BPMN 2.0 универсальный подход при построении диаграмм

Вступление

Я написал этот гайд для использования аналитиками в компании (мы интегратор решений 1С в медицине), как настольная шпаргалка и некий базовый «стандарт унификации» формируемых диаграмм данного типа.

Полезно будет как тем, кто только делает первые шаги к стандартизации своего подхода при описании логики бизнес-процессов так и тем, кто уже имеет опыт применения данной нотации.

Гайд носит только практический характер и представляет собой некий опыт и приобретенные знания при изучении данного вида нотации и использования в работе аналитика.

Многие пользователи диаграмм, создаваемых аналитиком зачастую не готовы читать схемы, содержащие большое кол-во элементов, виды которых нужно знать и понимать. Для описания бизнес-процессов из опыта в большинстве случаев достаточно элементов нотации, описанных здесь.

В конце туториала также есть пример описания процесса маршрутизация пациента, а также список полезных источников, которыми я руководствовался при написание данных рекомендаций.

BPMN (Business Process Model and Notation) — это стандартизированная графическая нотация, предназначенная для моделирования бизнес-процессов. Она позволяет визуально представить процесс, что делает его более понятным для всех участников.

Базовая нотация BPMN включает не более 10 типов элементов, что позволяет описывать процессы в понятной стандартизированной форме за относительно короткое время. Расширенная нотация BPMN содержит более 100 элементов, это позволяет создавать сложные регламенты взаимодействия без разночтений.

Схемы, созданные с помощью BPMN, могут быть исполняемыми (интерактивными) при разработке в low-code платформах для управления бизнес-процессами.

Основные особенности

• Схемы в нотации BPMN ориентированы слева направо. 

• Любая схема должна содержать начальное и конечное события. 

• Возможность визуально изобразить зоны ответственности исполнителей или ИС с помощью пулов и дорожек.

• Возможность изобразить развилки — альтернативные и параллельные процессы.

• Процессы состоят из элементов, каждый из которых обозначается на схеме специальным значком.

• Основные категории элементов допускают внутренние вариации, что расширяет возможности визуализации.

Графические элементы и категории

Использование цвета

На диаграммах желательно выделять цветом элементы, в своей работе использую такой подход:

• события начала — зеленым, конца — красным; 

• шлюзы — желтым;

• облачные переходы и другие элементы — серым;

• действия или дорожки — цветом, присвоенным соответствующей дорожке (если необходимо) 

В результате диаграмма будет выглядеть визуально гармонично.

Но использования цвета в диаграммах не ограничивается приведенным базовым вариантом и конечно значительно шире и должно использоваться в зависимости от необходимости в каждом конкретном случае для категоризации, приоритизации и анализа тем, подтем и их ассоциаций, выделения подсистем, систем, групп объектов.

Про использование цвета при анализе и проектировании систем очень подробно описано у @RomanSeleznev

Основные графические элементы BPMN

В нотации используют шесть основных графических элемента (категорий объектов):

• Пул и Дорожки 

• Действия 

• Шлюзы 

• События 

• Потоки (связи)

• Данные и Артефакты

Элементы «Пул» и «Дорожка»

Дорожка BPMN – объединяет действия, выполняемые любым субъектом процесса: системой, подразделением, сотрудником или ролью. Она именуется в соответствии с названием этого субъекта, например, «МИС МО», «Аптека», «Врач», «Администратор системы» Зачастую дорожка располагается внутри пула.

Пул BPMN – элемент группировки, который показывает участника взаимодействия в процессе. Действия участников отображаются на отдельных дорожках внутри пула.

Элементы «Действия»

В основе любого бизнес-процесса BPMN лежит последовательность действий. Каждое из этих действий может быть либо простым (отдельная задача), либо сложным (подпроцесс).

Под действием понимается единица работы, выполняемой в ходе исполнения бизнес-процесса. Действия соединяются в последовательности с помощью стрелок, где последующее действие начинается сразу после предыдущего.

Задача, событие или действие изображается на диаграмме процесса в виде скругленного прямоугольника и обозначает элементарное действие, выполняемое участником процесса.

Элементы «Шлюзы»

Шлюзы — это элементы, которые определяют точки ветвления и слияния потоков работ.

BPMN описывает 7 типов развилок. В качестве основных почти всегда достаточно 2-х типов.

Элементы «События»

Событие в BPMN — это элемент управления потоком, который указывает на состояние, влияющее на выполнение процесса. События могут запускать действия в процессе или быть их результатом.

События могут быть стартовыми, завершающими или промежуточными. Стартовые обозначают начало процесса, завершающие — его окончание, а промежуточные события могут приостанавливать выполнение процесса.

Элементы «Потоки (связи)»

Поток – это последовательность действий, которая обозначается стрелкой. Элемент “поток” показывает какое действие после какого необходимо совершить. В зависимости от назначения стрелки могут изображаться сплошной, штриховой и пунктирной линиями.

Элементы «Данные» и «Артефакты»

Данные и артефакты расширяют возможности нотации, позволяют бизнес-аналитикам создавать более гибкие, комфортные для визуального восприятия модели процессов. 

Под артефактами в BPMN понимают объекты, которые не влияют на исполнение бизнес-процесса напрямую. Это могут быть документы, данные, информация.

Данные BPMN обозначают информационные объекты, которые используются при выполнении бизнес-процесса или являются результатами выполнения процесса.

Артефакты BPMN используются для того, чтобы показать на диаграмме дополнительную информацию о процессе. Эта информация может быть связана с одним из потоков последовательности в процессе: потоком операций, либо потоком сообщений.

Правила которых стоит придерживаться при моделировании в нотации BPMN

✅Можно моделировать диаграммы вертикально, стандарт BPMN разрешает это, но лучше пользоваться горизонтальным расположением диаграммы. Люди склонны воспринимать лучше всего поток действий, если он описан так же, как и письменный текст (слева направо).

✅При наименовании процессов и задач необходимо придерживаться формулы: «глагол (указывает на выполняемую работу) плюс существительное (указывает на объект выполняемой работы)». Например: «Выдать карту», «Оказать услугу», «Принять согласованную заявку», «Оказать услугу по заключению договора».

✅События относятся к тому, что уже произошло независимо от процесса или в результате процесса (связка с глаголом отвечающего на вопрос «что сделано?» или «что произошло?»). Например: «Выявлено подозрение на ЗНО», «Выполнено условие», «Прошло 5 дн.»

✅Дорожки в BPMN могут обозначать:

• Конкретных сотрудников организации, например: Иванов И.И.

• Роли в организации или ИС, например: «Главный врач» или «Администратор ИС».

• Подразделения  или отделения, например, «Бухгалтерия» или «Травмотология».

• Информационные системы или подсистемы, например: «МИС МО» или «АРМ Врача».

• Федеральные и региональные сервисы, например: ФГИС ОМС, ФРМР и т.д.

✅Шлюз должен осуществлять ветвление или слияние потоков управления. При необходимости шлюзы можно соединять между собой в любом порядке.

✅Избегайте пересечения потоков операций на диаграммах. Иногда это не возможно, но к этому стоит стремиться и потратить время на оптимизацию расположения элементов на диаграмме.

✅Изображение элементов симметрично относительно друг друга, позволяет пользователям диаграмм лучше воспринимать и понимать логику процесса.

✅Рекомендуется изображать однотипные элементы (задачи, события и т.д.) одинакового размера. Человек зачастую интерпретирует более крупные элементы как более важные. Также, задачи большего размера привлекают внимание, и маленьким задачам может быть уделено недостаточное внимание или вовсе пропущены пропущены.

Заключение

BPMN является одной из наиболее востребованных нотаций для бизнес-моделирования. Она позволяет наглядно отображать зоны ответственности исполнителей, что делает диаграммы понятными в плане распределения задач и событий.

Простое графическое представление позволяет создавать четкие схемы описания бизнес-процессов, а элементы используемые в нотации понятны большинству участников процесса и обычно не требуют дополнительных объяснений.

Возможно, я упустил некоторые особенности и поэтому если у вас есть что добавить, поделитесь в комментариях. Обратная связь, двигатель идей)

Пример описания маршрутизация пациента с подозрением на ЗНО

Список использованных и полезных источников при подготовке материала

1. «Свод знаний по управлению бизнес процессами: BPM CBOK 4.0», 2022

2. Фёдоров И.Г. «Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN 2.0», 2013

3. «Блог Comindware»: https://www.comindware.ru/

4. «Как выбрать нотацию для моделирования бизнес-процессов»: https://practicum.yandex.ru/blog/notacii-modelirovaniya-biznes-processov/

5. «Нотации моделирования бизнес-процессов»: https://www.businessstudio.ru/products/business_studio/notations/

6. «Нотация BPMN 2.0». https://elma365.com/ru/bpmn2/

7. «База знаний по бизнес-процессам»: https://optimacons.info