Как вести ИТ-проект если ты не айтишник? (часть 1)

В рамках ИТ-проекта заказчик выступает в роли дирижёра, определяя цели и направления работы команды. Однако отсутствие технических знаний может привести к сложностям и недопониманию. Данная статья предназначена для того, чтобы помочь заказчикам без технического бэкграунда эффективно управлять ИТ-проектами.

Ниже предлагаю рассмотреть основные этапы ИТ-проекта и какие действия необходимо совершать на каждом из них.

Инициация проекта — определить, либо доказать необходимость проекта и его жизнеспособность.

• Идентифицировать проблемы или возможности.

• Разработать бизнес-кейс и обоснование проекта.

• Определить цели и ожидаемые результаты.

• Назначить менеджера проекта.

• Выделить первоначальный бюджет и ресурсы.

Результат: Утверждение проекта и разрешение на его дальнейшее планирование.

Планирование проекта — разработать подробный план действий для достижения целей проекта.

• Собрать и проанализировать требования.

• Определить объем работ (Scope).

• Декомпозировать работы.

• Оценить ресурсы и время.

• Разработать график проекта.

• Спланировать бюджет и затрат.

• Идентифицировать риски и разработать план их управления.

• Разработать план коммуникаций.

Результат: Утвержденный план проекта, служащий руководством для команды.

Анализ и определение требований — тщательно собрать и документировать все требования к системе или продукту.

• Провести интервью, опросы с пользователями и стейкхолдерами.

• Проанализировать бизнес-процессы и определить требования.

• Описать требования.

• Согласовать требования со всеми заинтересованными сторонами.

Результат: Функциональные требования, служащие основой для дальнейшей разработки.

Проектирование системы — создать архитектурное и техническое решение, соответствующее требованиям.

• Разработать архитектуру системы.

• Определить нефункциональные требования.

• Спроектировать базы данных и интерфейсов.

• Определить технологии и инструментов разработки.

• Создать прототипы и макеты пользовательского интерфейса.

• Подготовить техническую документацию.

Результат: Детальный дизайн и архитектура системы, готовые для этапа разработки.

Разработка и программирование — реализовать систему или продукт в соответствии с утвержденными требованиями и в соответствии с выбранным подходом и архитектурой.

• Написать исходный код.

• Разработать части системы.

• Реализовать интеграцию различных частей системы.

• Реализовать интеграцию с другими системами.

• Проведение внутреннего тестирования разработчиками (unit testing).

Результат: Рабочая версия системы или продукта, готовая к тестированию.

Тестирование и проверка — обеспечить качество и соответствие системы установленным требованиям.

• Разработать планы тестирования.

• Провести различные виды тестирования (функциональное, интеграционное, нагрузочное, безопасности).

• Зарегистрировать и исправить обнаруженные дефекты.

• Подтвердить соответствия требованиям.

Результат: Проверенная и стабильная версия системы, готовая к внедрению.

Внедрение и развертывание — ввести систему в эксплуатацию и обеспечить ее доступность для пользователей.

• Подготовить инфраструктуру и среду эксплуатации.

• Мигрировать данные (если необходимо).

• Установить и настроить систему на рабочей среде.

• Обучить пользователей и администраторов.

• Осуществить пилотное использование и сбор обратной связи.

Результат: Система успешно внедрена и доступна для использования.

Эксплуатация и поддержка — обеспечить бесперебойную работу системы и удовлетворенность пользователей.

• Мониторить работу системы.

• Оказывать техническую поддержку пользователям.

• Управлять инцидентами и проблемами.

• Выпускать обновления и исправления.

• Осуществлять бэкапирование и архивирование.

• Постоянно улучшать функциональность.

Результат: Стабильная работа системы и удовлетворение потребностей пользователей.

Завершение проекта — формально закрыть проект и подвести итоги.

• Провести финальный анализ и оценку результатов.

• Составить отчеты о выполнении сроков, бюджета и качества.

• Записать полученный опыта и уроки.

• Провести официальное закрытие проекта и высвобождение ресурсов.

Результат: Проект завершен, все цели достигнуты или задокументированы отклонения.

Дополнительные аспекты:

• Управление рисками: Проводится на всех этапах проекта для идентификации, оценки и митигации потенциальных рисков.

• Управление изменениями: Включает процессы обработки запросов на изменение требований или объема работ.

• Коммуникация и отчетность: Регулярное информирование стейкхолдеров о статусе проекта, проблемах и достижениях.

• Качество: Постоянное обеспечение соответствия продукта установленным стандартам и ожиданиям.

Понимание целей и требований проекта

Начните с ясного понимания того, какие проблемы вы хотите решить и какие возможности открыть. Часто возникает путаница между целями и задачами проекта. Важно четко различать эти понятия.

Цели проекта — это общие и конечные результаты, которых стремится достичь заказчик посредством реализации проекта. Они описывают желаемое состояние после завершения работы.

Задачи проекта — это конкретные шаги и действия, необходимые для достижения поставленных целей. Они детализируют процесс реализации проекта.

Запишите основные цели, задачи и ожидаемые результаты.

Пример

Когда я сталкиваюсь с автоматизацией компаний с большим объемом бумажных кадровых документов, которые планируют перейти на электронный кадровый документооборот, мне необходимо определить ожидаемые результаты.

В этом случае общая Цель проекта может быть сформулирована как: «Повышение эффективности управления кадровыми процессами посредством внедрения системы электронного кадрового документооборота».

Определение и детализация целей проекта

• Сократить время обработки кадровых документов на 50%

  • Проблема: Долгие процессы согласования и утверждения документов.

  • Цель: Ускорить процессы за счет автоматизации и устранения бумажной волокиты.

  • Задачи: 

    • Проанализировать текущие кадровые процессы.

    • Собрать и формализовать функциональные требования.

    • Оптимизировать маршруты согласования.

    • Выбрать подходящую информационную систему или платформу.

    • Внедрить систему или платформу электронного согласования кадровых документов.

    • Настроить автоматические уведомления и напоминания.

    • Обучить персонал работе с новой системой.

• Снизить затраты на бумагу и расходные материалы на 70%

  • Проблема: Высокие расходы на печать, хранение и уничтожение бумажных документов.

  • Цель: Переход на электронный документооборот для экономии ресурсов.

  • Задачи: 

    • Перевести кадровые документы в электронный формат.

    • Внедрить электронные подписи.

    • Организовать электронное архивирование.

• Улучшить доступность документов для сотрудников

  • Проблема: Сотрудники не имеют быстрого доступа к своим кадровым документам ввиду территориальной распределенности отделов.

  • Цель: Предоставить онлайн-доступ к личным документам через портал самообслуживания.

  • Задачи: 

    • Разработать или выбрать портал самообслуживания.

    • Обеспечить безопасный доступ к персональным данным.

    • Разработать интеграцию с существующими системами учета персонала.

    • Обучить сотрудников работе с порталом.

Составление списка желаемых функций

• Электронное подписание документов. Использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) необходимо для обеспечения юридической значимости электронных документов.

• Автоматизация процессов согласования и утверждения. Обеспечение настраиваемых маршрутов согласования с уведомлениями.

• Интеграция с существующей системой учета персонала (HRM-системой). Обеспечение бесшовного обмена данными между системами.

• Безопасное хранение и архивирование документов. Соответствие требованиям законодательства о персональных данных.

• Доступ сотрудников к личным документам через портал. Возможность подачи заявок на отпуск, получение справок и др.

Приоритизация требований

• Обязательные требования

  • Электронное подписание документов.

  • Автоматизация процессов согласования.

  • Интеграция с HRM-системой.

  • Соответствие требованиям безопасности и законодательства.

• Желательные требования

  • Портал самообслуживания для сотрудников.

  • Мобильное приложение для доступа к системе.

  • Аналитические отчеты и дашборды.

Добавление конкретных задач после каждой цели позволяет более четко представить пути достижения желаемых результатов. Это способствует:

• Улучшению планирования проекта — четко определенные задачи облегчают разработку плана действий и распределение ресурсов.

• Повышению прозрачности — все участники проекта понимают, какие шаги необходимо предпринять для достижения целей.

• Улучшению коммуникации- наличие детализированных задач облегчает обсуждение и согласование с командой и стейкхолдерами.

Собранные таким образом цели, задачи и требования станут надежной основой для дальнейших этапов проекта, включая разработку, внедрение и оценку результатов. Ваша активная роль в этом процессе обеспечит соответствие конечного продукта ожиданиям и потребностям организации.

Коммуникация с командой

Когда вы поняли основные и косвенные цели проекта, необходимо объяснить вашей рабочей группе: менеджеру проекта, аналитикам, разработчикам, тестировщикам и т.д., что именно вы хотите. Важно эффективно донести ваши потребности и идеи до команды. Установление четкой и понятной коммуникации с каждым участником команды является критически важным.

Возможные роли на проекте и как с ними коммуницировать:

Заинтересованные стороны (Stakeholders)

• Обязанности: Лица или группы людей, имеющие интерес к проекту (инвесторы, руководители отделов, конечные пользователи).

• Взаимодействие: Информируйте об основных этапах и достижениях проекта. Учитывайте их мнения при принятии ключевых решений. Управляйте ожиданиями и отчитываетесь об использованных ресурсах. 

Менеджер проекта (Project Manager)

• Обязанности: Планирование, выполнение и завершение проекта; координация работы команды; контроль сроков и бюджета.

• Взаимодействие: Проводите регулярные встречи для обсуждения прогресса и возникающих вопросов. Определив цели и задачи, необходимо оценить объём работы и требуемые ресурсы. Это позволит установить реалистичные сроки и бюджет проекта. Тесное сотрудничество с менеджером проекта поможет разработать детальный план действий. Это поможет вам установить реалистичные сроки и бюджет проекта. Ранее о бюджетах ИТ-проектов писала тут

Бизнес-аналитик (Business Analyst)

• Обязанности: Понимание бизнес-процессов и потребностей организации; сбор и анализ требований.

• Взаимодействие: Подробно описывайте свои бизнес-процессы, цели и проблемы. Используйте реальные примеры и сценарии. Бизнес-аналитик поможет структурировать идеи и определить необходимые функции для достижения бизнес-целей.

Системный аналитик (System Analyst)

• Обязанности: Перевод бизнес-требований в технические спецификации; определение технологий и архитектурных решений.

• Взаимодействие: Обсуждайте технические аспекты реализации проекта. Задавайте вопросы о функционировании системы и просите объяснить сложные моменты понятным языком.

Разработчик (Developer)

• Обязанности: создает программный продукт на основе технических спецификаций.

• Взаимодействие: предоставляйте четкие требования через менеджера проекта и аналитиков. В большинстве случаев прямое взаимодействие с разработчиками не требуется. Если необходимость возникает, уважайте их экспертность и задавайте конкретные вопросы.

Тестировщик (QA Engineer)

• Обязанности: проверяет продукт на соответствие требованиям и наличие ошибок.

• Взаимодействие: указывайте, какие аспекты продукта наиболее важны. Совместно разрабатывайте сценарии использования для фокусировки на ключевых элементах системы.

Дизайнер пользовательского интерфейса (UI/UX Designer)

• Обязанности: разрабатывает внешний вид и удобство использования продуктом.

• Взаимодействие: делитесь предпочтениями и ожиданиями. Предоставляйте примеры и давайте конструктивную обратную связь по макетам и прототипам.

Системный администратор / Инженер DevOps

• Обязанности: Обеспечение инфраструктуры и развертывание продукта.

• Взаимодействие: Обсуждайте требования к производительности и безопасности системы. Задавайте вопросы о надежности и планах по поддержке инфраструктуры.

Общие советы по эффективной коммуникации с командой:

• Устанавливайте регулярные каналы связи, т.е. используйте встречи, как онлайн, так и оффлайн, электронную почту и/или мессенджеры для постоянного общения.

• Будьте открыты и доступны, поощряйте команду задавать вам вопросы и делиться идеями.

• Используйте визуализацию, такую, как: диаграммы, схемы, таблицы, рисунки, скриншоты и прототипы — это поможет лучше донести ваши идеи.

• Избегайте технического жаргона, если вы не уверены в терминах, лучше объяснить своими словами.

• Уточняйте и переспрашивайте, потому что нет ничего плохого в том, чтобы попросить пояснить непонятный момент.

Понимание ролей на проекте и эффективная коммуникация с каждым членом команды – ключ к успешной реализации вашего ИТ-проекта. Даже без технического образования вы можете внести значительный вклад, устанавливая ясные ожидания и поддерживая открытый диалог.

Обратная связь и контроль качества

Когда проект идет полным ходом, важно не забывать о том, чтобы регулярно проверять качество работы и получать обратную связь от вашей команды. Проводите ежедневные (daily) или еженедельные (weekly) встречи или собирайте отчеты (status reports). Желательно забронировать время у всех участников процесса заранее на весь срок проекта и переносить встречи только в крайних случаях. Такой подход позволяет дисциплинировать команду и стабильно получать структурированную информацию вовремя. Используйте современные средства коммуникации для оперативного взаимодействия с участниками рабочей группы. Ваша команда может предложить ценные идеи или заметить ошибки, которые вы по какой-либо причине пропустили. Это поможет вам поддерживать качество работы на высоком уровне и достичь желаемого результата. Сейчас широко распространены встречи в онлайн-конференциях в любой удобный момент времени, как всех вместе, так и по отдельности с каждым членом рабочей группы.

Варианты приложений для онлайн-конференций

• Яндекс Телемост https://telemost.yandex.ru/

• TrueConf https://trueconf.ru/

• ZOOM https://zoom.us/ru

Продолжение следует!

Автор: Новоселова Дарья, IT-manager