Калибровка Life Work Balance. Система планирования, которую я развиваю уже 14 лет

У вас бывает ощущение, что год прошел зря? Коллеги влетают на вершины карьерной лестницы, бизнес знакомых активно развивается, друзья объездили весь мир и покупают очередную квартиру? А у нас жопа в огне, мы тонем в рабочих задачах, едва успевая найти время на бытовую рутину, не оставляя время на себя?

Мне кажется, что мне удалось создать систему, которая действительно помогает найти тот самый баланс между работой и личной жизнью. Нет, давайте так: найти баланс между личной жизнью и работой и наконец избавиться от состояния цейтнота.

Я занимаюсь личным планированием с 2010 года. За это время в мою систему планирования вписались самые разные методики:

• Getting Things Done — как основа;

• Матрица Эйзенхауэра и метод «съесть лягушку — как способ делать главное;

• SWOT-анализ — как способ жить осознанную жизнь. Ахаххах, я знаю, что это звучит смешно, но как связан swot c личным планированием читайте дальше.

Короче, это сборник всего моего опыта в планировании за 14 лет. Статья получилась объёмной, поэтому делю её сразу же на две части — эта часть первая. Очень надеюсь, что она найдет своего читателя, поможет найти тот самый баланс и, главное, как и мне, поможет достигать большего.

Теперь кратко о себе. Сейчас я развиваю интернет-банк для юрлиц в «Альфа-Банке», до этого запускал B2B-экосистему в Сбере, до банков работал в VK (ex Mail. ru Group) и «Яндексе», где придумал и запустил «Яндекс Диск». Недавно запустил свой авторский telegram-канал, где пишу про fintech, менеджмент, рефлексирую на тему моей вечной борьбы гедониста и зожника — короче, про всё, что меня сегодня интересует, подписывайтесь!

Баланс между работой и жизнью

Моё окружение часто сетует на отсутствие баланса между работой и личной жизнью. И у меня есть простой ответ: баланса между работой и личной жизнью нет, потому что в их «оперативной памяти» существуют только рабочие задачи.

На работе нас учат планировать: мы верстаем дорожные карты на год, ставим квартальные цели и раскладываем их на двухнедельные спринты. А баланса между работой и личной жизнью у нас нет, потому что мы не ставим себе задачи вне работы: запустить блог или набрать первую 1000 подписчиков, выучить английский, похудеть на 5 кг, купить новый сноуборд.

Как может быть баланс, если мы на самом деле ничего не планируем, кроме работы? Его физически не может существовать.

Корпоративные инструменты

Есть много полезных инструментов и процессов из корпоративного мира, которые мы, как физические лица, не применяем.

В корпоративном мире мы понимаем, что очень важен режим: приходить на работу в одинаковое время, потому что так синхронизируется «рабочий организм». Все элементы этого «организма» понимают, когда могут рассчитывать друг на друга, привыкают к этому, и так выстраивается рабочий такт.

Понятный рабочий ритм позволяет синхронизировать работу разных подразделений, процессов, людей и, конечно, снижает стресс. Но в личной жизни единицы соблюдают режим и, например, ложатся в одинаковое время. 

А ведь нашему организму нужен устойчивый ритм — чтобы стабилизировать циркадные ритмы, которые регулируют цикл сна и бодрствования, а также оптимизировать выработку гормонов, таких как мелатонин, регулирующий сон, и адреналин, обеспечивающий необходимую энергию для физической активности и работы. Нарушение циркадных ритмов может привести к проблемам со сном, снижению энергии и ухудшению общего состояния здоровья, так же как и нарушение трудового распорядка дня может снизить эффективность работы и увеличить стресс.

На работе любой корпоративный сотрудник прекрасно знает, что надо планировать: мы верстаем годовые дорожные карты, делаем квартальные планы, декомпозируем цели на задачи в спринтах. В личной жизни практически никто этого не делает.

Нам, физическим лицам, не нужно ничего сочинять — в корпоративном мире уже существуют практики, которые помогут нам в личной жизни.

Бюджетирование

Тема финансов немного не из этого цикла, но хорошо описывает пользу переиспользования рабочих инструментов в личной жизни. В корпоративном мире не надо никому объяснять, что нужно что-то бюджетировать — ты должен выделять бюджет и контролировать его.

Очень мало моих знакомых занимается вёрсткой персонального бюджета. Единицы умеют управлять своим капиталом. У меня, кстати, для этого есть прикольная табличка в google docs, которая позволяет управлять ежемесячным бюджетом и трекать динамику своего капитала в течение года в игровой форме. Могу подготовить вам такую, если статья будет интересна и наберёт 50 плюсов (знаю что много, но и делать публичную табличку непросто). Без плюсов тоже сделаю, но когда-то в будущем.

У меня есть большие статьи затрат. Например, семейный отпуск, осеннее обновление гаджетов для семьи, страховки, учеба и так далее. Эти вещи невозможно приобрести внезапно вместе, так как это значительная финансовая нагрузка, которую сложно покрыть из одной месячной зарплаты. Чтобы распределить финансовую нагрузку, на помощь приходит практика с работы: календаризация и бюджетирование. Планируя такие затраты заранее и откладывая понемногу, можно избежать необходимости брать кредиты.

Многие люди, которые на работе применяют практики бюджетирования, в личной жизни их игнорируют и поэтому живут «в обратную сторону» — в минус. У многих открыто несколько кредитных карт, и они пытаются погашать траты, которые сделали когда-то в прошлом. А из-за отсутствия бюджетного плана что-то может пойти не так, и часто идёт — им приходится платить проценты. Бюджетирование позволяет жить вперед. Я кстати сам таким был 🙂 И одна из моих годовых целей в секции «Финансы» как раз была закрыть долги по кредитным картам.

Жизнь без планирования похожа на спортивное ориентирование на местности без карты. Ты бежишь по лесу в какую-то точку, и без карты это достаточно сложно сделать. Можно добежать и так, но с картой намного удобнее. Карта — хороший инструмент, который помогает понять, куда бежать.

Или выходя в открытое плавание, наверное, можно приплыть куда-то и без карты, но гораздо проще это сделать, ориентируясь по координатам.

Поэтому годовой план — это хорошо. Можно без него, но с ним намного понятнее.

Дневник — план на год

Впервые с дневником я столкнулся на Executive MBA LWB, где изучают инструменты управления бизнесом, корпоративные финансы, менеджмент и предпринимательство в целом.

Дополнительной веткой моей программы MBA был курс LWB — LifeWorkBalance. Он включал вопросы общего развития, лидерства и наслаждения жизнью. Вот там мне рассказали, как планировать год. Причем, как потом выяснилось, это нам преподавала Ланда — достаточно известный коуч. И она дала нам вордовский файл — шаблон дневника.

Он мне тогда не зашел. Я был молодой, искал пилюли успеха, хотел изучать стратегический менеджмент, ахахахах. Сегодня у меня 20 лет работы за плечами, и теперь я понимаю, что мало что понимаю в стратегическом менеджменте.

Короче, я не принял истории вроде «как похудеть» или «как найти мужа». Там ещё были бытовые вопросы «что тебя расстраивает», «что тебя радует», и в итоге это всё заканчивалось предложением подумать, что бы я сделал по-другому. Ну и картинки там были соответствующие: мужик в гольфах и трекинговых ботинках взбирается на гору — самый такой shutterstock.

И я подумал, ну какая же это кринжатина!

Я, молодой

В итоге я на это забил, ибо подумал, что мне это не нужно.

А потом у меня уже был курс по стратегическому менеджменту, где нам рассказывали про SWOT-анализ (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Этот метод был представлен в Гарварде в 1963 профессором Кеннетом Эндрюсом и сегодня применяется для разработки стратегии поведения компаний.

Прорабатывая сильные и слабые стороны своей компании (тогда я руководил своей дизайн студией XQ Design), я вдруг понял, что вопросы из «кринжового файлика» и в SWOT-анализе совпадают по смыслу. В одном случае меня спрашивают, «что меня расстраивает» или «где я был недоволен собой», а в другом просят назвать свои слабые стороны. По сути, это одни и те же вопросы, просто заданы разным языком.

После этого я решил заполнить этот дневник. Cкачать шаблон оригинального дневника можно в моём telegram-канале. Он не потерял своей актуальности и я всем его крайне рекомендую.

Зачем заполнять дневник и как?

Дневник на самом деле задаёт тебе достаточно простые вопросы, которые позволяют понять, что для тебя важно, что получается хорошо и к чему ты стремишься. Например, там просят описать ключевые достижения в жизни, или каким моментам ты радовался, а какие огорчали.

Даже если ты очень скромный и кажется, что никаких достижений нет, можно просто написать, какие моменты тебя радуют или огорчают и с чем это связано. Для начала этого хватит.

Колесо жизни

После серии вопросов, дневник плавно подводит к «колесу жизни», где нужно подумать о жизненных приоритетах: семья, друзья, духовное развитие, спорт, здоровье, работа, карьера.

Не все элементы колеса жизни попали в зону моих интересов. Лично я для себя выделяю несколько зон: здоровье, спорт, нетворкинг, личную жизнь и, конечно же, работу.

Формулирование важных областей жизни, и оценка обстановки в этих областях — важный шаг к сбалансированному развитию в этих областях. По сути, баланс жизни и работы, о котором мы говорили выше, можно визуально отобразить на этом колесе.

Кстати, когда ты сформулируешь важные области в жизни, их можно использовать в трекере задач — для распределения внутри областей. Об этом мы поговорим во второй части статьи. Подпишитесь, чтобы не пропустить.

Личные убеждения и руководящие принципы

Ключевая фишка дневника в том, что через наводящие вопросы ты формулируешь личные убеждения и руководящие принципы, но я проникся этим инструментом буквального несколько лет назад. Первые 10 лет я формулировал их, потому что про это много говорят: «сформулируйте свою миссию, напишите эпитафию» и так далее, и тут в дневнике попросили написать личные убеждения.

Но может я старею или мудрею? И то и то, конечно, но ещё я расту по карьерной лестнице, передо мной постоянно усложняются задачи, растёт количество подчиненных. Сейчас, например, я отвечаю за команду в 1000 человек, которые занимаются развитием интернет-банка для юрлиц в Альфе. Мир вокруг меня тоже меняется, и вместе с этой нагрузкой катастрофически растёт поток входящей информации. А ещё постоянно чего-то хочется. В какой-то момент меня просто разрывало на части, хотелось на что-то опереться.

И помощь пришла сверхнеожиданно. В одном интервью всем известный предприниматель, начинавший когда-то в Лужниках, сказал: «без радикальных изменений качество жизни не изменится». Понятно, что тут был свой контекст, но эта фраза впечаталась мне в мозг, и я резко понял, что и мне нужно что-то радикально менять.

Я так часто вспоминал эту цитату, что захотел её где-то зафиксировать. При очередной итерации заполнения дневника я осознал, что это и было моим личным убеждением, и остаётся на протяжении уже нескольких лет.

Именно благодаря этому убеждению я решил завести свой личный блог. Хотел делиться своим опытом и мне нужно было радикальное решение, и вдруг я сделал канал — без нормального названия и контент-плана. Посмотрите мой первый пост, я просто утром прочитал это убеждение и понял, что нужно что-то менять.

Это же убеждение помогло мне принять решение бросить пить алкоголь, ложиться до 22, вести встречи на работе не по 60 минут, а по 45. В общем, это убеждение пока для меня отлично работает и всегда помогает думать и что-то делать, чтобы кардинально изменить жизнь к лучшему.

Этот принцип помог мне бросить пить и курить, сократить встречи с 60 до 45 мин, пересобрать команду. Причем, интересно, что он помогал весь 2023 год подумать, что можно сделать по-другому, что надо изменить и закрепить, чтобы жить и работать на качественно новом уровне.

Цели

Апофеоз заполнения дневника это формулирование личных целей на год. И тут в дело идут все прошлые наработки из дневника. Ты фиксируешь области жизни, которыми хочется заниматься. Как уже говорил, у меня это здоровье, спорт, нетворкинг, личная жизнь и, конечно, работа.

Легче всего даётся заполнение секции про работу. Главное, не перетумачить и взять основное. Я стараюсь не брать больше 5 целей в каждую секцию, но для работы всё-таки выделяю 10 строк. Я трудоголик 🙂

Когда я начинал работать с дневником, декомпозировал цели на квартальные, месячные и даже недельные. Сегодня у меня нет потребности в недельном и месячном планировании — слишком много шума. Оставляю оптимальное количество ориентиров, чтобы держать их в фокусе внимания.

Я даже думал отказаться от квартальных целей, но не решился. Определённый уровень декомпозиции всё-таки должен быть.

Получилось так, что я заменил такую чрезмерную детализацию планов принципами и убеждениями с выделением времени на думание утром — моя интерпретация книги «Магия Утра», но об этом уже в следующей статье.

Как работать с дневником регулярно

Этот дневник я заполняю один раз в год, и очень редко перечитываю — он довольно объёмный. Но чтобы постоянно сверяться с его содержимым, делаю executive summary на одну страницу, которое состоит из руководящих принципов и годовых целей.

Это plain text формат, сохраненный в заметках. Открывается буквально за секунду и весь контент умещается на одном экране (правда, у меня монитор 27 дюймов))))

Послесловие

На первое заполнение дневника мне потребовалось 4 месяца. Безумно сложно отвечать правду самому себе по тем или иным вещам, и ведь до этой правды ещё нужно докопаться. Поэтому 4 месяца. Потом, конечно, быстрее, но всё равно это каждый раз не быстро.

В первый год я получил дофаминовый хэдшот. Я долго отвечал на вопросы, впервые формулировал для себя годовые цели, как мне казалось, экстремально амбициозные, и в конце года, оценив результат, я просто офигел. Офигел от того, как много получилось добиться.

Это был мой личный proof of work, и дневник стал ежегодной привычкой.

Я думаю, это работает очень просто. Формулируя и записывая цель, ты подсознательно стремишься её реализовать. Возможно, ты даже этого не замечаешь, но при какой-либо управленческой или личной развилке, ты выбираешь трек к намеченной цели.

Фокус внимания переместился на убеждения и принципы. По мере того, как я становился всё большим руководителем, моё внимание ушло в сторону принципов, которые я использую в принятии тех или иных решений.

У меня много таких практических наблюдений, опыта, которым я поделюсь во второй части статьи — там будет про конкретные инструменты и методики, которыми я пользуюсь в ежедневном планировании. Кстати, в своём телеграм-канале я чаще пишу на эти и другие темы, поэтому подписывайтесь!