Важность выездных ретроспектив для IT-компаний

В современном динамичном мире IT-индустрии регулярное подведение итогов и анализ проделанной работы является неотъемлемой частью успешной деятельности любой компании. В данной статье мы рассмотрим основные преимущества организации выездных ретроспектив, их влияние на продуктивность работы и сплоченность коллектива, а также практические рекомендации по их проведению. Данная  статья основывается исключительно на моем опыте работы с ИТ командами в качестве HR — специалиста в компании ESoft.

Вряд ли в наше время существуют ИТ компании и читатели хабра, не имеющие представления о таких вещах как ретроспектива, Agile, Scrum, мое любимое — “чисто русский Scrum”, но тем не менее определиться о том, что мы сейчас обсуждаем, я считаю необходимым:

Итак, ретроспектива — это регулярное мероприятие, в рамках которого команда обсуждает прошедший период, анализирует достигнутые результаты, выявляет проблемные моменты и определяет дальнейшие шаги по улучшению рабочих процессов. Ретроспективы являются неотъемлемой частью методологий гибкой разработки, таких как Agile и Scrum, но их важность выходит далеко за пределы IT-сферы.

Из преимуществ подобных мероприятий я бы выделил следующие:
— Систематический анализ проделанной работы и выявление областей для улучшения

— Повышение вовлеченности сотрудников в рабочие процессы

— Укрепление командного духа и взаимопонимания между членами коллектива

— Накопление ценного опыта и его применение в будущих проектах

— Формирование культуры непрерывного совершенствования

На этом с терминологией наверно можно закончить. Тем более, что здесь я буду рассуждать не о процессе самого ретро как такового, а именно о пользе выездного ретро с командой.
С 2023 года в нашей компании устоялся процесс, когда команда завершая очередной спринт, а тем более если спринт был весьма hot, может обратиться к своему HR — партнеру с просьбой организации для команды выездной ретроспективы. Подобные мероприятия, по крайней мере у нас, проходят с полным или частичным софинансированием от компании. Поэтому, как правило HR специалист организует пространство для проведения ретроспективы, будь то лофт, тайм — кафе или самое трендовое — домик в лесу. Организует закуп всего необходимого для проведения ретроспективы и организации после нее. И организует проезд всей команды к месту проведения.
Я не просто так упомянул, что вы не просто едете куда то провести мероприятие лишь бы не в офисе, но еще и организовываете себе отдых после ретроспективы. Как правило это шашлыки, неформальное общение, настольные игры, и любой другой вид отдыха, позволяющий команде расслабиться, дать голове отдохнуть, отвлечься от работы и офиса.

Из преимуществ подобных мероприятий я бы мог выделить:
1. Отсутствие отвлекающих факторов

Нахождение вне офиса позволяет участникам ретроспективы полностью сконцентрироваться на обсуждении рабочих вопросов, не отвлекаясь на текущие задачи, телефонные звонки и прочие повседневные дела. Это создает идеальные условия для конструктивного диалога и продуктивного анализа.

2. Расширение границ мышления

Смена привычной обстановки стимулирует творческое мышление участников, способствует генерации свежих идей и нестандартных решений. Зачастую в новом месте люди начинают смотреть на рабочие процессы под другим углом, что позволяет найти пути улучшения, ранее упущенные в офисе.

3. Укрепление командного духа

Совместное времяпрепровождение вне рабочей среды помогает участникам лучше узнать друг друга, установить более тесные личные контакты. Это, в свою очередь, повышает взаимопонимание, доверие и сплоченность команды, что крайне важно для эффективной совместной работы.

4. Позитивный настрой и вовлеченность

Выездные ретроспективы часто включают в себя различные командные активности, игры и развлекательные элементы. Это создает позитивный эмоциональный фон, заряжает участников энергией и мотивацией, повышает их вовлеченность в обсуждение рабочих вопросов.

5. Возможность смены обстановки

Нахождение за пределами офиса позволяет участникам ретроспективы взглянуть на свою работу с новой перспективы, отстраниться от рутины и получить свежий взгляд на проблемы. Такая смена обстановки способствует более объективному и непредвзятому анализу.

6. Сохранение конфиденциальности

Проведение ретроспективы за пределами офиса гарантирует, что важная внутренняя информация не будет случайно разглашена посторонним лицам. Это особенно актуально для IT-компаний, работающих с конфиденциальными данными. При чем это касается не только именно рабочих данных. Конкретно в нашей компании принято правило “Что было на выездном ретро — остается на выездном ретро”. Это нужно исключительно для того, чтобы люди не стеснялись и не боялись выражать свою позицию по какому либо вопросу или процессу в компании.

Как результат этого выезда, руководитель получает:

• Проведенную ретроспективу и ее результаты;

• Новые идеи и предложения по улучшению процессов в команде;

• Отдохнувших и мотивированных сотрудников;

Важность таких мероприятий я считаю просто бесценной и результат который получает по итогу компания — значительно превышает затраты на организацию. Если говорить о каких либо практических рекомендациях для того, кто этого никогда не делал, то ниже я собрал (естественно с помощью яндекса) немного прикладных рекомендаций по организации.

Вот несколько ключевых рекомендаций:

1. Выбор локации

Место проведения ретроспективы должно соответствовать следующим критериям:

— Удобная логистика (близость к офису, наличие парковки)

— Изолированность от посторонних людей и внешних раздражителей

— Наличие всей необходимой инфраструктуры (переговорные комнаты, места для отдыха, питание)

— Возможность организации командных активностей (открытые пространства, площадки для игр)

2. Четкая структура и повестка

Для максимальной продуктивности выездная ретроспектива должна иметь детально проработанную структуру с четким таймингом. Важно заранее определить ключевые темы для обсуждения, распределить роли модераторов, спланировать перерывы и творческие активности.

3. Вовлечение всех участников

Выездная ретроспектива — не просто собрание руководителей, а коллективное мероприятие, где каждый голос должен быть услышан. Модераторы должны стимулировать активное участие всех сотрудников, применяя различные техники вовлечения (мозговые штурмы, интерактивные упражнения, обратная связь).

4. Фокус на конкретных результатах

Несмотря на более свободный формат, выездная ретроспектива должна быть нацелена на получение конкретных, измеримых результатов. Участники должны сформулировать четкие выводы, договориться о плане действий и распределить ответственность за реализацию.

5. Документирование итогов

Важно тщательно зафиксировать все ключевые решения, идеи и договоренности, достигнутые в ходе ретроспективы. Это позволит их эффективно воплотить в жизнь после возвращения в офис.

Если в вашей компании применяются подобные практики, я с удовольствием почитал бы в комментариях интересные кейсы, рекомендации или ответил бы на ваши вопросы.