Как превратить дейли из утренней пытки в эффективный инструмент

Слишком много встреч, толку от них никакого, только время тратить – насколько я знаю, эта боль знакома многим командам. Ну а менеджеры, со своей стороны, жалуются, что сотрудники постоянно опаздывают или вовсе не приходят на такие встречи. В общем, дейли-митингами вечно все недовольны.

Что с ними не так? Предлагаю разобраться в причинах и следствиях.

Вот что я расскажу в этой статье:

• Сначала разберемся в терминах: дейли, летучка, синхронизация и т.д. Есть ли вообще разница?

• Почему многие терпеть не могут такие мероприятия? Зачем они нужны на самом деле?

• Как проходят дейли в разных командах и какие форматы существуют?

• Ну и, разумеется, я предложу вам инструкцию, как сделать такие встречи полезными и продуктивными.

Итак, daily scrum, дейлик, ежедневный скрам, daily standup, летучка, синхронизация – у этой короткой утренней встречи названий больше, чем участников. Как же правильно? На мой взгляд, это не так уж и важно. Гораздо важнее, какой смысл вы вкладываете в эту встречу, а не как ее называете. Если вы работаете по Scrum, логично использовать термин daily scrum. В остальных случаях просто договоритесь с командой о названии, которое будет понятно и удобно всем.

Почему люди не хотят ходить на дейли?

Первая и самая простая причина – не подходит время

Представьте: вы назначили встречу в календаре, не поинтересовавшись, удобно ли это время участникам. У людей бывают разные ситуации: нужно отвести детей в садик, кто-то живет в другом часовом поясе, а кто-то предпочитает работать по ночам.

Уточните у коллег, удобно ли им пообщаться в это время. Если нет – договоритесь о более подходящем варианте.

Вторая причина – цель не ясна

Бывает, что приглашение на встречу содержит только ссылку. Неудивительно, что участники не понимают, зачем их собрали. А поэтому – не горят желанием тратить свое время неизвестно на что.

Обязательно указывайте цель дейли – это поможет всем настроиться на нужный лад.

Третья причина – встречи часто затягиваются

Ужасно, когда дейли превращается в многочасовое заседание. Да, иногда важно обсудить задачу подробно, но это не цель дейли.

Проанализируйте, что именно затягивает встречу. Возможно, кто-то из участников злоупотребляет вниманием или вы слишком подробно разбираете каждый вопрос.

Четвертая причина – скучно и непонятно

В некоторых командах работают над индивидуальными задачами, и информация о других проектах не представляет для них интереса.

В таких случаях стоит уделять время только тому, что важно для всей команды.

Пятая причина – дейли превращается в отчет

Тут стоит задуматься, зачем вам нужен дейли. Если вы хотите прозрачности и понимания, кто чем занимается, настройте таск-трекер так, чтобы вся информация была в открытом доступе.

Отчеты можно автоматизировать и не тратить время на обсуждение этого онлайн. Если же у вас нет удобного таск-трекера, можно отчитываться в мессенджере. А если команда работает в одном офисе, используйте физическую доску со стикерами, чтобы отслеживать прогресс.

Тогда зачем нам дейли, если это не отчет в формате «что делал, что буду делать и какие блокеры»?

Смысл дейли не в том, чтобы отчитываться о проделанной работе. Гораздо важнее ответить на три вопроса:

• Как продвигается достижение цели?

• Нужно ли что-то скорректировать, чтобы приблизиться к цели?

• Какие есть препятствия и нужна ли помощь, чтобы их устранить?

Я выделяю три типа дейли:

• Daily Scrum;

• канбан-летучка;

• ежедневная синхронизация по проекту.

Daily Scrum

Цель: проверить прогресс в достижении цели спринта и при необходимости скорректировать бэклог, адаптируя запланированную работу.

Время проведения: 15 минут, ежедневно.

Участники: разработчики. Владелец продукта и скрам-мастер могут участвовать, если они также выполняют в команде функции разработчиков.

Структура встречи: свободная, главное – достижение цели.

Канбан-летучка

Цель: убедиться, что команда работает над самыми важными запросами и блокировками. Основное внимание уделяется распределению ресурсов команды.

Время проведения: 15-30 минут, ежедневно или реже.

Участники: команда, делегаты других команд (опционально).

Структура встречи: проверяется прогресс задач по классам обслуживания, разбираются блокировки, выставляются касания.

Ежедневная синхронизация по проекту

Цель встречи: проверить соблюдение сроков и обязательств, проинспектировать блокировки.

Время проведения: 15-30 минут, ежедневно или реже.

Участники: команда, делегаты других команд (опционально).

Структура встречи: проверяется прогресс задач, соответствие срокам, принимаются решения по работе с блокерами.

Все три типа дейли, несмотря на разный формат, служат достижению единой цели: сделать работу команды эффективнее.

Чтобы ваши встречи были по-настоящему осмысленными и помогали достигать поставленных целей, предлагаю такую инструкцию:

• Определите цель встречи.

• Сообщите всем участникам о цели и агенде.

• Договоритесь о времени, которое устроит всех.

• Подготовьте все необходимое для встречи (доска, колонки, блокировки, инструмент для общения и т.д.).

• Выберите фасилитатора (это может быть менеджер или кто-то из команды).

• В начале встречи напомните о цели (особенно если это первая встреча в таком формате).

• Обсуждайте задачи по степени важности, начиная с самых срочных.

• Если вопрос требует отдельного внимания, вынесите его обсуждение за рамки дейли.

• Если вам нужен просто отчет о загруженности сотрудников, настройте автоматическую выгрузку данных из системы учета времени или организуйте обмен информацией в чате.

В завершение хочу подчеркнуть несколько ключевых моментов.

Главное — не название, а смысл, который вы вкладываете в эту встречу. Она должна приносить пользу и быть ценной для каждого участника команды.

Если люди игнорируют встречу или занимаются своими делами, нужно проанализировать, что работает не так. Возможно, им неудобно время проведения. Тогда стоит обсудить это с командой и найти вариант, который подойдет всем.

Помните, что личные или онлайн-встречи помогают команде синхронизироваться и быстро принимать решения, а для всего остального есть системы учета задач.

А как обстоят дела у вас? Приходится ли вам участвовать в бесконечных и скучных дейли? Вы понимаете, зачем они проводятся и в чем их ценность для вашей команды?