Как мы сократили время проверки корректности настроек системы с 9 часов до 30 минут

И вот вы внедрили информационную систему по стандартной схеме: получили разработанную производством функциональность, настроили ее на пилотной организации, провели приемо-сдаточные испытания, выполнили настройки во всех организациях, передали на сопровождение и наконец-то выдохнули. Переходим к следующему проекту по такой же схеме

Но бывает так, что через n-месяцев после успешной сдачи прошлого (а может, уже позапрошлого) проекта, приходит руководитель проектов с вопросами: «А работает ли функциональность?», «Почему одни организации ей пользуются, а другие нет?», «На всех ли организациях функциональность настроена верно?», «Как узнать, что именно и в каких организациях не настроено?».

В одном из таких случаев на проверку 90 организаций региона мы потратили более 9 часов! Меня зовут Александр Шипачев, я руководитель отдела контроля и качества внедрения БЦ Медицина. В этой статье расскажу, как мы создали инструменты проверки корректности настроек системы и что из этого вышло.

Что и как настраиваем

Необходимо сначала узнать, с какими видами настроек придется столкнуться. Наша информационная система представляет собой региональные стенды, на каждом из которых работают все организации региона. Соответственно, настройки функциональности делятся на две части:

1. Общие настройки. Едины на весь стенд, выполняются один раз и отвечают за общую работоспособность функциональности;

2. Настройки каждой организации. Отдельны и выполняются в каждой организации на стенде, отвечают за работу с функциональностью конкретной организации.

Такая реализация позволяет регулировать перечень организаций, который будет использовать функциональность в своей работе.

Таким образом, при получении функциональности от производства, специалисту внедрения необходимо сначала один раз выполнить настройку регионального стенда, а потом провести настройки каждой организации, которая будет участвовать в работе с этой функциональностью.

Как будем проверять

Когда мы с коллегами потратили более 9 часов на проверку (и корректировку при необходимости) настроек 90 организаций одного стенда, то решили создать инструменты для автоматизации этого процесса.

В результате мы разработали инструменты:

1.Статистика использования функциональности.

2. Чек-лист выполненных настроек по функциональности

3. Инструмент для аудита полноты выполненных настроек по функциональности

Смотрим статистику

Работа компании связана с оцифровкой бизнес-процессов организаций и интеграцией нашей системы с различными федеральными сервисами, поэтому сбор статистики каждой организации по работе с определенной функциональностью не представляет сложностей.

В нашем случае определяем «маркеры» работы с функциональностью внутри информационной системы и собираем их в таблицы с нужным уровнем детализации — от организации до сотрудника.

Сбор статистики позволяет быстро ответить на вопросы: «Какие организации работают с функциональностью?», «Кто работает с функциональностью активно, а кто нет?».

Составляем чек-листы выполненных настроек

Выполнение настроек — действие стандартизированное, потому что настройки для стенда и каждой организации будут всегда одинаковыми. К тому же оно еще и конечное, ведь существует перечень необходимых действий, который позволяет нам задать параметры для автоматизации проверок выполнения настроек. Результат отображается в виде отчётов. А так как настройки делятся на 2 части, то и проверки можно разделить на:

1. Выполнение общих настроек – позволит увидеть, настроен ли стенд для работы функциональности;

2. Выполнение настроек организации – позволит увидеть настроенные на стенде организации.

Чек-листы позволяют быстро ответить на вопросы, касающиеся технической возможности работы с функциональностью: «На всех ли организациях функциональность настроена верно?» и «Почему одни организации ею пользуются, а другие нет?».

Смотрим полноту настроек каждой организации

Часто бывает так, что кроме обеспечения возможности работы функциональности, нужно повысить качество вводимой или передаваемой информации (особенно это заметно на интеграциях с внешними сервисами), и ответа на вопрос «Настроена ли функциональность в организации?» может не хватить.

В таких случаях необходимо ещё учитывать выполнение необязательных настроек, которые влияют на качество информации. Тогда мы определяем количество единиц (базу) для выполнения настроек, подсчитываем факт выполнения возможных настроек для каждой единицы и выводим результаты.

Отчёты по полноте настройки функциональности позволяют быстро ответить на вопросы: «Как узнать, что именно и на каких организациях не настроено?» и «Как повысить качество вводимых/передаваемых данных?».

Выводы

Опыт показал, что проверять настройки вручную может быть крайне утомительным занятием, и нашей команде удалось автоматизировать этот процесс и наладить эффективную работу с инструментами в смежных отделах. Самый важный результат — повышение уровня контроля за качеством настроек в нашей системе.

Мы перестали тратить на проверку функциональности дополнительное время и теперь укладываемся в 30 минут. Чек-листы помогают контролировать выполнение настроек функциональности на всех организациях внутри стенда, что позволяет своевременно выявлять и устранять последствия ошибок, допущенных в процессе тиражирования.

Также на этапе передачи функциональности от внедрения в техническую поддержку чек-листы используются как отчет о проведении тиражирования, что позволяет избежать очередной многочасовой проверки настроек и ускоряет процесс передачи на сопровождение.

А сбор статистики работы с функциональностью вместе с отчетами по полноте настроек позволяют показать заказчику общую картину работы всех организаций региона. Например, когда подведомственные организации не пользуются приобретенной функциональностью, хотя техническая возможность работы исполнителем обеспечена.