Вы пришли первым HR в компанию: краткое руководство к действию

Приходя работать HR-ом в среднюю или крупную компанию, мы, как правило, сталкиваемся с устоявшимися процессами и уже внедренными работающими инструментами. В такой ситуации HR, конечно, может внести свои предложения по улучшению и повлиять на на некоторые процессы, но, в целом, “правила игры” понятны.

Совсем другая история, когда вы приходите работать HR-ом в “чистое поле”. Несмотря на то, что у большинства новичков в подобной роли уже есть некая насмотренность, можно запутаться, с чего же начать построение HR-процессов, и в потоке рутины упустить главное.

Ниже я приведу основные шаги, с которых целесообразно выстраивание HR-функции в компании, и на что нужно обратить внимание в первую очередь.

1. Первое и основное, с чего нужно начать — это обсуждение с бизнесом основных целей и задач. Невозможно составить HR-план, если у компании нет четкого бизнес-плана с измеримыми результатами, к которым необходимо прийти. 

Пример: Бизнес говорит, что в этом году планируется рост персонала х2. Нужно четко понимать, с чем это связано.

Ситуация 1: Компания продуктовая, собирается разрабатывать новый ИТ продукт. Дальше этот продукт нужно будет тестировать, продавать, поддерживать, выпускать новые фичи. Соответственно, для этих целей понадобится внутренний штат специалистов.

Ситуация 2: Компания аутсорсинговая, появился новый крупный заказчик. В подобной ситуации нужно проанализировать, нужны ли будут штатные сотрудники или, возможно, будет достаточно найти команду для реализации именно этого проекта. Если это штатные сотрудники, сможете ли вы в случае, если проект заморозят или произойдут еще какие-то форс-мажоры, предложить им другие внутренние проекты. 

2. Исходя из потребностей и целей бизнеса, составьте HR-план:

а) Распишите документ на год “крупными мазками”. Это поможет видеть общую картину, при этом детали в процессе работы могут поменяться.

Пример:

Блок “Подбор персонала” — закрытие 50 вакансий:

б) Декомпозируйте план на более мелкие задачи.

Пример:

Блок “Подбор персонала”:

Вакансии:

• закрытие вакансий специалистов по тестированию

• закрытие вакансий разработчиков frontend

• закрытие вакансий разработчиков backend

Инструменты:

• Headhunter

• Хабр Карьера

• AmazingHiring

в) Используя любой планировщик задач (Trello, Todoist и пр.), составляйте себе план на следующую неделю, выбирая точечные задачи в порядке приоритета.

Пример: 

• оплата размещения вакансий и доступа к базе резюме на Хабре

• активная работа по вакансии специалиста по тестированию:

• размещение вакансии на HeadHunter, Хабр, LinkedIn

• по 2 выборки кандидатов на данных ресурсах

• пост для внутренних сотрудников о реферальной программе на вакансию

Теперь поговорим подробнее про структуру HR-плана, какие крупные блоки целесообразно в него включить.

1. Подбор персонала.

В этом блоке важно учесть:

• какое примерно количество новых сотрудников и в какие сроки нужно будет найти;

• какими ресурсами вы планируете пользоваться;

• будете ли вы осуществлять подбор самостоятельно или планируете в том числе привлекать кадровые агентства или HR-ов на фрилансе.

2. Onboarding

Важно не только найти хороших специалистов, но и грамотно встроить их в рабочий процесс.

Немного цифр: согласно исследованию кадрового агентства Robert Half & Associates, 28% увольняются в течение первых 90 дней работы и зачастую это происходит, потому что сотрудник получил недостаточно информации и поддержки.

Чтобы такие неприятные ситуации случались как можно реже, стоит обратить внимание на следующие моменты:

а) У сотрудников должно быть единое пространство, в котором аккумулируется вся необходимая информация.

Здорово, если в компании уже используются системы вроде Notion или Confluence. Тогда нужно будет сделать отдельную страницу со всей нужной для нового сотрудника информацией (оргструктура, бланки документов, FAQ и пр.)

Если же ничего этого нет, то можно или приобрести готовый корпоративный портал (вариантов довольно много на разный бюджет), или заказать разработку своего решения.

б) Необходимо выстроить процесс адаптации по шагам. В “минимальной комплектации” он выглядит так:

• проведение welcome-встречи с исчерпывающей информацией, необходимой для нового сотрудника

• запуск фидбек-встреч 1:1 по итогам как минимум 1 месяца работы

• запуск сбора обратной связи от коллег перед подведением итогов испытательного срока и проведение итоговой встречи

У вас в компании этапов может быть больше, либо процесс может быть гибким в зависимости от сотрудника (например, кому-то нужно больше встреч в процессе испытательного срока, кому-то достаточно одной)

Совет: привлекайте к welcome-встречам CEO/фаундеров и топ-руководство, это отличный повод знакомства новых сотрудников с ними, и, конечно, рассказ об истории создания, целях и планах “из первых уст” значительно повышает лояльность в глазах новичка.

3. Удержание ключевых сотрудников

В этом блоке основными задачами я бы порекомендовала выделить:

• запуск встреч 1:1 на постоянной основе (чтобы у сотрудника была возможность высказаться, обсудить какие-то сложности, планы, цели, при этом руководитель таким образом мог “держать руку на пульсе” и предупредить выгорание

• запуск performance review (чтобы сотрудник понимал, что есть поставленный процесс, который поможет ему расти карьерно и материально)

• организация системы обучения (чтобы сотрудник понимал, что он может расти и профессионально в том числе)

• внедрение системы наставничества, менторства (поможет ключевым сотрудникам делиться своими знаниями и чувствовать свою значимость, а новичкам быстрее вливаться в процесс и с большой долей вероятности дольше работать в компании)

4. HR-бренд и корпоративная культура

Если о компании ничего не знают соискатели, закрывать вопросы найма будет гораздо сложнее.

Поэтому в части внешнего HR-бренда я советую начать со следующих минимальных шагов:

• организация присутствия компании как работодателя на карьерных сайтах и хотя бы краткий рассказ о ценностях, корпоративной культуре и жизни внутри;

• сбор отзывов о компании и работа с ними;

Первый шаг в части внутреннего HR-бренда:

• проанализируйте условия, которые предлагают компании-конкуренты своим сотрудникам, пообщайтесь с коллегами, чтобы понять, с внедрения каких “плюшек” стоить начать разработку социального пакета.

Далее, если в компании есть специалисты, готовые делиться знаниями, можно подумать об организации корпоративного профессионального блока, участиях в конференциях, а также над внедрением собственных корпоративных традиций, которые будут отличать вас от других компаний в отрасли.

5. Вопросы, связанные с кадровым делопроизводством

Здесь важно определиться, кто отвечает за КДП (в некоторых компаниях это бухгалтер, в некоторых HR).

Если эта почетная обязанность на вас, то:

• проведите аудит кадровых документов сотрудников и ЛНА, чтобы понять, нужно ли что-то восстанавливать/актуализировать;

• определите, как вы будете вести учет (на бумаге или в КЭДО), если электронно, то выберете провайдера услуг.