Централизованные закупки в ERP-системах

На предприятиях часто ведется централизованная закупка материалов: сначала продукты поступают на центральный склад, после чего распределяются по подразделениям. При этом возможна ситуация, когда запасы так и остаются на главном складе и невозможно понять, кто был инициатором закупки данных материалов. В этой работе будет рассмотрена сформулированная выше проблема и возможные пути её решения. 

Процесс закупки продуктов выглядит следующим образом: подразделения создают документы первичных потребностей, отражая в ERP-системе данные материалов, количества, плановую дату поступления, на основе которых в дальнейшем будет происходить списание этих продуктов. После того, как документы первичной потребности утверждены, они поступают на обработку функционала ППМ (планирование потребности в материалах). ППМ анализирует наличие потребности в материале, уже имеющиеся запасы на складах, а также будущие поступления. Как результат ППМ автоматически формирует заявки на закупку для недостающего количества. Созданные заявки служат основанием для закупки у внешнего поставщика. Более того может формироваться особый вид заявок, позволяющий выполнять перемещение с других складов компании.

ППМ работает в масштабах всего предприятия и не дифференцирует весь требуемый объем по отдельным подразделениям. Поэтому нет связи между первичной потребностью подразделений и сформированными заявками на закупку. Рассмотрим следующий пример: существует потребность в материале на 10 штук на 5-е число следующего месяца. При этом на складе уже есть запас из 3 штук. Других потребностей в этом материале нет. Допустим, ожидается плановое поступление материала на 1-е число следующего месяца в количестве 1 штуки. Функционал ППМ сформирует заявку на закупку на количество равное 6 штук (10 – 3 – 1). 

В виду того, что закупка не ведется адресно, на центральных складах может образоваться переизбыток запасов, так как непонятно, какое подразделение их заказывало изначально. Подобное может произойти, например, если сотрудник отдела снабжения ошибочно увеличил количество или заказал другой материал, поставщик доставил больший объем, чем было заявлено, в документе первичной потребности указан неверный номер материала, на основе которого уже произведена закупка и зарегистрирован приход на центральный склад, который никто не планирует забирать. 

Рассмотрим несколько методов решения данной проблемы [1]: 

• сравнение первичной потребности и списания по каждому из подразделений за период;

• изменение процессов заявления первичной потребности и закупки;

• использование особого вида запаса.

Метод сравнения заявленных потребностей и фактического списания является ретроспективным и может применяться совместно с другими способами. Анализ пары «потребность-списание» можно проводить по одному или нескольким складам подразделения в системе ERP. Если не во всех системных документах потребностей введены склады, то следует сделать этот признак обязательным или определить другую характеристику, идентифицирующую подразделение, например, место возникновения затрат. В случае выявления расхождения, проводится детальный разбор. В качестве системы проведения сравнения может применяться как транзакционная ERP, так аналитическая BW (Business Warehouse) платформа. 

Второй способ подразумевает изменение процесса «от потребности до закупки» в целом. Например, сотрудники подразделения сами создают документы заявок на закупку. Далее с заявками будут работать уже специалисты отдела централизованного снабжения. Таким образом можно будет понять инициатора закупки материала. Но есть нюансы: сотрудникам подразделений потребуется самостоятельно выяснять необходимое количество для закупки с учётом уже имеющихся запасов и будущих поступлений или как вариант придется настроить работу ППМ в ERP по областям планирования подразделения, т.е. складам. В результате в отдел централизованной закупки будут приходить заявки, готовые к работе.

И, наконец, третий способ – закупка материалов под особый вид запаса. Для этого в ERP-системе необходимо задать особый вид запаса и метку, которая будет отражать принадлежность конкретному подразделению. Таким образом у запаса на складе помимо имеющихся данных о номенклатурном номере, количестве и партии, будет также присвоен индикатор подразделения.  После того как выбран один из методов реализации, не нужно забывать о полномочиях пользователей в ERP-системе. Полномочия представляют собой действия, которые разрешено выполнять пользователям в технической системе …

Литературный источник:

Терентьев И.М. Проблемы ведения централизованных закупок в ERP-системах // Корпоративные информационные системы. – 2019. – №3(7). – С. 53-62. – URL: https://corpinfosys.ru/archive/issue-7/83-2019-7-mrp.