Функциональное и процессное управление: в чем разница?

Хотя бизнес-процессы присутствуют в каждой компании, не всегда они осознанно используются для управления. Однако именно фокус на бизнес-процессах позволяет предприятию эффективно выполнять свои задачи.

Функциональное управление:

Традиционно, компании используют функциональный подход к управлению. Организация рассматривается как набор отдельных отделов, каждый со своим набором функций.   

Проблема функционального подхода заключается в том, что отделы чересчур фокусируются на своих задачах, не всегда учитывая общие цели компании. Это приводит к конфликту интересов и мешает эффективному выполнению общих бизнес-процессов. 

Пример: отдел продаж стремится увеличить оборот, предлагая широкий ассортимент товаров, в то время как отдел закупок, нацеленный на снижение затрат, предпочитает узкий ассортимент.  В результате страдает ключевой бизнес-процесс – продажа товара. 

Функциональный подход не позволяет проанализировать работу отделов как единый процесс, что затрудняет выявление и решение подобных проблем.

Процессное управление 

Альтернативой служит процессное управление (Business Process Management). В его основе лежит управление бизнес-процессами, а не функциональными единицами.

Главные черты процессного подхода к управлению:

• Деятельность компании рассматривается как совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, которые могут проходить через разные отделы. 

• Акцент на взаимодействие и оптимизацию действий для достижения качественного результата.

• Возможность контролировать, анализировать и улучшать бизнес-процессы, повышая эффективность работы компании в целом.

• Вместо разрозненных функций – слаженная работа на общий результат – вот главный принцип процессного управления.

Процессное управление: преимущества и реализация

Процессный подход к управлению бизнесом демонстрирует ряд преимуществ по сравнению с традиционным функциональным подходом:

• Прозрачность: Процессное управление делает операции компании понятными для всех: от рядовых сотрудников до топ-менеджмента. 

• Четкость: Определяются зоны ответственности, информация передается быстрее и точнее, этапы каждого процесса и их последовательность становятся понятными всеми участниками.

• Ориентация на результат: Сотрудники разных отделов фокусируются на общих целях и стратегии компании, а не только на своих задачах.

• Гибкость: Прозрачные и четкие процессы легче анализировать, изменять и улучшать.

  Цикл управления бизнес-процессами:

1. Определение: На этом этапе производится моделирование – описание существующих бизнес-процессов (модель «Как есть» или AS-IS) и желаемого состояния (модель «Как должно быть» или TO BE). Например, при моделировании процесса «Сборка заказа» компания обнаружила необходимость обработки ситуации, когда товара нет на складе.

2. Анализ: Систематизируются показатели процесса, рассматриваются варианты его исполнения, выявляются слабые места и подбираются методы для их устранения.

3. Реализация изменений: Внедряются улучшения, выбранные на этапе анализа.

4. Мониторинг: Отслеживается выполнение процесса, изучаются показатели эффективности и корректности работы.

5. Оптимизация: Реальные результаты сравниваются с запланированными, при необходимости запускается новый цикл улучшений.

Инструменты управления бизнес-процессами:

BPMS (Business Process Management System) – это программное обеспечение для управления бизнес-процессами. Одна из популярных BPMS – ELMA.

Чем может помочь ELMA:

• Позволяет моделировать бизнес-процессы с помощью встроенного редактора.

• Автоматизирует выполнение процессов, ставит задачи исполнителям, предоставляет информацию.

• Позволяет контролировать работу в режиме реального времени, отслеживать этапы и отклонения.

• Собирает информацию для анализа процессов и принятия решений по их улучшению.

  Вывод:

Процессное управление – более эффективный подход к управлению бизнесом, чем функциональное так как обеспечивает наибольшую прозрачность, четкость, ориентацию на результат и гибкость.