотрудников, их обучением, мотивацией и т.д. Опять же, необходимо понимать какой у вас проект. Работа с внутренней командой разработки может быть весьма эффективной, особенно для долгосрочных проектов, требующих глубокого понимания бизнес-процессов компании и высокой степени контроля. Создание своей команды сопряжено с требованием значительных ресурсов на организацию и поддержания ее работоспособности, а также эффективного управления и мотивации сотрудников. 

В некоторых случаях комбинированный подход, когда внутренняя команда дополняется внешними специалистами, может быть оптимальным решением. 

3. Расходы на обучение персонала.

При внедрении новых технологий необходимо обучить существующих сотрудников и квалифицированный персонал, который будет работать с новыми системами. Такие затраты могут включать в себя стоимость проведения тренингов, покупку обучающих материалов и оплату времени, затраченного сотрудниками на обучение.

Если обучение будет проводиться силами внутренних сотрудников, то здесь подход аналогичный. Достаточно спланировать загрузку и качественно подготовить обучающие материалы, возможно потребуется записать видео-инструкцию, поэтому нужно тщательно подходить к выбору сотрудника, который будет проводить демонстрацию и надиктовывать шаги во функционалу систем или приложений. 

4. Расходы на настройку и поддержку системы.

После внедрения новых или коробочных продуктов часто требуется их настройка и регулярная техническая и консультационная поддержка, что может включать в себя как стартовые затраты на настройку системы, так и регулярные платежи за линии консультации и обновления.

Учитывая все эти расходы, бюджет ИТ-проекта становится более полным и реалистичным, что позволяет точнее оценить затраты и планировать ресурсы для успешного завершения проекта.

Как рассчитать бюджет проекта?

Правильный расчет бюджета ИТ-проекта — основа успешного внедрения информационных технологий. Для этого необходимо учитывать различные факторы.

Базовые шаги для расчета бюджета проекта

1. Определение составляющих проекта.

Разбейте проект на отдельные этапы, по возможности до конкретных задач, и определите все необходимые ресурсы для каждого этапа.

Для этого есть ряд инструментов, например MS Project и его аналоги в России (1С:Управление проектами, Bitrix24 и пр.).

2. Оценка затрат на каждый этап.

Определите затраты на оборудование, программное обеспечение, лицензии, услуги специалистов, поддержку, документацию, обучение и другие расходы для каждого этапа проекта. Чем детальнее и точнее вы проработаете этот этап, тем реалистичнее будет картина.

3. Учет налоговых льгот.

В случае привлечения специалистов подрядчика, будет нелишне помнить, что  в России в 2024 году для организаций ИТ-сферы до 31 декабря 2024 года установлены следующие льготы: 

• ставка налога на прибыль 0% для организаций на ОСН; 

• ставка НДС для разработчиков ПО — 0%; 

• пониженный тариф страховых взносов — 7,6%.

4. Прогнозирование изменений в производительности.

Учтите возможные изменения в производительности сотрудников компании занятых на проекте и их численность при расчете бюджета проекта. Возможно, но не обязательно рабочей группе потребуется работать сверхурочно.

Когда в MS Project (для России: 1С:Управление проектами, Bitrix24 и пр.) вы разбили проект на этапы, обозначили задачи и оценили трудозатраты, то вы прикрепляете к каждой задаче сотрудников и видите их итоговую загрузку.

Рассмотрим пример.

Рекомендованная загрузка сотрудника для эффективной работы составляет 80-85% от общего времени. Это значит, что в графике 5/2 человек должен быть занят примерно на 6,5-7 часов в день из учета 8-и часового рабочего дня. Почему именно 80-85%? Потому что необходимо предусматривать время на перерывы и отдых, необходимо закладывать часы на неожиданные задачи, встречи и непредвиденные обстоятельства, на коммуникации и взаимодействие с коллегами и т.д.

Я предлагаю вам рассмотреть такую ситуацию, которую обнаружила недавно на проекте (все имена изменены и являются случайным совпадением):

Какие выводы можно сделать из этой таблицы?

На этапе «Анализ требований»: Анна Иванова выполняет все задачи последовательно в течение двух недель. Ее процент загрузки достаточно реалистичен и составляет 115% за две недели, что превышает ее 100% норму, а для эффективной работы на графике 5/2 человек должен быть занять на 80–85%. В этом случае сотруднику можно предложить компенсацию за сверхурочную работу

На этапе проекта «Разработка»: Сергей Смирнов и Дмитрий Козлов выполняют задачи последовательно. Сергей завершает свои задачи до 06.07.2024, а Дмитрий работает с 20.06.2024 по 28.06.2024. Их общий процент загрузки составляет 74%, что приемлемо с условием загрузки на других задачах не более 5–10%.

На этапе «Тестирование»: Елена Петрова и Мария Соколова поделили задачи и выполняют их последовательно с 08.07.2024 по 23.07.2024. Общий процент загрузки составляет 54%, что очень хорошо и не вызывает перегрузки в случае если на других проектах их будут загружать не более чем на 25–30%.

Такое распределение трудозатрат выглядит сбалансированным и реалистичным, сотрудники будут работать без перегрузок и в таких условиях смогут обеспечить возможность качественного выполнения задач в указанные сроки.

Если при анализе трудозатрат задач проекта обнаружится загрузка сотрудника более 80–85%, то в таких случаях необходимо провести перераспределение задач, пересмотр сроков для обеспечения более сбалансированной загрузки сотрудников и повышения эффективности их работы, хотя чаще всего применяется дополнительная компенсации за сверхурочную работу. Что тоже нормально, если сотрудник согласен с таким подходом.

5. Составление общего бюджета.

Сложите все затраты на каждый этап проекта и учтите налоги для определения общего бюджета проекта.

Примерная таблица для учета затрат

Это лишь примерная таблица, и фактические затраты могут варьироваться в зависимости от конкретных условий проекта и условий компании. Однако, такая таблица поможет вам систематизировать и учесть все основные моменты при расчете бюджета проекта.