10 систем управления проектами для малого бизнеса

Если у вас средний или крупный бизнес, а ваш бюджет измеряется миллионами рублей, вы без труда найдёте удобную систему управления проектами. На рынке их более ста. Но если у вас малый бизнес, а бюджет ограничен (скажем, 5000 рублей в месяц – это потолок), вам остаётся выбирать из того, что есть.

Привет, Хабр! Я – Юля, руководитель небольшой компании по производству упаковочных материалов, и я “съела” собаку на доступных решениях по управлению малыми командами.

В чём проблема

В компании 22 человека и 6 отделов: операционный, продажи, логистика, клиентский, маркетинг, производство. 

Мы уже переросли excel и google-таблицы, и остро нуждались в простой недорогой системе (в идеале бесплатной), в которой можно организовать работу с клиентами, отслеживать воркфлоу команды и вести учёт склада. Была «идея фикс» организовать работу в одной программе. Не получилось. 

Однако за год поисков удалось накопить базу знаний по системам, которые можно адаптировать под нужды небольших команд. В статье расскажу про 10 таск-менеджеров.

Критерии выбора системы

• простой юзабилити для быстрого освоения программы

• недорогой или бесплатный тариф

• создание в едином хранилище нескольких проектов

• наличие временных интервалов для задач (мы ведём график отгрузок)

• хранилище файлов

• интеграция с системами отчётности или наличие собственной

• лог событий по изменениям

1. YouGile 

Ссылка на сайт

Плюсы системы

• Бесплатный тариф до 10 человек. Мы пользуемся облачной версией и десктопом. Мобильное приложение тоже есть, пока не тестили.

• Простой интерфейс. Достаточно пары часов, чтобы разобраться и начать работать. Сотрудники освоились без проблем. Кому-то помогли обучающие видео, кто-то справился сам.

• Встроенный мессенджер. У нас все отделы координировали между собой в телеграме. Сейчас обсуждения ведём в системе. В программе создали групповые чаты для каждого отдела + есть чаты в задачах.

• Сводки и отчёты. В системе есть отчёты. Сделали сводку – в отдельном столбце автоматически собираются все задачи с просроченным дедлайном. Можно ещё настроить, чтобы они прилетали в указанное время на почту.

• Связь отделов. Мы связали три отдела: продажи, маркетинг и производство. Как только падает заказ, отдел продаж передаёт его дизайнеру (отдел маркетинга) на отрисовку макета, далее он попадает на производство. При этом менеджер видит, что происходит с заказом и когда он будет готов.

Минусы

• Нет хранилища файлов. Нам важно, чтобы макеты и договоры были под рукой. Сейчас их прикрепляем к задачам. Это решает проблему, но лишь наполовину.

• Нет встроенного редактора документов. Пользуемся привычными Google-доками и прикрепляем в задачи на них ссылки.

Стоимость

• Бесплатно для 10 человек.

• 333 рубля в месяц за каждого пользователя (оплата начинается с 11 человека).

2. ClickUp

Ссылка на сайт

Плюсы системы

• Есть бесплатный тариф. Можно пригласить неограниченное количество пользователей.

• Сортировка задач по тегам и статусам. Можно отметить разными тегами задачи каждого из отделов, разные статусы указывают на состояние – «в работе», «на согласовании» и т.д., и плюс к этому есть флажки приоритета.

• Автоматическая смена исполнителя. Когда задачка переходит на согласование, у нее автоматически меняется исполнитель. Когда она согласована и уходит в производство – снова меняется исполнитель.

• Есть mind-карты, заметки, напоминания и цифровые блокноты. Также есть календарь и таймлайн.

Минусы

• Интерфейс на английском. Система удобная, но нет русскоязычной версии.

• 100 МБ в хранилище на бесплатном тарифе. Для хранения макетов и договоров этого не хватает.

• Лимит на 100 действий по ряду функций, дальше – платить. Мы смотрели в первую очередь на бесплатную версию. В платном, конечно, такого ограничения нет.

Стоимость

• Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом.

• От 5$ в месяц за пользователя, если нужно хранилище файлов без ограничений, настройка прав доступа, отсутствие лимитов в 100 действий по ряду функций (настройка полей в карточках, использование dashboard, timeline, mind-map и диаграмм Гантта и другие).

3. Pyrus 

Ссылка на сайт

Плюсы системы

• Система заточена под работу с документами. Для бухгалтера Pyrus – удобный инструмент, позволяющий автоматизировать процесс согласования договоров, выставления счетов и прочую рутину.

• Бесплатный тариф без лимитов по пользователям и задачам. Там есть ряд ограничений на работу с документами, но если нужно просто ставить задачи, то подойдет. Бесплатно можно пользоваться мессенджером, календарем, хранилищем документов на 1 ГБ. Есть мобильное приложение.

• Учитывается потраченное время. Можно посчитать, сколько времени ушло на задачу. В целом, для задач есть все что нужно: сортировка, метки, постановка на контроль, напоминания, повтор, возможность отложить на потом.

• Простой интерфейс, если не углубляться в настройки документооборота. Поставить задачу, приложить к ней файл – легко.

• Интеграция с почтой. Заявки с сайта падают на почту, оттуда – в систему.

Минусы

• Неудобно вести базу клиентов. В Pyrus выстраивать процессы работы с заказчиками можно либо в справочнике, либо в формах (сделках). Справочник трудно править. Попробовали сделки. Кажется, все логично – делаем сделку, крепим к ней клиента и всю информацию о нем… но нет. Все наоборот: делаем клиента, а потом к нему прикрепляем задачи. Но это не совсем удобно. Клиенты у нас часто меняются, а задачки, наоборот, типовые.

Стоимость

• Есть бесплатная версия с ограниченным функционалом.

• 279 рублей в месяц за пользователя, если нужно резервное копирование, свыше 50 готовых форм для задач, больше места на диске (на бесплатном – 1 ГБ, на платном – 100 ГБ), доступ к отчётам.

4. Weeek

Ссылка на сайт

Плюсы системы

• Есть бесплатный тариф. Но там лимит до 5 человек и 7 проектов.

• Простой юзабилити и всплывающие подсказки. У каждой функции есть знак вопроса, нажимаешь на него и вылезает подсказка.

• Команды и роли. Даже если команда маленькая, всё равно нужно отделять менеджеров от бухгалтеров и дизайнеров.

• Таймер задач. Иногда задачи растягиваются по времени: клиент вносит правки, а сейчас есть сложности с доставкой материалов до производства. Таймер даёт возможность отслеживать проблемные заказы.

• Утверждение файлов в задачах. В каждой задаче можно «Подписать», то есть утвердить приложенный файл. Приглашаем гостя в систему, просим утвердить макет, после чего правки уже не принимаем и передаём в печать.

Минусы

• Дорого. Полноценный тариф начинается от 590 рублей в месяц за пользователя. Это 12 980 рублей ежемесячной оплаты.

• Доски в виде календаря, где каждая колонка – день недели. В отзывах многие отмечают это как преимущество, но нашей команде не зашло.

Стоимость

• Бесплатный тариф для команд из 5 человек. Можно вести до 7 проектов.

• 590 и 690 руб./мес. за человека – для команд побольше.

5. Monday

Ссылка на сайт

Плюсы системы

• Есть шаблоны. Удобная система для ведения клиентов. Читала в отзывах, что многие её используют как CRM. Отделу продаж зашла. Они сразу создали проект на основе шаблона и сделали доску для работы с клиентами.

• Автоматизация. Настраиваем повторяющиеся задачи, составляем сценарий – и они сами перемещаются по доске, меняются статусы и исполнители. Вариантов сценариев много, например: «Когда назначается исполнитель, задача перемещается в…» или «Когда в задаче меняются данные, она отправляется…». Позволяет снизить рутину.

• Доски, доступные клиентам. Приглашаем заказчиков в проект, собираем обратную связь, согласовываем эскизы.

• Собственные системы отчётности. Всё можно визуализировать: как закрываются сделки, какая выручка ожидается в этом месяце, насколько отклоняемся от плана.

Минусы

• Дорогая система. Мы рассматривали тариф «Стандарт» – $10 за пользователя в месяц. Бесплатная версия только для 2 сотрудников. Теоретически мы можем использовать её только в отделе продаж.

Стоимость

• Бесплатно для 2 пользователей

• 8$/месяц за пользователя – на тарифе есть хранилище в 5 ГБ, неограниченное количество шаблонов, дашборд для одной доски.

• 10$/месяц за пользователя, если вам нужен Календарь, диаграмма Ганта, автоматизация, интеграции с другими сервисами.

• 16$/месяц за пользователя – к прочим функциям добавляется контроль времени, формулы для выполнения расчётов.

6. Планфикс

Ссылка на сайт

Плюсы сервиса

• Гибкая система в построении бизнес-процессов. В системе можно настроить индивидуальные рабочие пространства для каждого отдела. Автоматизировать работу отдела продаж. Сделать десяток собственных отчётов по ключевым KPI. Настроить интеграцию с сайтом и мессенджерами.

• В любой функции (даже в фильтре ленты событий) несколько параметров и настроек.

• Много сценариев. Добавить в проект нового клиента, заключить с ним договор, принять оплату, согласовать эскизы, наладить передачу заявок из отдела продаж в производство и далее в логистику.

• Есть бесплатный тариф для 5 сотрудников. На платные тарифы цена начинается с шестого человека и составляет от 2,5€ в месяц за сотрудника.

Минусы

• Сложность настройки системы. Техподдержка отвечает быстро и искренне старается помочь, но нужно очень много времени. Как минимум несколько месяцев, чтобы всё настроить и адаптироваться.

• Неочевидность интерфейсов. Проводили эксперимент: делали доску, приглашали туда сотрудников, просили их посмотреть свои задачи (личную хронику), а потом вернуться обратно в общее рабочее пространство. С первого раза не справился никто.

Стоимость

• Бесплатно для команд из 5 человек. Есть небольшие ограничения, но они не критичны.

• Если ваша команда больше – есть тарифы за 2,5€, 4,4€ и 6,3€ в месяц за сотрудника. На платных тарифах вам будут доступны диаграмма Ганта, интеграции со сторонними сервисами, API, неограниченное количество шаблонов для повторяющихся задач.

7. Todoist

Ссылка на сайт

Плюсы системы

• Простой, интуитивно понятный сервис. Для малого бизнеса подойдет как таск-трекер. Мы протестили несколько шаблонов, например, на цикл продаж, настроили повторяющиеся задачи, расставили приоритеты и напоминания.

• Элементы игры для самомотивации. Интересная фишка: карма, баллы за достижение целей.

• Есть бесплатный тариф, правда, с ограничением в 5 проектов и 5 сотрудников.

Минусы

• Слабоватая отчётность. Не хватает полноценной статистики и данных по задачам.

• Нет календаря, но есть синхронизация с Google-календарем. Для меня это неудобно, потому что я уже давно привыкла перетаскивать задачи на нужное время, а здесь придётся заходить в каждую задачу и вручную править время. Это не критично, но доставляет определённые неудобства.

Стоимость

• Бесплатно для 5 участников. На тарифе есть ещё пара лимитов: можно вести только 5 проектов, лог событий ограничен одной неделей, загрузка файлов до 5 МБ.

• Есть тарифы за 5$ и 8$ в месяц за сотрудника.

8. Shtab

Ссылка на сайт

Плюсы системы

• Простой интерфейс. Сразу видишь задачи, файлы, архив, изменения, шаблоны. Доску можно перевести в список задач, календарный вид или матрицу. Матрица Эйзенхауэра – любопытная функция, которая показывает все задачи в парадигме «важно – срочно», «не важно – не срочно».

• Расчёт зарплаты сотрудникам.

• Есть бесплатный тариф для 5 участников и 4 проектов.

• Отчёты по загрузке команды. Статистика задач. К сожалению, пока только в виде excel-таблицы, диаграмм и дашбордов нет.

• Есть Хранилище файлов, даже на бесплатном тарифе

Минусы

• Система больше заточена под тех, кто работает с фрилансерами. Для нас неактуально отслеживать рабочее время, следить, чем заняты сотрудники и делать скриншоты экранов.

• Слабая настройка прав пользователей, не хватает вариативности.

• Нет внутренних чатов.

Стоимость

• Бесплатно для 5 участников. Можно вести 4 проекта.

• 230 рублей в месяц за пользователя – для команд до 20 человек.

• 490 рублей в месяц за пользователя – для команд до 200 человек.

9. Мегаплан

Ссылка на сайт

Плюсы системы

• Ведение клиентов для отдела продаж, интеграция с телефонией и 1С. Система заточена под ведение клиентской базы, отслеживания сделок.

• Разные сценарии и схемы для сделок. Можно подстроить под любую воронку продаж, и автоматизировать при помощи автосценариев.

• Шаблоны документов.

Минусы

• Система хороша только для отдела продаж, переносить в неё все процессы для всех отделов не хочется. Мало возможностей, чтобы настроить под себя.

• Неудобный интерфейс. Излишне перегружен функциями и возможностями, не все из которых хорошо работают.

• Цена. На мой взгляд дорого – 549 рублей за пользователя в месяц на самом простом тарифе и от 999 рублей на бизнес-тарифах.

Стоимость

• Бесплатно 14 дней.

• Есть тарифы за 549, 999 и 1399 рублей в месяц за пользователя.

10. Битрикс-24

Ссылка на сайт

Плюсы системы

• Здесь есть всё. Настройка аудиторий для таргетированной рекламы, конструктор лендингов и email-рассылок, видеоконференции и сквозная аналитика.

• Удобно вести клиентов и сделки. Есть интеграция с 1С, воронки продаж, телефония, аналитика и отчётность.

• Документооборот. От встроенного редактора документов до автоматизации согласования договоров.

• Облачное хранилище. 5 ГБ места на диске. Файлы можно хранить как в задачах, так и в отдельных группах.

• Бесплатная версия. Безлимитное число пользователей, и по функционалу ограничения не слишком критичные. Работать можно.

Минусы

• Перегруженная система. Менеджеры путались и долго въезжали, что и куда вносить, продолжали писать в google-документах и блокнотах, времени уходило много. После использования Битрикса точно могу сказать – лучше необходимый минимум, чем хаотичный максимум.

• Больше подходит крупным компаниям. Для небольших команд лучше выбирать что-то более простое и очевидное.

• Неудобная доска с задачами. Тяжело увидеть общую картину по проекту для всех отделов. Не хватает стикеров, которым можно задавать собственные значения. Непонятно, как настроить единый процесс передачи задач из отдела в отдел.

• Сложная настройка прав доступа, и она есть только на платном тарифе.

Стоимость

• Бесплатный тариф с ограниченным функционалом.

• 2490 руб./мес. за команду из 5 пользователей.

• 5990 руб./мес. за команду из 50 пользователей.

• 11990 руб./мес. за неограниченное количество пользователей и безлимитный функционал.