Как вести ИТ-проект если ты не айтишник? (часть 2)

Первая часть статьи была опубликована тут: Как вести ИТ-проект если ты не айтишник? (часть 1)

Продолжим знакомиться с интересным и увлекательным миром проектного управления!

Надеюсь, что мой материал окажется для вас полезным, стараюсь простыми словами обьяснить, как происходит работа на проектах, что было бы полезно не забывать делать и ознакомиться с моими субъективными, но все-таки вариантами решения проблем.

Использование инструментов управления проектами

Теперь, когда вы знаете, чего хотите, и сколько это может стоить, определили рабочую группу и наладили коммуникации пора выбрать инструмент, который поможет вам отслеживать прогресс и управлять задачами. Онлайн-платформы позволяют создавать задачи, назначать ответственных и получать актуальную информацию в режиме реального времени.

На текущий момент (осень 2024 года) в России существует множество инструментов для управления проектами. Вот некоторые из них:

• “Bitrix24”: облачная платформа для управления проектами, коммуникацией и CRM-системой https://www.bitrix24.ru/

• “Яндекс.Карты задач”: веб-приложение, которое позволяет создавать задачи, составлять списки дел, назначать ответственных и отслеживать прогресс выполнения https://tasks.yandex.ru/

• Easy Project: комплексное решение для управления проектами, которое включает в себя планирование, отчетность и совместную работу https://www.easyproject.ru/

• Redmine: открытая платформа управления проектами с широкими возможностями настройки и интеграции https://www.redmine.org/

• Система управления проектами “Сбербанк Проекты”: разработанная на базе Темпо, это российское решение, ориентированное на управление проектами в различных областях бизнеса https://projects.sberbank.ru/

• “MyTask”: инструмент для управления проектами, разработанный в России. Позволяет создавать задачи, контролировать их выполнение и взаимодействовать с командой https://mytask.pro/

• GanttPRO: интерактивная платформа для создания и отслеживания графиков на основе диаграммы Ганта, а также управления проектами онлайн https://ganttpro.ru/

Управление изменениями

Изменения в ходе проекта неизбежны. Разработка стратегии управления изменениями поможет минимизировать их влияние на бюджет и сроки. Будьте готовы адаптировать планы в соответствии с новыми обстоятельствами, не нарушая целостность и эффективность проекта. 

Разработка плана управления изменениями позволит вам сохранять спокойствие и ясность мышления, когда от каждого стейкхолдера начнут поступать новые пожелания и предложения по доработкам.

План управления изменениями — порядок, который определяет процессы, процедуры, роли и ответственность в управлении изменениями на протяжении всего проекта.

Для определения критериев изменений установите, какие доработки требуют формального процесса управления, а какие могут быть обработаны оперативно.

Основные шаги, которых я рекомендую придерживаться:

1. Идентификация изменений

• Регистрация запроса на изменение. Любой запрос на изменение должен быть задокументирован в форме заявки/задачи, содержащей описание, обоснование необходимости, ожидаемый результат и эффект.

• Источники изменений. Изменения могут быть инициированы заказчиком, командой проекта, стейкхолдерами или внешними факторами (например, законодательными изменениями).

2. Оценка влияния изменений

• Анализ воздействия. Оценивайте влияние предлагаемого изменения на сроки, бюджет, качество, риски и ресурсы проекта.

• Риск-анализ. Определите потенциальные риски, связанные с внедрением изменения, и способы их митигации, добавьте в матрицу митигации рисков.

3. Принятие решения по изменениям

• Комитет по управлению изменениями (Change Control Board, CCB) — это группа лиц, ответственная за рассмотрение и принятие решений по запросам на изменения. Если такого комитета нет, создайте его и ведите протоколы встреч.

• Критерии принятия решений. Решения основываются на влиянии на проект, ценности для бизнеса и возможности реализации.

• Утверждение или отклонение. По результатам оценки комитет принимает решение о принятии, отклонении или отложении изменения. Таким образом формируется backlog проекта (приоритетный список функциональности).

4. Планирование и внедрение изменений

• Обновление проектных документов. При утверждении изменения необходимо обновить план проекта, графики, бюджеты и другие связанные документы.

• Планирование внедрения. Необходимо разработать детальный план действий по внедрению изменения, включая ответственных лиц и сроки. Получается мини-проект внутри основного проекта.

• Реализация. Далее необходимо обеспечить выполнение запланированных действий и контролировать их ход.

5. Коммуникация и обучение

• Информирование заинтересованных сторон. Всех стейкхолдеров необходимо уведомить об изменениях, их причинах и влиянии на проект.

• Обучение команды. При необходимости проводите тренинги и обучение для эффективного внедрения изменений.

6. Мониторинг и контроль

• Отслеживание прогресса. Регулярно мониторьте внедрение изменений и их влияния на проект.

• Анализ результатов. Оценивайте эффективности изменений и их соответствие поставленным целям.

7. Документирование и хранение информации

• Ведение журнала изменений. Все изменения, решения и действия по ним должны быть задокументированы.

• Отчетность. Готовьте отчеты по управлению изменениями для руководства и стейкхолдеров.

Эффективное управление изменениями, рекомендуемые действия и сроки

• Немедленная регистрация запроса на изменение:

  • Срок: В день получения запроса.

  • Действие: Внесите запрос в реестр изменений с присвоением уникального идентификатора.

• Первичная оценка изменения:

  • Срок: В течение 1–2 рабочих дней.

  • Действие: Определите, требует ли запрос подробного анализа или может быть отклонен сразу (например, из-за несоответствия целям проекта).

• Детальная оценка влияния:

  • Срок: В зависимости от сложности изменения, обычно 2–5 рабочих дней.

  • Действие: Проанализируйте влияние на сроки, бюджет, качество и риски.

• Принятие решения комитетом по управлению изменениями:

  • Срок: На ближайшем запланированной встрече или, при необходимости, в экстренном порядке.

  • Действие: Рассмотрите полученную оценку и примите решение.

• Коммуникация решения:

  • Срок: В течение 1 рабочего дня после принятия решения.

  • Действие: Уведомите всех заинтересованных лиц о решении и дальнейших шагах.

• Внедрение изменения:

  • Срок: Согласно обновленному плану проекта.

  • Действие: Реализуйте изменение, контролируя выполнение и соблюдение сроков.

Управление изменениями на всех этапах проекта

1. Этап инициации и планирования

• Особенности:

  • Изменения могут касаться целей проекта, объема работ и ключевых требований.

• Действия:

  • Тщательно собирайте и согласовывайте требования.

  • Любые изменения должны быть тщательно оценены, чтобы минимизировать влияние на последующие этапы.

2. Этап анализа и проектирования

• Особенности:

  • Изменения в требованиях или дизайне могут существенно повлиять на проект.

• Действия:

  • Поддерживайте тесное взаимодействие со стейкхолдерами.

  • Быстро реагируйте на запросы, чтобы избежать переработок на этапе разработки.

3. Этап разработки

• Особенности:

  • Внедрение изменений на этом этапе может быть дорогостоящим и задерживать проект.

• Действия:

  • Строго контролируйте запросы на изменения.

  • Принимайте изменения только при критической необходимости.

4. Этап тестирования

• Особенности:

  • Изменения могут возникать из-за выявленных дефектов или несоответствий.

• Действия:

  • Быстро исправляйте критические ошибки.

  • Откладывайте несущественные изменения на последующие релизы, чтобы не задерживать внедрение.

5. Этап внедрения и эксплуатации

• Особенности:

  • Изменения могут быть связаны с обратной связью от пользователей.

• Действия:

  • Планируйте обновления и улучшения в рамках процессов сопровождения.

  • Оценивайте влияние изменений на текущую работу системы.

Рекомендации по эффективному управлению изменениями

• Разработайте четкий процесс управления изменениями:

  • Опишите шаги, роли и ответственность.

  • Утвердите процесс на уровне руководства.

• Создайте комитет/группу по управлению изменениями:

  • Включите представителей ключевых стейкхолдеров.

  • Регулярно проводите встречи для рассмотрения запросов.

• Используйте инструменты для отслеживания изменений:

  • Применяйте специализированное программное обеспечение или системы управления проектами.

• Обеспечьте прозрачность и коммуникацию:

  • Информируйте команду о процессах и решениях.

  • Предоставляйте доступ к информации о статусе изменений.

• Обучайте команду:

  • Проводите тренинги по управлению изменениями.

  • Объясняйте важность следования установленным процессам.

• Контролируйте объем работ (Scope Management):

  • Избегайте неконтролируемого расширения объема проекта.

  • Строго оценивайте необходимость каждого изменения.

• Регулярно пересматривайте риски:

  • Оценивайте, как изменения влияют на риски проекта.

  • Корректируйте планы и матрицу митигации рисков.

Эффективное управление изменениями — ключевой фактор успешного завершения проекта в установленные сроки и бюджет. Следуя структурированному подходу и вовлекая команду в процесс управления изменениями, вы сможете минимизировать негативное влияние изменений и использовать их для улучшения проекта.

Будьте готовы к тому, что изменения неизбежны, и рассматривайте их как возможность адаптироваться и повысить качество конечного продукта. Стратегическое управление изменениями позволит вам сохранить контроль над проектом и удовлетворить ожидания всех заинтересованных сторон.

Риск-менеджмент

В любом проекте всегда есть определенный риск. Идентификация потенциальных рисков и разработка планов по их управлению важны для предотвращения нежелательных последствий. Рассмотрите возможные технические сбои, сопротивление со стороны сотрудников и другие факторы, которые могут повлиять на успешность проекта. Составьте матрицу митигации рисков и у вас на руках будет готовый план по решению проблем. 

Матрица митигации рисков является эффективным инструментом для управления рисками в проекте. Она позволяет проактивно подходить к потенциальным проблемам и обеспечивает план действий для их предотвращения или минимизации влияния на проект.

Пример матрицы митигации рисков (рассмотрим инструмент на примере работы на проекте по внедрению электронного кадрового документооборота)

№	Риск	Вероятность возникновения	Влияние на проект	Приоритет	Мероприятия по митигации рисков	Ответственное подразделение
1	Сопротивление персонала внедрению новой системы	Высокая	Высокое	Высокий	1. Информировать о преимуществах системы 2. Вовлечение ключевых сотрудников в процесс внедрения 3. Провести обучение и тренинги	Отдел кадров
2	Технические сбои и ошибки в системе	Средняя	Высокое	Высокий	1. Провести тщательное тестирование 2. Обеспечить техническую поддержку 3. Заключить SLA с поставщиком системы	ИТ-отдел
3	Несоответствие системы требованиям законодательства	Низкая	Высокое	Средний	1. Вовлечь юридический отдел в процесс разработки 2. Провести аудит на соответствие законам 3. Обновлять систему согласно изменениям в законодательстве	Юридический отдел
4	Превышение бюджета проекта	Средняя	Среднее	Средний	1. Тщательно спланировать бюджет 2. Создать резервный фонд 3. Регулярно отслеживать расходы	Финансовый отдел
5	Задержки в сроках реализации проекта	Высокая	Среднее	Высокий	1. Разработать детальный план с буфером времени 2. Проводить регулярные встречи по статусу проекта 3. Быстро реагировать на отклонения	Менеджер проекта
6	Утечка конфиденциальных данных	Низкая	Высокое	Высокий	1. Внедрить меры информационной безопасности 2. Обучить сотрудников по безопасности данных 3. Проводить регулярные проверки системы	ИТ-отдел
7	Нехватка квалифицированного персонала для поддержки	Средняя	Среднее	Средний	1. Обучить текущий персонал 2. Нанять дополнительных специалистов при необходимости 3. Создать подробную документацию	Отдел обучения, ИТ-отдел, Отдел подбора персонала
8	Проблемы с интеграцией в существующую инфраструктуру	Низкая	Высокое	Средний	1. Провести предварительный анализ совместимости 2. Тестировать интеграцию на ранних этапах 3. Планировать интеграцию совместно с другими отделами	ИТ-отдел
9	Низкая производительность системы под нагрузкой	Средняя	Среднее	Средний	1. Провести нагрузочное тестирование 2. Оптимизировать код и инфраструктуру 3. Планировать масштабирование	ИТ-отдел
10	Изменение требований со стороны стейкхолдеров	Высокая	Среднее	Высокий	1. Фиксировать требования в начале проекта 2. Внедрить процесс управления изменениями 3. Оценивать влияние изменений на сроки и бюджет	Менеджер проекта

Пояснения к матрице

• Вероятность возникновения:

  • Высокая — риск, который, скорее всего, произойдет.

  • Средняя — риск, который может произойти.

  • Низкая — риск, который маловероятен.

• Влияние на проект:

  • Высокое — существенно повлияет на сроки, бюджет или качество проекта.

  • Среднее — окажет заметное влияние, но не критическое.

  • Низкое — незначительное влияние, легко управляемое.

• Приоритет: Определяется на основе комбинации вероятности и влияния. Риски высокого приоритете требуют немедленных мер по митигации (высокий, средний, низкий).

Как использовать матрицу

1. Идентифицируйте риски. Соберите информацию о потенциальных рисках проекта.

2. Проанализируйте риски. Дайте оценку вероятности и влияния каждого риска.

3. Приоритезируйте риски. Определите риски, требующие первоочередного внимания.

4. Спланируйте митигацию. Разработайте стратегий и мероприятия для снижения рисков.

5. Назначьте ответственных. Определите лица или отделы, ответственные за реализацию мер.

6. Осуществляйте мониторинг и контроль. Регулярно отслеживайте состояния рисков и эффективность митигационных мероприятий.

7. Обновляйте матрицу рисков. Актуализируйте информацию по мере развития проекта и появления новых рисков.

Что выявлено в ходе составления матрицы и как применить это знание на проекте:

• Сопротивление персонала внедрению новой системы является риском с высокой вероятностью и влиянием, необходимо заранее планировать обучающие программы и коммуникационные кампании для разъяснения преимуществ новой системы.

• Риск технических сбоев можно минимизировать организуя качественное тестирование и наличием поддержки.

• Изменение требований — это риск, который можно снизить через четкое документирование требований и управление изменениями, что в свою очередь поможет избежать задержек и перерасхода бюджета.

Ссылки на методологии риск-менеджмента

• PMI Risk Management:  https://www.pmi.org/standards/risk-management

• ISO 31000: https://www.iso.org/iso-31000-risk-management.html

• COSO ERM Framework: https://www.coso.org/Pages/ERM-integrated-framework.aspx

Управление финансами и бюджетом

Эффективное распределение финансовых ресурсов и контроль затрат являются ключевыми для успешного завершения проекта. Следите за расходами на всех этапах, включая разработку программного обеспечения, обучение персонала и поддержку системы после запуска. О том, как спланировать бюджет проекта я говорила в предыдущей статье.

Добавлю пару примеров ERP-систем, доступных в России и пригодных для планирования бюджетов проектов

• 1С:ERP Управление предприятием: Это популярная ERP-система в России, которая включает в себя модуль «Управление проектами», позволяющий создавать бюджеты проектов, отслеживать затраты и контролировать выполнение планов https://1c.ru/

• Bitrix24 ERP: Интегрированная платформа с модулем «Управление проектами», позволяющим создавать бюджеты, отслеживать затраты и управлять выполнением задач https://www.bitrix24.ru/

Заключение и выводы по двум частям сразу:

Роль заказчика в ИТ-проекте является критически важной. Вы можете эффективно управлять проектом, используя простые и понятные методы. Четкое понимание целей, эффективная коммуникация с командой, управление ожиданиями, ресурсами и рисками, а также использование инструментов управления проектами сыграют ключевую роль в достижении желаемых результатов.

Будьте готовы к изменениям и рискам, имея стратегии их управления. Следите за финансами и бюджетом проекта, чтобы обеспечить успешное завершение в рамках установленных сроков и ресурсов, таким образом вы вносите значительный вклад в достижение целей вашей компании через эффективное управление проектом.

Автор: Новоселова Дарья, IT-manager