Как и зачем автоматизировать и оптимизировать рабочие процессы

Автоматизация рабочих процессов — это мощный и очень полезный инструмент для повышения эффективности и производительности, сокращения затрат времени и ресурсов на ручные действия. И вообще, это просто приятно, когда твою рутинную работу начинают выполнять роботы и триггеры.

Я из тех людей, кто настолько обожает автоматизированные и оптимизированные процессы, что даже в личной жизни готов часами копаться в автодействиях и командах на маке, чтобы открывать приложение или подключать рабочий токен не двумя кликами, а одним.

В данном посте я хочу поговорить про автоматизацию и оптимизацию рабочих процессов с точки зрения PM (проджект-менеджера) в продуктовой команде. Вообще, я считаю инициацию и реализацию новых идей по оптимизации отдельным пунктом KPI, который должен лежать в целях каждого проджекта.

Область применения

Понятно, что применять автоматизации можно далеко не везде, поэтому сначала я решил выделить те процессы, в которых делать это не следует (или не всегда следует):

• Процессы, требующие участия, экспертного мнения или оценки человека. Логично, что не стоит автоматически перекидывать задачку, в которой дизайнер нарисовал интерфейс или аналитик собрал анализ, сразу в разработку, без предварительного просмотра и оценки.

• Процессы или задачи, имеющие высокую степень неопределенности, зависящие от других неполностью контролируемых процессов/результатов/показателей.

• Процессы, в которых просто не нужна автоматизация. Конечно же, бывают и такие задачи, где проще сделать что-то руками, не углубляясь в автоматизирование и не тратя на это дополнительные ресурсы.

Применять же автоматизации нужно в следующих процессах:

• Регулярные задачи или процессы, имеющие низкую степень неопределенности (рутина). Тут работает простой принцип — если вы регулярно делаете одну и ту же работу, которая полностью понятна в исполнении и имеет низкую сложность, значит её срочно пора автоматизировать (или хотя бы попытаться :)).

• Процессы, не требующие участия/экспертности человека. Здесь тоже всё ясно — если для выполнения какого-то действия не требуется никаких экспертных знаний или оценки — пора автоматизировать действие.

• Задачи и процессы, которые постоянно затрачивают большое количество временных и человекоресурсов. В таких вещах больше применима оптимизация. К примеру, если ваша команда постоянно тратит огромное количество сил на отчетность продукту, почему бы не обсудить это с соответствующими менеджерами и руководителями и не сократить объем отчетности, или например, увеличить сроки, чтобы не занимать треть спринта постоянными отчетами?

Поиск решения и реализация

Для успешного автоматизирования процессов нужно сначала найти эти самые процессы или их слабые места, которые было бы неплохо прокачать.

Обычно у меня не возникало проблем с поиском претендентов, потому что они сами постоянно напоминали о себе в процессе работы и иногда становились головной болью (когда каждый месяц ты тратишь по несколько часов на интеграцию дашбордов и метрик в презентацию для отчета, рано или поздно голову посетит мысль «а почему бы этим не заняться роботу?»).

Допустим, что мы уже нашли такой процесс или слабое место, придумали, каким способом его улучшить. Что дальше?

А дальше, если процесс крупный и сложный, требует привлечения разработчиков/техменов для реализации или руководителей для согласования, то нам необходимо предоставить четкое обоснование, цель и профит нашего проекта по корректировке/оптимизации/автоматизации рабочего процесса.

Конечно, в небольших командах и компаниях можно просто договориться с руководителем о внесении корректировок в процесс, ОКнуть всё в чате и радоваться. Однако в больших компаниях с иерархией и кучей ответственных обязательно обоснование твоих будущих изменений для их согласования и реализации.

На этом этапе мы должны:

• Проанализировать, какой профит принесет оптимизация или автоматизация рабочего процесса. Прямо взять и посчитать в цифрах, что нас аффектит именно сейчас, и как снизится нагрузка/затраты/сроки после реализации нашей идеи.

• Посчитать, сколько потребуется времени и ресурсов на реализацию.

• Описать, как именно мы планируем реализовать ту или иную фичу.

Если всё согласовано и ОКнуто, поздравляю, дело осталось лишь за малым — запилить нужную автоматизацию/оптимизировать процесс по заранее составленному плану. Сам этап реализации описывать не вижу смысла, так как он может и будет сильно различаться в зависимости от выбранного процесса, технологического стека компании и т.д.

Несколько полезных советов

• Никогда не бойтесь и не стесняйтесь нести все идеи своему руководителю. Оптимизация — это круто, это экономит ресурсы и деньги компании, а ваши заслуги обязательно оценят в случае успеха.

• Всегда старайтесь мыслить шире в своих рабочих задачах. Находите места, которые можно улучшить. Не терпите процессы, которые вам надоедают и тяготят по объективным причинам. Ищите пути для их улучшения.

• Обязательно тестируйте решение перед запуском в прод, чтобы не поломать важные процессы.

• Всегда старайтесь описать и задокументировать ваш проект и саму автоматизацию, напишите нужные инструкции и посчитайте её профит. Это поможет не только удобнее использовать процесс, но и масштабировать его на другие команды, а также внести в список своих профессиональных достижений.

Надеюсь, что чтиво получилось простое и понятное, подходящее для первого поста 🙂