Байки с конференций — взгляд с обеих сторон

Читали книгу «Вредные советы» Остера? Мне порой кажется, что люди иногда достают ее с верхней полки антресоли, начитываются советов из детства и ностальгируют по максимуму и начинают воплощать эти советы в жизнь. Ну или « пластмассовый мир победил», все в угоду маркетингу. Казалось бы, причем тут вредные советы и конференции, подумали вы?

Для большинства читателей эта статья скорей «Байки по другую сторону организации конфы», курьезы, нюансы прочие забавные ситуации, о которых большинство даже не догадывается. Плюс это привет всем деврелам компаний и организаторам конференций, которые прочитают статью и поймут, что они не одиноки, и надо как-то развенчать эти замкнутые уроборосы проблем. Все максимально обезличено, как всегда, на всякий случай 🙂

Но на этот раз я буду подмечать косяки обеих сторон — как организаторов, так и партнеров конференций, вдруг вы думали, что партнеры все такие хорошие, а организаторы кругом такие плохие. 

1. Билеты нннннада? 

Вы — компания, которой на одной из конференции не нужно уже ничего ничего, кроме как купить какое-то количество билетов для своих сотрудников. У каждого свои бюджеты, свои потребности, масштабы и все такое, но ВСЕ, все, кто хотят купить билеты, хотят как то сэкономить.

Начинаем разговор с организатором конференции, хотим купить билеты, — «А можно скидку»? Да погодите, уточним.

Возвращаются с ответом — нет, не будет скидки, и так самая низкая цена (60 000 билет, и да, «это низко», вы правы, 2024, а кому сейчас легко? Но по этой цене надо оплатить до конца месяца. И далее бюрократический ад на месяц с покупкой и получением скидки. Через какое-то время тот самый организатор пишет: так вы собираетесь билеты брать или как? Сегодня последний день до повышения цены, иначе потом возрастет.

И компания, которая купила билеты уже максимально обезличено и напрямую с сайта, лишь бы миновать ад переписок по оплате и скидкам… Хотя может это так и было задумано? 

А вот ситуация с другой стороны. Вы большая «страшная» и известная компания, с ноги открываете дверь к организатору и с порога объявляете — нам столько и столько билетов (очень много билетов), и по такой цене (естественно, ниже, чем та, что указана на сайте).  Иначе МЫ (крутая, большая  и известная компания) к вам не придем. А вы организатор, который конечно бы хотел видеть эту компанию у себя в участниках конференции, со стендом, с их спикерами и прочим, но за такую цену не совсем окупаемо отдавать билеты, поэтому приходится искать компромисс, чтобы эта компания все же к вам пришла. 

2. Стендист — не равно участник конференции.

На конфе нужны многие спикеры, стендисты, деврелы, hr, технические специалисты (те, кто, если что-то не так со стендом, смогут помочь), и билетов на всех них по партнерскому пакету всегда не хватает.

И существовало несколько вариантов билетов для такого случая. Полноценные билеты, с велкомпаком, доступом к записям докладов с конференций и прочими бонусами. И проходки, просто с доступом на конфу, чтобы ты мог зайти посмотреть, обычно их делали для техспецов или тех, кто хотел заскочить на конфу и что-то посмотреть. Кто делал такие проходки с велкомпаками и бонусами — щедрые орги, спасибо вам. 

И вроде бы все ничего, берешь пакет, там 5 билетов для стендистов и парочка проходок (техбилетов) на hr и техспеца, если очень надо, берешь еще билет, у кого со скидкой, у кого-то бесплатно дают еще один билет и вуаля.

Но в этом году появились новые пакеты, организаторы которых либо перечитывали вредные советы, либо проверяли маркетинговые теории на практике. В чем же суть? Теперь у нас все билеты для стендистов — это проходки, то есть у вас нет доступа в лк, нет велкомпака, нет ничего, кроме того, что ты просто можешь пройти на конфу. И объясняй теперь своим стендистам:

— Вам онлайн билет не нужен?
— Зачем? У меня же есть и так билет, я же стендист.
— Ну да стендисты, но доклады ты в записи посмотреть хочешь?
— Да я и так посмотрю, я же стендист, у меня лк будет и все такое. В смысле нет? А велком пак? Меня хоть покормят?

А что организатор? Хочешь записи докладов для всех стендистов — бери пакет партнерский пожирнее и не раздавай онлайн-билеты, которые также были обычно в пакете, но ты отдавал их участникам конференции, которые не могли поехать на конфу, но также помогали в организации. Какие-то подарочки должны быть вам? Ну так они кончились или что-то пошло не так.

Угода экономии или какой-то глубинный смысл — понять нельзя простить.

3. На других посмотреть и себя показать

Конференции стоит посещать, развивать свой hr-бренд, узнавать что-то новое, делиться своими кейсами и факапами, пиариться и прочее. И тут ситуация вин-вин для всех.

Партнер готовится, делает доклады, готовит спикеров, разрабатывает интересные активности для участников конференции. Организаторы получают интересный стенд от партнеров, как точка разнообразия на конференции и какой-то контент. Стендисты получает фидбек от коллег по цеху, общаются с новыми людьми по своим задачам, кто-то даже заводит отношения или находит новых друзей.

А есть такие партнеры, которые идут на конфу, потому что надо, но без какой-то определенной цели, с банальными активностями или на шару. Или в команду стендистов попадают люди с настроем, когда просто хочется посетить какой-то город, где проходит конфа, чтобы посмотреть на других коллег по цеху, себя показать, развеяться и на этом все, можно особо не готовиться.

Так вот, не надо так, уважаемые партнеры конференций и стендисты. Думаете, ваш праздный настрой не заметят? Организаторы проводят опросы по участникам конференции, также там есть вопросы по партнерам конференции, какой стенд запомнился, что вам понравилось, что добавить, над чем поработать.

Конфа прошла, вы развеялись, с коллегой по стенду пообщались. А вашу компанию даже не запомнили, или запомнили тем, что удивлялись — что вы на этой конфе вообще делаете? Так как активностей или не было, или было мало, пообщаться с вашими стендистами не удалось, они не были вовлечены или готовы к общению.

Выбор проектной команды на стенд очень важен, так как 60% успешности стенда делают они — все активности и призы рано или поздно закончатся, и что же останется на вашем стенде? Только интересные беседы и люди, которые будут готовы к дискуссии или хотя бы диалогу.

Ну а или если хочется именно развеяться и на людей посмотреть, прицениться к конфе, тогда просто берите билеты. Потому что все всегда видно, кто хочет идти на конфу, а кто просто приехал покрасоваться и на этом все.

4.
— Веня, ну куда ты тащишь и стол, и свои пальмы? Ну куда ты их поставишь?
— Так антураж же, красиво будет и атмосферно. 
— Места нет, Веня, только если ты себе на голову поставишь свою пальму.

Вы знаете, что, будь воля партнеров, мы бы все ходили с гигантскими стендами от 20 кв метров, с кучей интересного на стенде — тренажеры, аэрохоккеи, зоны чилаута, зоны активности, прям активности, зона для тет-а-тетов, зона для просто постоять за столиком и попить чайку.

Но все стоит денег, и обычно партнерам дается по партнерскому пакету какая-то квадратура, обычно 6-12 кв метров, и все, что вы там хотите, вот и на своем стенде и размещайте. Как хотите, где хотите и почти (про оговорочки, что можно и что нет, было в этой статье). Вот и получается, у кого-то зона чила, а активностей мало, а они послушали отзывы с прошлых конференций, мол, отдохнуть негде, и сделали. Другие, наоборот, сделали столько активностей, но вот где посидеть с ними и порешать их задачи — большой вопрос. 

Можно и больше делать стенд, но когда узнаешь цену за лишний квадратный метр и возросшую стоимость за эти пальмы и тренажеры, которые хотели поставить, то начинаешь думать, а нужен ли тебе этот тренажер и эти пальмы. Продолжаем балансировать между размером и нашими хотелками. Ну и что, вариантов нет, думаете вы?

Всем тем, кто хочет масштабности без лютых подорожаний за квадратные метры стенда, советую обратить внимание на менее именитых организаторов конференций, с которыми довольно гибко можно обсуждать условия и размеры, а квадратура для стендов там далеко не 6 кв метров. Рекламу оставлять не будем, просто знайте, они есть)

Кто ищет, тот всегда найдет. 

5. Вокруг шум, пусть так  не кипишуй

Все компании проводят розыгрыши, различные, желательно массовые. Это зрелищно, ярко, привлекает внимание. НО если все начнут проводить их в одно время, то будет лютый дискомфорт. Как будто ты в одном зале, где три дископати. До этого стараются не доводить, но бывает всякое. Одни мегафон протащут, вторые музыку врубят громче и дольше положенного, мол, извините, победитель долго шел с другого конца зала. 

А бывает и так — стоит один из важных партнеров со своим докладом, он очень актуальный, но жуууттко подробный, техничный и немного нудноватый. А там за дверями вдруг веселая музыка, шум толпы и возглас «Ссуперприз: Автоооомобиль!!!» или «А кому же достанется айфон 15 про макс?». И народ из зала такой — а чего там такое, а что за шум, и гуськом потянулся за интересными фразам за дверями. 

Что имеем : разъяренный партнер #1 с печальным докладчиком, от которого свалило ползала, счастливый партнер #2 с толпой за дверям и фразой «Не, ну а чего они? Мы один раз всего объявили, мы же не виноваты, что они все свалили из зала». И ты, организатор конфы с этими двумя уравнениями.

В итоге хочется сказать, что в любом деле есть байки или какие‑то курьезы. Вопрос — как к ним подходить, кто-то исправляет недочеты и становится лучше день ото дня, кто‑то забивает на это и делает только хуже. Открывайте для себя мир конференций с другой стороны, ходите на них правильно и не следуйте всему в угоду маркетингу.