Как я съел собаку, обожающую созвоны

Друзья, привет! Меня зовут Егор Пахомов, в Альфе я работаю последние 3 года. Занимаюсь развитием цифровых продуктов в каналах web и mobile, управляю несколькими командами разработки. Сегодня поговорим о том, как не выгорать и не терять бодрость духа, а также оптимизировать своё рабочее время.

Кому будет полезно изучить статью:

• прежде всего, менеджерам продукта, руководителям проектов (junior/middle),

• тем, кто занимает иные менеджерские и управленческие позиции и уже устал от всего этого,

• тем, кто только планирует погрузиться во внутренние процессы большой корпорации.

Главной темой сегодняшней статьи станет слово, зашифрованное ниже, и несущее внутри себя столь широкую гамму эмоций:

С — страдание

О — отчаяние

З — злость

В — вой, долгий и беспричинный

О — о боже, ну когда же уже всё

Н — не могу больше, спасите, помогите!!!111

Да‑да, речь пойдёт именно о рабочих созвонах. Думаю, что для многих читателей эта тема является насущной и злободневной. Надеюсь, я помогу вам найти для себя что‑то новое или переосмыслить полученный ранее опыт. И начнём мы с извечного вопроса офисного сотрудника:

Почему созвоны такие долгие, скучные и неэффективные?

Между прочим, это очень хороший вопрос. Казалось бы, что может быть проще: всего‑то надо некоторое время уделить общению с коллегой или партнёром и по итогу принять нужные решения.

Но практика показывает, что чем дальше по карьерной лестнице, тем больше времени уходит на созвоны, которые в конечном итоге зачастую своих целей не достигают. Чаще всего они превращаются в некий ритуал, рутину. Процессы выстраиваются ради процесса, и чтобы разомкнуть этот порочный круг, требуется переосмыслить суть и роль данного инструмента.

На мой взгляд, корневая причина неэффективных и длительных коммуникаций заключается в отсутствии целеполагания и предварительного поиска ответа на следующие простые вопросы:

• В чём заключается цель предстоящего созвона?

• Какой предмет для обсуждения имеется?

• Какой результат мы хотим получить «на выходе»?

• Что для нас будет минимально приемлемым результатом?

• Какой состав участников встречи необходим?

• Кто из участников встречи уполномочен принимать решения?

• Возможно ли принять решение непосредственно на встрече, либо же для этого потребуется время и/или повторные созвоны?   

Неважно, какую позицию в организации вы занимаете: разработчик, тимлид, владелец продукта или топ‑менеджер. Важно то, что, помимо созвонов, у вас есть текущая работа, которую нужно выполнить в определённые сроки. Поэтому вам обязательно нужно оптимизировать свой рабочий процесс.

Для достижения требуемого результата требуется осознанная подготовка, которая займёт определённое время. Если вы готовы инвестировать ваши временны́е ресурсы на подобную активность, то через некоторое время гарантированно увидите эффект. Мой старый друг Гарольд не даст соврать:)

А что будет, если…? 

С удовольствием расскажу вам, что будет, если не задавать себе вопросы, описанные выше. Ваш рабочий день превратится в восьмичасовой (в лучшем случае) марафон на выживание. Спустя пару созвонов уровень внимания снизится, воспринимать информацию станет сложнее, ваша интерпретация и ответы перестанут отличаться точностью.

Спустя ещё пару созвонов вы с трудом вспомните, с чего начинали этот день. Ещё спустя пару встреч вам будет сложно вспомнить, как зовут ваших коллег, да и, собственно, вас. В конце такого рабочего дня вы потеряете всякое желание выходить на работу завтра.

Кроме того, вам просто некогда будет отвечать на сообщения в почте и мессенджерах. Накопится целая куча нерешённых вопросов и отложенных на неопределённый период дел. Всё это неминуемо приведет вас к систематическим переработкам, а через некоторое время к выгоранию. Само собой, ваши результаты и KPI снизятся, что неминуемо повлияет на ваш уровень дохода.

Неужели всё настолько плохо? К сожалению, да, именно так. И мой опыт показывает, что основной причиной выгорания новичков является именно неструктурированный подход к организации своего рабочего времени, в частности, по отношению к созвонам.

Что ещё может быть полезным для оптимизации рабочего дня?

Давайте вернёмся от описанного выше ядерного апокалипсиса негативного сценария и попробуем найти ещё больше полезных инструментов, которые помогут сберечь ваше время и психику. Я сформулировал для себя несколько тезисов, и вот что получилось:

• А нужен ли вообще созвон? Может быть, стоит попробовать добиться желаемой цели иным способом? Для этого есть мессенджеры, электронная почта и иные способы коммуникации, не предполагающие вербальной составляющей. Но если для принятия решения вам потребуется участие нескольких человек, вероятно, всё же стоит обсудить насущные вопросы голосом. Плюс ещё встаёт вопрос про длительность встречи.

  На практике я заметил, что получасовые встречи проходят куда более продуктивно, чем те, которые имеют бо́льшую длительность. Участники приходят более подготовленные и следят за тем, чтобы все вопросы успеть разобрать в имеющиеся полчаса. Таким образом можно сэкономить 1–3 часа в день, а это немало!

• Получая приглашение на встречу, всегда ли вы понимаете, что вообще будете обсуждать и какая роль в обсуждении будет лично у вас? Верно, речь идёт о том, что необходимо формировать и чётко обозначать повестку встречи. И не стесняйтесь требовать чётко описанную адженду заранее. Вот хороший, на мой взгляд, пример:

  

  В противном случае встречу можно и отклонить — это не противоречит деловому этикету. Проведите работу со своими коллегами, объясните им ценность формирования внятной адженды, так вы поможете поднять уровень корпоративной культуры в организации, где вы работаете.

  Однако иногда встаёт и ещё один вопрос…

• Кто все эти люди? Почему они здесь? Ответов может быть два: либо вы детально описали повестку встречи, и коллеги переслали ваше приглашение нужным специалистам, либо же вы сами не до конца осознали, кто именно и для чего вам нужен на встрече. Следует выяснить роли тех участников, кого вы не знаете, а также цель их подключения на митинг. Это поможет вам быстрее решить ваши вопросы, обращаясь к нужным участникам. Если же вы сами позвали 100 500 коллег, то, кажется, нужно было подготовиться получше.

• Ладно, посидим, пообщаемся, но решим в другой раз — половина приглашённых не пришла. Знакомая ситуация? Чтобы не попадать в неё, следите за слотами в календарях при формировании приглашения на созвон. Не ставьте встречу на занятый слот, это противоречит деловому этикету и снижает уровень вашего профессионализма в глазах коллег! Кроме того, по возможности предупредите заранее ключевых людей, необходимых на встрече, о времени её проведения.

• Война войной, а обед по расписанию. И не только обед. Допустим, вам нужно быть в командировке или же просто отлучиться по личным делам в рабочее время. Но внезапно вам ставят созвон на «свободный» слот в календаре. Чтобы не попадать в такую ситуацию, заранее забронируйте себе определённые слоты, когда вы не можете быть доступны для коллег. К примеру, определите для себя, что вы будете обедать с 13 до 14 часов, поставьте заглушку и следуйте этому расписанию. На время длительных отсутствий (командировка, выступление на конференции, отпуск, больничный) ставьте автоответ в почте с указанием сроков вашего отсутствия и контактов того, кто вас замещает.

• Встречи в календаре идут друг за другом, нет даже возможности налить себе кофе. Такая ситуация встречается часто. По возможности нужно делать перерывы на полчаса между встречами. Вы сможете перевести дух после очередного созвона и подготовиться к следующему. В итоге календарь может выглядеть примерно так:

  

Видно, что календарь не забит плотно, встречи практически не примыкают друг к другу. Таким образом появляется время на подготовку к ним плюс время на выполнение текущей работы.

Что ещё хочется отметить: не все встречи в данном случае требуют моего участия в качестве спикера фулл‑тайм. Часть встреч будет проходить с моим участием «на фоне» с включением в нужный момент (например, для модерирования или принятия решения). Такой баланс ролей позволит не перегружать себя, переключаться с одной роли в рамках встречи на другую и в целом субъективно чувствовать себя лучше.

Всё это — результат осознанной работы на протяжении последних месяцев. Вот как обычно выглядел мой календарь в 2023 году:

• Созвоны вне рабочего времени. Практика показывает, что подобные случаи бывают практически у всех. Зачастую работодатели заключают официальное соглашение с работником о том, что он переводится на ненормированный рабочий день. Означает ли это, что можно созвониться с коллегами в 3 часа ночи? Думаю, что всё‑таки нужно иметь некие разумные пределы, в рамках которых ставятся созвоны (например, с 8 утра до 19 вечера). Или вы действительно считаете, что в ночное время продуктивность коллег по необъяснимой причине становится выше, нежели днем?

Что в итоге

Рабочие встречи — неотъемлемая часть нашей повседневной деятельности. Чтобы созвоны стали эффективными, требуется предварительная подготовка и, конечно же, уважительное отношение к коллегам и времени, которым они располагают.

Поделюсь своими результатами следования описанным выше установкам и субъективными ощущениями от изменений:

• Количество созвонов снизилось примерно на 30% по сравнению с 2023 годом.

• Решения стали приниматься быстрее, иногда для этого стало хватать одного созвона вместо двух‑трёх годом ранее.

• Участие команды в созвонах строго при необходимости, за счёт этого 10–15% времени участников команды теперь посвящается прямым обязанностям в рамках своих компетенций.

В итоге мне стало проще сконцентрироваться на своих задачах по продуктам, процессам и взаимодействиям. Продуктивность возросла, градус выгорания снизился, появился интерес и возможность найти новые грани для профессионального роста. Верить ли сказанному? Думаю, вам стоит поверить, иначе вы бы в данный момент не читали эту статью 🙂

В то же время, игнорирование простых правил приведёт, как минимум, к прохладному отношению со стороны коллег, максимум — к выгоранию и потере интереса к своей работе.

---

Поделитесь в комментариях вашими соображениями, что ещё можно дополнить или улучшить, буду рад вашим комментариям.