Как мы внедрили ретро в команде 1С

Привет! Я Лена, ИТ-лидер 1С в Moex. Хочу поделиться историей, как я внедрила ретро в своей команде, не знакомой с ней и какие инструменты для этого я использовала.

Надеюсь, что мой опыт будет полезен как пошаговое руководство для начала проведения встреч Ретро в вашей команде.

Предпосылки для проведения

• У нас была новая команда 1С, кто-то пришел пару месяцев назад, другие несколько недель, и не смотря на то, что каждый по-отдельности френдли, бывают сложности в коммуникациях, нет общности, накопились невыясненные моменты;

• Процессы организации Банковских структур накладывают ограничения на работу команды, нет понимания зачем это нужно, где можно отказаться от бюрократии, где нет, недопонимания вызывают стресс;

• Завершили спринт и необходимо было его проанализировать, посмотреть метрики, отметить успешные практики, похвалить команду, и наоборот — извлечь уроки из ошибок, чтобы не допускать их в следующих спринтах;

• Ретро можно проводить и как отдельную практику, чтобы взглянуть на работу команды.

Предварительная подготовка

До начала встречи мне необходимо было к ней подготовиться:

• Запрос всем участникам команды подготовить до РЕТРО ответы на вопросы:
  Что помогало? и что можно улучшить? — за неделю до встречи

• Выбрать формат Ретро:

  • Очный классический — в офисе, с использованием доски, стикеров и маркеров;

  • Виртуальный — использование онлайн-инструментов для проведения ретроспективы в удаленной команде;

  • Игровой — использование игр и упражнений для активизации участников;

• Найти различные сценарии для проведения игр, разминок;

• Составить план ретро на 1,5ч с четким таймингом каждого этапа;

• Написать правила экологичного реагирования на дебатах;

• Запланировать встречу в календаре и забронировать переговорку (за 2ч для подготовки очного формата + время самого ретро);

• Стикеры клеющиеся, ручки, маркеры, доска/флипчарт, экран с таймером для очного формата;

• Заранее нарисовать план ретро на доске, подготовить шаблоны на флипчарте или на Онлайн-Борде — 2ч;

• Вывести на экран таймер, проверить подключение удаленщиков;

• Выбрать помощника фасилитатора.

С какими проблемами столкнулись

• Половина команды была удаленщики, поэтому формат живого общения в офисе мы выбрать не могли и решили использовать виртуальный и игровой формат одновременно;

• Возникли сложности с использованием Доски Miro, необходимо было срочно найти инструмент, используя корпоративные ограничения, доступность каждому члену команды и простоту использования впервые — я создала общую страничку на Confluence, использовала плагин Борду Draw.io, создала заранее шаблоны, поверх которых мы будем клеить стикеры;

Цели встреч Ретро

Что я хотела достичь с помощью ретроспективы?

• Анализ работы по спринту. Посмотреть метрики по спринту по JIRA на дашбордах, достигли ли мы целей спринта, сколько задач переносятся из спринта в спринт, а что способствует нашим успехам, что нужно продолжать использовать;

• Проанализировать сложности. Стать эффективнее в следующих циклах. Разработка планов по улучшению процессов. 

• Укрепление команды. Команда должна начать лучше взаимодействовать, лучше понимать друг друга;

• Пообщаться и повысить прозрачность. Свободно обсудить внутренние вопросы и поделиться откровенными мнениями, поэтому не должны присутствовать сторонние участники;

Разминка

Мероприятие не предполагалось как официозное, необходимо было разрядить атмосферу и привнести элементы игры в наше Ретро.

Упражнение из одного слова. Прошу каждого участника сообщить с каким настроением они пришли на ретро, чтобы понять, действительно ли люди хотят там быть или нет.

Я заранее создала страничку в Confluence, налепила стикеров, смайлов, раздала каждому, научила пользоваться доской совместно. На это тоже заложила отдельный тайминг, тк в отличии от доски Миро, есть небольшие сложности в интерактивном перемещении стикеров.

Обсудили правила ретро

1. Выдерживать тайминг

2. Открытость

3. Активность

4. Не мешаем Команде

5. Фасилитатор – не участник

6. Может не получиться – и это нормально

Игра

Для первого ретро мы использовали метод Знакомства, где каждый член команды должен дать положительную оценку, похвалу всем другим

Результаты спринта

У нас разработаны Дашборды в JIRA по метрикам спринта, на которые мы всегда смотрим, вспомнили Цели прошлого спринта и какие из них достигли.

Далее переходим к подготовленному Шаблону на Доске (аналог Miro — Draw.io в Confluence) из 4 частей, согласно плана Ретроспективы.

Метод 4Ч

1. Что понравилось

2. Чему вы научились

3. Чего не хватало

4. Что не понравилось (какой процесс, а не человек)

Раздали всем стикеры, каждый пишет на своем, идем по очереди по столбцам,

читаем вслух, голосуем — ставим смайлики лайки, если солидарны с фразой на стикере,

не критикуем людей, говорим какой процесс пошел не так как хотелось бы.

Дали людям высказаться на стикерах, но соблюдали тайминг.

Далее перешли к извлеченным урокам по негативным комментариям и действиям, которые мы должны предпринять, чтобы избежать таких же проблем в будущем.

Завершение ретро

Вопрос из одного слова

Что вы вынесли из этого ретро: решения проблем, ничего, улучшения, новые идеи или потерю времени?

Метрика счастья

Каждый участник оценивает Ретро по шкале от 1 до 5.

Можно также применить метод рисунок: Каждый человек делает рисунок и делится им с командой.

Ретро нужно проводить регулярно, благодаря этому мы можем анализировать успехи и проблемы команды, извлекать из этого уроки и постоянно улучшать рабочие процессы, повышать свою продуктивность.

Каждый участник команды мог свободно высказать свои мысли, опасения и предложить идеи, а это помогает нам сплотить команду и улучшить коммуникации, что мы и хотели достичь.