Три способа обнаружения и устранения проблем в компании: Fishbone, SWOT-анализ и 5 Why

Привет, Хабр!

Все компании стремятся к постоянному улучшению своих процессов и продуктов. Самый основной шаг в этом процессе — умение выявлять и формулировать проблемы. Сегодня рассмотрим три проверенных метода, которые помогают понять причины возникших трудностей: Диаграмму Исикавы, метод 5 Why и SWOT-анализ.

Диаграмма Исикавы

Диаграмма Исикавы, известная как диаграмма «рыбья кость» или диаграмма причин и следствий, была разработана Каору Исикавой в 1960-х годах. Исикава была японским экспертом по управлению качеством, разработал эту диаграмму для использования в анализе причин проблем в производственных процессах на верфях Kawasaki.

В 1945 году он представил первую итерацию этой диаграммы, и с тех пор она стала одним из основных инструментов контроля качества. Диаграмма получила свое название благодаря своей форме, напоминающей скелет рыбы, где голова представляет проблему, а кости — различные причины.

Диаграмма Исикавы состоит из нескольких элементов:

1. Голова рыбы: представляет основную проблему или эффект, который необходимо проанализировать.

2. Кости рыбы: основные категории причин, которые могут способствовать возникновению проблемы.

3. Ребра: более детализированные подпричины, входящие в основные категории.

Основные категории часто выбираются в зависимости от специфики анализируемого процесса и могут включать:

5M (используются в производстве):

• Персонал

• Машины

• Материалы

• Методы

• Измерения

4S (используются в сервисной индустрии):

• Окружающая среда

• Поставщики

• Системы

• Навыки

7P (используются в маркетинге):

• Продукт

• Цена

• Место

• Продвижение

• Люди

• Процессы

• Физические доказательства

Процесс создания диаграммы начинается с четкой формулировки проблемы, после чего проводится брейншторм для выявления всех возможных причин, которые группируются в соответствующие категории. Затем для каждой причины проводится дальнейший анализ для выявления корневых причин.

Пример использования

Есть такой кейс, когда компания столкнулась с проблемой постоянных задержек в выпуске обновлений продукта. Используя диаграмму Исикавы, команда проекта определила следующие категории причин: персонал (недостаток квалифицированных разработчиков), методы (неэффективные процессы управления проектами), машины (недостаточная производительность серверов для тестирования), материалы (недостаточное количество документации) и измерения (нет четких метрик для отслеживания прогресса).

После детального анализа каждой категории выявили, что основными проблемами были недостаточное обучение новых сотрудников и отсутствие автоматизированных тестов, что приводило к длительным ручным проверкам. С помощью программ обучения и автоматизации тестирования позволили значительно сократили время на выпуск обновлений.

Метод 5 Why

Метод 5 Why был разработан в Toyota Motor Corporation и стал основой их системы управления качеством. Метод заключается в многократном задавании вопроса «Почему?» для каждой причины проблемы, чтобы докопаться до ее корневой сути.

Метод 5 Why основан на следующих принципах:

1. Итеративность: повторное задавание вопроса «Почему?» помогает глубже понять суть проблемы.

2. Фокус на процессе: ответы должны указывать на сбой или недостаток в процессе, а не на поверхностные причины, такие как нехватка времени или ресурсов.

3. Простота: метод прост в использовании и не требует сложных инструментов или спец.знаний.

Пошаговое использование:

1. Определите проблему: четко формулируется проблема. Например, «Приложение часто вылетает при запуске».

2. Сформируйте команду: собирается команда, включающую специалистов, которые непосредственно связаны с проблемой.

3. Задайте первый вопрос «Почему?»: все начинается с самой очевидной причины проблемы. «Почему приложение вылетает при запуске?» — «Потому что в коде есть ошибка.«

4. Повторяйте вопрос «Почему?»: задается вопрос «Почему?» к каждому ответу.

   • Почему в коде есть ошибка? — «Потому что не было проведено достаточное тестирование.»

   • Почему не было проведено достаточное тестирование? — «Потому что сроки разработки были слишком сжаты.»

   • Почему сроки разработки были слишком сжаты? — «Потому что проект был плохо спланирован.»

   • Почему проект был плохо спланирован? — «Потому что не было учета рисков и буферного времени.»

5. Определите корневую причину: обычно после пятого вопроса выявляется основнаяпричину проблемы.

6. Разработайте решение: далее разрабываются и внедряются меры, направленные на устранение корневой причины.

Примеры использования

Проблема 1: приложение вылетает при запуске.

1. Почему приложение вылетает при запуске? — В коде есть ошибка.

2. Почему в коде есть ошибка? — Недостаточное тестирование.

3. Почему недостаточное тестирование? — Сжатые сроки разработки.

4. Почему сроки разработки были сжаты? — Плохое планирование проекта.

5. Почему проект был плохо спланирован? — Отсутствие учета рисков и буферного времени.

Решение: Улучшить процессы планирования, включив оценку рисков и буферное время для тестирования.

Проблема 2: снижение трафика на сайте.

1. Почему снизился трафик на сайте? — Увеличился показатель отказов.

2. Почему увеличился показатель отказов? — Посетители находят контент нерелевантным.

3. Почему контент нерелевантный? — Контент не соответствует текущим потребностям аудитории.

4. Почему контент не соответствует потребностям аудитории? — Отсутствие недавних исследований рынка.

5. Почему не проводились исследования рынка? — Недостаток ресурсов и времени у команды маркетинга.

Решение: Выделить ресурсы для регулярных исследований рынка, чтобы контент соответствовал потребностям аудитории.

SWOT-анализ

SWOT-анализ помогает организациям идентифицировать их сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы, связанные с их внешней средой.

Основные компоненты SWOT-анализа:

1. Сильные стороны:

   • Это внутренние положительные характеристики компании, которые предоставляют ей конкурентные преимущества.

   • Включают в себя: уникальные ресурсы, сильные аспекты продуктов или услуг, квалифицированный персонал, положительную репутацию и лояльную клиентскую базу.

   • Примеры вопросов: Какие процессы работают эффективно? Какие активы являются наиболее ценными? Какие конкурентные преимущества у нас есть?

2. Слабые стороны:
   

   • Внутренние негативные аспекты, которые могут препятствовать достижению целей.

   • Включают: недостаток ресурсов, неэффективные процессы, слабые стороны продуктов или услуг, проблемы с персоналом.

   • Примеры вопросов: Что можно улучшить? Какие ресурсы нам не хватает?

3. Возможности:

   • Внешние факторы, которые могут способствовать достижению успеха.

   • Включают: новые рыночные тренды, изменения в законодательстве, технологические инновации, расширение рынков.

   • Примеры вопросов: Какие рыночные тренды могут способствовать нашему росту?

4. Угрозы:

   • Внешние факторы, которые могут негативно повлиять на компанию.

   • Включают: растущую конкуренцию, изменения в законодательстве, экономические нестабильности, технологические риски.

   • Примеры вопросов: Какие угрозы могут возникнуть на рынке?

Пример использования

Оптимизация внутренних процессов в IT-компании

• Сильные стороны: высококвалифицированные сотрудники, инновационные процессы разработки, гибкость в управлении проектами.

• Слабые стороны: недостаток координации между отделами, проблемы с управлением временем, высокие затраты на инфраструктуру.

• Возможности: внедрение новых технологий для автоматизации процессов, повышение квалификации сотрудников, улучшение внутренних коммуникаций.

• Угрозы: технологические сбои, изменения в рыночных условиях, возможные проблемы с поставщиками.

А подробнее про способы для обнаружения и устранения проблем в компании вы можете узнать на курсе Otus «BI-аналитика». Приходите на открытые уроки курса:

• 9 июля: Создание кастомных дэшбордов с помощью Plotly Dash. Запись

• 23 июля: Знакомство с Apache Superset. Установка, настройка и базовый функционал. Запись