Ведение дел – мой опыт

Хочу поделиться с вами опытом ведения списка дел. Рассказывать буду на примере рабочих задач, но этот же метод я применяю и для повседневных дел. Все советы не привязаны к конкретному инструменту, и всё можно осуществить в любом мало-мальски популярном таск-менеджере. Со своей стороны я могу посоветовать TickTick. С этим методом ведения дел я сменил множество рабочих ролей, и в каждой ведение таск-менеджера мне помогало.

Кому будет полезно?

– проектным работникам и фрилансерам, чтобы не упускать важные задачи;
– людям с супер разнообразными задачами, которые не ложатся в стандартный флоу условной разработческой деятельности;
– руководителям и тим лидам;
– студентам, чтобы как-то упорядочить непрерывный поток лабораторных работ и прочих активностей.

Изначально для ведения дел я вдохновился книгой Джедайские техники, далее начал применять описанный там метод, выкинул неподходящие мне штуки, чуть добавил под себя и вот уже применяю получившийся результат на протяжении 8 лет.

Основные принципы

Начнём с набора фундаментальных принципов, от которых дальше будем строить всю логику работы с таск менеджером. Принципы могут показаться капитанскими, но следование им существенно упростило мне жизнь.

1. Фиксируйте всё. Абсолютно любые задачи, идеи и прочие мелочи, всё должно быть записано. Разгрузите оперативную память, не храните ничего в голове. Голова нужна, чтобы думать, а не помнить.

2. Все задачи храните в одном месте, я предлагаю для этого таск-менеджер. Таск-менеджер должен быть единым источником всего. Никаких задач, записанных где-то ещё. Прежде всего ты сам и твоя голова должна доверять этому источнику информации. Не должно быть такого, что не уверен, где записал задачу или записал ли вообще. Привычка всё фиксировать в одном месте положительно влияет на подсознание, становится сильно спокойнее.

3. Задачи нужно декомпозировать до небольших подзадач. Идеальная задача содержит действие, чтобы сразу можно было приступить. Как правило, плохо сформулированные задачи никогда не берутся в работу – вы просто не знаете, как к этой задаче приступить, и этот страх парализует желание начать выполнять задачу. В результате декомпозиции у большой задачи появляется небольшой первый шаг, после выполнения которого легко планировать следующий.

4. На мой взгляд, приоритеты обычно не нужны. Иногда, редко, можно какой-то задаче накинуть приоритет, чтобы её было видно лучше. Но я предлагаю способ, при котором на день задач не так много и можно легко понять, что нужно брать в работу. К тому же, если есть две задачи с высоким приоритетом, то какая более приоритетная?

Как начать в первый раз

Нужно выгрузить все задачи из оперативной памяти, чтобы разгрузить голову. Потом мы это всё дело оцифруем. Даже если вы уже используете таск-менеджер, то с помощью гайда ниже вы можете пополнить его упущенными задачами. Предлагаю действовать следующим образом.

Готовимся:

1. Где-то раздобыть хорошее настроение, свободную голову и расслабиться.

2. Взять ручку и бумажку, а лучше несколько.

3. Освободить час времени, хотя кому-то может хватить и 15 минут.

4. Выключить все мобилки, любые нотификации, закрыть всю технику, убрать все отвлекающие факторы.

Действуем:

1. Садимся в удобном месте, засекаем время и начинаем писать ааааабсолютно все мысли, которые приходят в голову: там будут задачи, идеи, напоминалки вроде «полить цветы», всё-всё-всё. Пишем и пишем. Когда я такое первый раз делал, исписал 4 листа А4.

2. Всё записанное надо оцифровать. В предлагаемом мной методе вносим всё в папку inbox, о порядке работы с ней расскажу ниже. По сути, это входная точка вашего таск-менеджера, откуда я ежедневно разгребаю задачи.

3. Если у вас есть рабочий календарь с задачами, нужно его обязательно синхронизировать, чтобы всё было в одном месте. Синхронизируем все задачи с календарём или календарями, если у вас их несколько.

На выходе этой процедуры у вас есть оцифрованный список всех задач, которые ранее занимали ценные ресурсы вашей головы. Теперь с ним можно работать.

Устройство пространства

Теперь поговорим о структуре организации наших задач. Реализовать подобное, думаю, можно в любом таск-трекере. Пространство задач состоит из разделов, тегов и фильтров.
– разделы позволяют разбить задачи на группы;
– теги я применяю для структурирования задач, причём теги работают вне разделов;
– фильтры как способ отобрать нужные задачи и работать только с ними, центральная фича в моём ведении дел.

Разделы, теги и фильтры могут быть весьма индивидуальными, ниже я делюсь своими.

Разделы:

Стараюсь обходиться минимальным количеством разделов: inbox для входящих задач/мыслей/всего подряд, work для оформленных рабочих задач, meeting для созвонов и встреч и wiki для заметок, мыслей и идей. Подробнее о разделах:

1. inbox (входящие) – это вход в ваше пространство. Место, куда записывается абсолютно всё, никак не обработанное. Идеи, задачи, микро-таски, что-то на подумать, ответить позже – всё сбрасываем сюда, чтобы не упустить. В дальнейшей работе целью будет ежедневно опустошать этот раздел.

2. work (работа) – раздел, где содержатся оформленные, понятные рабочие задачи.

3. meeting (встречи) – онлайн созвоны или оффлайн встречи являются особым типом задач, в которых ты привязан к конкретному времени и где нужно коммуницировать с другими людьми. Бывает нерабочие дела, попадающие в рабочее время (например, поход к врачу) удобно оформлять в виде встречи.

4. wiki (база знаний) – некоторое пространство для заметок, мыслей, хранения статей. Тут пока ничего не порекомендую, очень индивидуально выходит. Можно отдельный рассказ строить о том, как организовать базу знаний. Многие для таких целей используют отдельные приложения, например, Obsidian с разухабистым функционалом или Anytype. Я пока и это храню в TickTick, но в поиске другого решения.

Теги:

Часть тегов появились или стали более актуальны, когда у меня появились менеджерские обязанности и люди в подчинении. Плюс я пришёл к удобному именованию тегов на английском языке из соображений скорости работы. Ввожу решетку и сразу начинаю писать тег, не переключая язык.

• awaits_me (ожидает_меня) – супер-важный тег, им помечаю задачи, которые блокируют чью-то работу. Стоит делать такие задачи в первую очередь, так как кто-то сидит и ждёт от меня результат, чтобы продолжить выполнение какой-то своей задачи.

• assigned_control (поручено_контроль) – использую, когда кому-то поручил задачу и жду результата, чтобы дальше использовать артефакт работы. Иногда использую для контроля выполнения не очень больших заданий. В таком случае, сразу после постановки задачи закидываю себе задачу по контролю на через условно неделю, чтобы проверить.

• ping (напомнить) – использую для напоминаний в личных целях, например, напомнить что-то жене. На работе я рассчитываю, что сотруднику ничего напоминать не нужно. Хотя бывают случаи, когда команда работает в запаре. Тогда явно себе помечаю, что хоть Коле задачу я выдал, но нужно бы напомнить, а то у него сейчас и так OOM (out-of-memory). Причём выдать задачу Коле означает: создать задачу для Коли в командном таск-менеджере, прописать в задаче её особенности, зафиксировать время выполнения. При этом для контроля выполнения у нас есть прекрасный тег assigned_control, который был выше.

• now (сейчас) – таким иногда помечаю те микро-таски, которые можно сделать меньше, чем за 5 минут. Их полезно делать сразу, чтобы они не висели, и быстренько их закрывать.

Если у вас несколько проектов, довольно удобно для каждого из них создать отдельный тег. Очевидно, опционально можно вводить и другие теги, например, idea (идея) для интересных мыслей.

Фильтры:

Когда задачи разложены по разделам и помечены тегами (как всё разложить расскажу ниже), нам надо в них ориентироваться. Не все нужно задачи делать сегодня, а по некоторым вообще непонятна дата исполнения. Если пользоваться только разделами, то получится некая такая мусорка. При этом часто одновременно нужны задачи из нескольких разделов (работа и встречи, например). Для себя я накрутил несколько фильтров.

• Работа на сегодня. Показывать разделы work и meeting с установленными датами Сегодня или Ранее (то есть просроченные задачи). Это самый главный фильтр, по сути, он используется 90% времени. Начинать рабочий день удобно с понимания предстоящего фронта работ. Также важно, чтобы глаза не разбегались от количества задач. Очень приятно, когда всё или почти всё сделано в конце дня, можно почесать пузико и идти обнимать жену и детей.

• Завтра. Показывать разделы work и meeting с датой выполнения Завтра. Иногда (или очень часто?) нужно понимать, что вас ждёт завтра.

• Встречи на месяц. Показывать meeting с датой на месяц вперёд. Этот фильтр я применяю не так часто, но иногда нужно посмотреть, что тебя ждёт по встречам в ближайшее время. Если вы также ведёте не только рабочие задачи, то очень удобно иногда посмотреть свысока в целом на все встречи, которые тебя ожидают. Встреча по архитектуре, ребенок в поликлинику, навестить бабулю и т.д. Здесь же можно посмотреть, нет ли случайных пересечений, не идете ли вы к зубному во время встречи с инвесторами.

Разбираем inbox

У наших задач уже есть структура, они разбиты по разделам и помечены тегами. Как дальше с этим работать, что брать в работу и когда? Что в первый раз, что при каждом очередном просмотре inbox моя логика обработки примерно такая. Каждый раз просматривая inbox, раскидываем задачи, исходя из ваших приоритетов. Что-то нужно сделать завтра, что-то через неделю, что-то записать в базу знаний, что-то удалить. При просмотре inbox также смотрю на понятность формулировки и наличие деталей к задаче, если что-то непонятно – дописываю или ставлю задачу уточнить какие-то детали.

Главное – планировать на день выполнимое количество задач. Если попробовать формализовать задачу заполнения расписания по дням, то выходит так:

• Задачи с фиксированным временем начала (в основном, это встречи/созвоны) оформляем с привязкой ко времени.

• Периодические задачи (полить цветы, актуализировать ресурсный план, подготовить отчётность, …) оформляем как задачи, привязанные к дате.

• Теперь на завтра осталось сколько-то свободного времени, условно, 5 часов. По опыту желательно запланировать на завтра задач часа на 4, потому что неизбежно будут появляться доп задачи, которые тоже съедят время. Эти задачи я уже планирую без времени. Как только образуется свободное время, я начинаю делать очередную задачи из запланированных. Закончил всё на сегодня? Можно взять из планированных задач на завтра.

• Задачи, которые не влезли на завтра, уезжают на послезавтра, но они должны занять не больше половины доступного времени. Потом заполняется после-послезавтра и так далее. Если у вас сразу заполняется неделя вперёд, то поздравляю, вы перегружены, надо создавать своего дубля, как у Стругацких, или делегировать задачи. Почему заполняем половину? Чтобы было место для новых задач, плюс у нас будут подзадачи из декомпозированных больших задач перепланироваться. С опытом приходит понимание, сколько вы успеваете за день. И помогает в этом Ежедневный обзор, о котором пойдёт речь ниже.

Алгоритм работы с таск-менеджером

Попробуем рассмотреть мою работу на примере. Итак, начинается рабочий день.

• Включить фильтр «Работа на сегодня», то есть задачи на день. Всё просто, берем задачи и делаем. Не нужно вспоминать, чем заняться, ибо всё уже под рукой и готовое. Ключевое тут, повторюсь, в том количестве спланированных задач на день, которое реально сделать за день.

• Как только задача выполнена, делаем соответствующую отметку. Во-первых, это красиво. Во-вторых, чтобы эти задачи не мешались. Ну и в-третьих, важно видеть все выполненные задачи для мотивации.

• Если в течение дня прилетают задачи по любым каналам, то либо кладём в inbox (если задача абстрактная и непонятная), либо добавляем сразу в раздел Работа (для понятных и структурированных задач). Однако, если добавляете в «Работу на сегодня», стоит подумать, а что из запланированного у вас съедет. Время не резиновое.

• Наступает конец рабочего дня, на крайняк начало следующего. И тут обращаемся к задаче Ежедневный обзор. Что это такое? Это киллер-фича используемого мной метода ведения дел, периодическая ежедневная задача Ежедневный обзор, ниже опишу процесс работы с ней. В описании Ежедневного обзора такие чекбоксы:

  • Все ли планируемые задачи записаны? Если нет, внести в inbox.

  • Разобрать inbox. Задачи оттуда должны переехать в категорию, опционально получить тег и дату выполнения.

  • Просмотреть задачи, выполненные сегодня. Внести в список следующие шаги по этим задачам, если есть.

  • Посмотреть запланированное в «Работа на сегодня», но не выполненные задачи. Надо ли вам в связи с этим что-то делать прямо сейчас/ завтра/ на неделе/ потом? Если да, то перепланировать задачу или создать новую.

  • Есть ли в вашем списке «Работа на сегодня» старые задачи, которые менялись больше суток назад? Переформулируйте их.

По каждому пункту пройдёмся подробнее.

• Внести всё в inbox важно, чтобы разгрузить оперативную память. Какие задачи вам надо будет выполнить завтра? Подумать всё ли, что запланировал сделать, внёс в список? Просто посидеть в тишине минутку, подумать, ничего ли не упустил. Много задач на день не должно быть, и приоритизировать их после беглого взгляда очень просто. Не буду тут акцентировать внимание, как приоритизировать задачи, у вас может быть свое видение и алгоритм. Но оговорюсь, если задач на день у вас слишком много, то что-то не так в консерватории. Вы физически не сможете сделать задач больше, чем умещается в ваше рабочее время. Несделанные задачи могут превращаться в снежный ком и демотивировать. Реальность нужно принять. Задачи, которые не влезают в ваш рабочий день, нужно либо делегировать, либо удалять.

• В результате в inbox скапливается миллион всякого разного. Нужно его разгрести, сформулировать точнее, назначить категорию, тег и дату выполнения. В результате получаем пустой inbox.

• Полезно пересматривать выполненные задачи. Часто бывает так, что по результатам сделанной задачи может потребоваться новая задача. Условно, разбирали с командой беклог. После разбора нужно создать новую задачу: поставить задачи команде по результатам груминга. И вот, чтобы такое не упускать, нужен этот пункт. Просматриваем все сделанные за день задачи, и смотрим, нужно ли завести какие-то новые. Если да, то, очевидно, заводим.

• Если вы не сделали задачи, то почему? Не успели, задача непонятна, или вы чего-то ждёте? В общем, это такой пунктик рефлексии, который просит вас немного притормозить и задуматься.

• Про старые задачи. С моей точки зрения это категорически важная штука. Иногда бывает, что задачу не только за сегодня не успел, но и переносишь уже десятый раз подряд. В таком случае, стоит задуматься, почему вы её не выполняете. Достаточно частая причина заключается в том, что задача сформулирована слишком абстрактно. Вы просто не знаете, как за неё взяться и, соответственно, изо дня в день прокрастинируете и хватаете более понятные задачи. Декомпозиция задач часто может помочь. Но правда в том, что условно месяц висящая задача, которую вы тщательно переносите изо дня в день, достойна удаления. Примите, что она никогда не будет сделана, и избавьтесь от неё. Хотя, скажу честно, у меня есть пару задач, которые я переношу несколько лет, и мне уже это просто нравится 🙂

Пример обработки рабочей встречи. Я сам грешу бумагой, поэтому во время встреч часто записываю в блокнотик некоторые идеи и задачи. По завершении встречи я практически бездумно переношу всё в раздел inbox. Единственное, что при переносе можно указать дополнительные детали. Если среди того, что вы вносите, есть понятные задачи, с понятной датой начала исполнения, можно сразу добавить в раздел Работа с указанием даты. Напомню, что вносить стоит и совсем небольшие задачки. Например, передать Васе, что он должен завтра подготовить отчёт. Конечно, можно Васе сразу написать, но тогда вы отвлечётесь… Решать вам, мне удобнее сначала разобраться с результатами встречи.

Себе я купил TickTick premium, но, в целом, он не требуется. Подписка стоит 36$ в год, даёт календарь, хитрую статистику и разного по мелочи.